Für den Open-Source-ECM-Anbieter Agorum Software ist laut dem Geschäftsführer Oliver Schulze Cloud das wichtigste Thema. Das stärkste Veränderungspotential im ECM-Bereich sieht er allerdings in Web-2.0-Funktionen, die die Arbeitsweise der Mitarbeiter extrem beeinflussen.
Welcher der drei Trends Cloud, Web 2.0 und Mobility ist für Ihr Unternehmen am wichtigsten und warum?
Schulze: Sicher sind auch Web 2.0 und Mobility bedeutende Trends, aber die Cloud ist für Agorum das wichtigste Thema. Bei
Agorum gehen wir davon aus, dass der Markt mittelfristig ein beträchtliches Wachstumspotenztial bietet, da das Sparpotenzial in der Anschaffung von Hard- und Software, als auch im laufenden IT-Betrieb für viele Unternehmen einfach zu groß sein wird, um sich diesem Trend dauerhaft zu entziehen. Dementsprechend bauen wir diesen Bereich bei Agorum aktuell auf soliden Standbeinen aus.
In welchen der drei Bereiche investieren Ihre Kunden momentan bereits am meisten und wie sehen die entsprechenden Lösungen in der Praxis aus?
Schulze: Aus den drei genannten Bereichen werden am häufigsten Cloud-Lösungen angefragt. Hier bieten wir zusammen mit Partnern eine wirtschaftlich attraktive Lösung, bei der nur Leistungen berechnet werden, die der Kunde auch tatsächlich in Anspruch nimmt. Alle Funktionalitäten des Dokumentenmanagement-Systems sind in diesen Angeboten komplett verfügbar.
Welcher Bereich verändert Ihrer Meinung nach die ECM-Landschaft am stärksten?
Schulze: Wir sind davon überzeugt, dass in DMS/ECM-Systeme integrierte Web-2.0-Funktionen das stärkste Veränderungspotential bieten. Die Arbeitsweisen und Arbeitsergebnisse der Mitarbeiter in Unternehmen, die entsprechende DMS/ECM-Systeme einsetzen, können dadurch positiv beeinflusst werden. Der Wissenstransfer wird verbessert, die Bewertung von Inhalten ermöglicht und somit die Information und deren Entstehung strukturierter und transparenter dargestellt. Sicherlich gehört dazu aber auch ein gewisses Umdenken in den Köpfen der Mitarbeiter und Führungskräfte. »agorum core« vereinfacht das Umdenken, denn das DMS verbindet die klassische Arbeitsweise mit Verzeichnissen, Netzlaufwerken und dem Windows-Explorer mit den neuen Web-2.0-Funktionalitäten.
Was sind aus technischer Sicht auf diesen drei Gebieten die größten Herausforderungen?
Schulze: Die größten Herausforderungen stellen sich für die über Jahre gewachsenen Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die aus der Historie heraus noch auf der klassischen Client-/Server-Architektur aufbauen. Agorum ist hier für die Zukunft optimal gerüstet. Das DMS fußt auf der neuesten webbasierten Server-Technologie und wird mit der Version 7, die Anfang 2012 erscheint, nochmals grundlegend auf den allerneuesten Stand der Technik gebracht.
Gehen wir konkreter auf Mobility ein. Welche speziellen ECM-Apps bieten Sie Ihren Kunden bereits an?
Schulze: Für alle HTML5-fähigen Endgeräte bieten wir eine auch für Touchscreens ausgelegte App auf HTML5-Basis an, mit welcher der Nutzer auch mobil auf das DMS zugreifen kann. Damit ist das Dokumenten-Management-System ständig in der Tasche mit dabei – alle Informationen aus dem DMS befinden sich mobil im Zugriff.
Welche sonstigen Lösungen ermöglichen das Arbeiten von unterwegs aus?
Schulze: Über die browserbasierte Weboberfläche von Agorum Core kann vollständig über das Internet mit dem Dokumenten-Management-System gearbeitet werden. Auch sämtliche Workflows lassen sich damit bearbeiten, selbst das Erfassen von gescannten Papierdokumenten über das »DocForm-Modul«, kann über den Browser gesteuert werden. Zudem bietet Agorum Core webbasierte Vorschaumodule für alle gängigen Dateiformate an. Damit können Dokumente ohne speziellen Viewer oder der Bearbeitungssoftware problemlos betrachtet werden. Verschiedene andere Internetprotokolle wie WebDAV, IMAP oder SMTP bieten weitere Zugangsmöglichkeiten zum System.
Wie sieht es beim Thema Cloud aus? Welche ECM-Cloud-Angebote können Sie Ihren Kunden aktuell anbieten?
Schulze: Agorum bietet in Kooperation mit verschiedenen Partnern die komplette Funktionalität des Dokumenten-Management-Systems über die Cloud an. Kunden können sich dabei individuell die von ihnen benötigten Funktionen zusammenstellen und zahlen nur für das, was auch tatsächlich von den Anwendern genutzt wird.
Skizzieren Sie kurz wie ihr Cloud-Angebot in der Praxis aussieht?
Schulze: Wir arbeiten im Moment mit der Deutschen Wolke und mit der Fujitsu-Cloud zusammen, letztere wird unseren Kunden ab Mitte 2012 zur Verfügung stehen. Weitere Anbieter von Cloud- und Hosting-Lösungen haben bereits Interesse signalisiert, Agorum Core mit in ihr Portfolio aufnehmen zu wollen. Bei diesen Angeboten werden wir aber zunächst intensiv prüfen, ob Sie unseren Anforderungen entsprechen. Wir legen großen Wert auf ein seriöses und sicheres Angebot, deshalb werden die Daten sowohl bei der Deutschen Wolke als auch bei der Fujitsu-Cloud komplett verschlüsselt abgelegt, und ausschließlich in Baden-Württemberg gehostet. Die Abrechnung erfolgt bei beiden rein nutzenbasiert, der Kunde zahlt nur die Leistungen, die er auch tatsächlich in Anspruch genommen hat.
Und in welcher Art unterstützt Ihr ECM-System Social-Media-Anwendungen?
Schulze: Neben Wikis, Foren und dem gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten, bieten wir als eine zentrale Funktion eine Mitteilungsliste, in der neue und geänderte Dokumente, E-Mails oder Einträge in Foren und Wikis angezeigt werden. Jeder einzelne Eintrag kann mit einer Notizfunktion kommentiert werden, wobei die Notizen sich auch als Nachricht an konkrete Personen adressieren lassen, nahezu wie ein internes Facebook. Die Notizen können auch an jedes beliebige Dokument geheftet werden, und erscheinen dann bei den für dieses Dokument berechtigten Personen in der Mitteilungsliste. Der große Vorteil: Informationen werden schnell verbreitet und sind an dem betreffenden Dokument fixiert, zudem verringert sich dadurch der interne E-Mail-Verkehr immens.
Wie profitieren die Anwender von dieser Social-Media-Unterstützung?
Schulze: Informationen werden schneller, effektiver und strukturierter im Unternehmen verbreitet, sie müssen nur ein einziges Mal angelegt werden und sind für alle zugänglich, die diese Informationen brauchen und berechtigt sind, diese zu sehen.