28.02.2013 (as) Drucken
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Dokumenten-Management ist Thema im Mittelstand

  • Inhalt dieses Artikels
  • Im Fokus steht die Prozessverbesserung
  • Gefragt sind elektronische Akten, Archivierung und Workflow
  • Akzeptanz durch frühe Einbeziehung der Mitarbeiter
  • DMS-Lösung soll flexibel und modular sein
  • Fazit
Dokumenten-Management interessiert auch den Mittelstand (Bild: Docuware)

Nicht nur große Unternehmen haben erkannt, dass ein Dokumenten-Management-System (DMS), die Produktivität steigern kann, sondern auch viele mittelständische Betriebe. »Die Aufklärungsarbeit der letzten Jahre trägt Früchte: Über die Möglichkeiten eines DMS sind auch Mittelständler inzwischen aufgeklärt und bei den größeren von ihnen ist die DMS-Ausstattung fast schon Standard«, berichtet Manfred Forst, Geschäftsführer des DMS-Dienstleisters Dmsfactory. Nicht zuletzt tragen Aufbewahrungspflichten, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie weitere Rechts- und Compliance-Regeln dazu bei, dass sich die Verantwortlichen im Mittelstand mit dem Thema auseinander setzen müssen.

Vor allem gehobene Mittelstandsunternehmen verfügen durch ihre Größe über einen Hebel, um Prozesse durch DMS-Lösungen zu verbessern. »Aktuell sehen wir das größte DMS/ECM-Investitionsvolumen bei Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern. Grund hierfür ist, dass bereits diese Firmen eine höhere Arbeitsteilung über Abteilungen hinweg aufweisen, eine steigende Anzahl an Dokumenten verwalten müssen und hier Verbesserungspotenzial sehen«, beschreibt Frank Niemann, Principal Consultant beim Analystenhaus Pierre Audoin Consultant (PAC).

Im Fokus steht die Prozessverbesserung

Mittelständischen wie großen Unternehmen geht es darum, Prozesse zu verbessern, die mit der Bearbeitung und Bereitstellung von Dokumenten verbunden sind. Eine gute Buchhaltung alleine bringt noch nicht so viel wie die Unterstützung der gesamten Rechnungsverarbeitung, die vom Rechnungseingang über die Prüfung und Bezahlung bis zur Archivierung geht.

DMS steigert die Effizienz bei der Zeitarbeitsfirma Tina Voss (Bild: Docuware)
Der Wunsch nach mehr Übersichtlichkeit durch eine Optimierung der Ablage war beispielsweise bei der Zeitarbeitsfirma Tina Voß aus Hannover ausschlaggebend für den Einsatz eines DMS. Neben der revisionssicheren Archivierung stand vor allem der schnelle und zentrale Zugriff auf alle Bewerbungsunterlagen und Personalakten im Vordergrund. »Da Daten unsere Arbeitsgrundlage sind, wollten wir die beste Möglichkeit finden, bei der alle an den gleichen Datensätzen arbeiten können. Haben wir beispielsweise eine sehr gute Bewerbung im Sekretariatsbereich sollten alle Kollegen in den Dispositionen Zugriff haben und nicht auf den Schreibtischen der Kollegen suchen müssen«, veranschaulicht Tina Voß, die das Unternehmen mit inzwischen 30 internen und 600 externen Mitarbeitern 1996 gegründet hat. Den schnellen und vor allem gleichzeitigen Zugriff auf Bewerbungsunterlagen mittels digitaler Personalakte, eine effektive Archivierung und Zeitersparnis bei der Bearbeitung hat Tina Voß mit dem Einsatz des Dokumenten-Management-Systems Docuware des gleichnamigen Herstellers erreicht. Als Realisierungspartner agierte das Unternehmen Tutum, das auch die Anbindung an die Zeitarbeitssoftware »AÜoffice« vornahm.

Gefragt sind elektronische Akten, Archivierung und Workflow

Wie Tina Voß wollen Unternehmen allgemein möglichst schnell und automatisiert analoge Informationen in digitale Prozesse einspeisen. Elektronische Aktenlösungen sind neben Archivierung und Eingangsrechnungsbearbeitung, Posteingangsbearbeitung sowie E-Mail-Management im Mittelstand besonders gefragt. Als ersten Schritt der Einführung des DMS beziehungsweise Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) »OS|ECM« von Optimal Systems installierte auch das Systemhaus smartPS eine digitale Projektakte bei Leonhard Moll Betonwerke. Diese archiviert und verwaltet die gesamten Informationen vom Schriftverkehr bis hin zu CAD-Dokumenten zu einem Projekt. Eine ECM-Lösung für den Vertrieb wurde in der ersten Ausbaustufe ebenfalls realisiert, um die vorhandene Customer-Relation-Management-Lösung (CRM) abzulösen. Kern der implementierten Lösung ist die digitale Geschäftspartnerakte von Optimal Systems mit Anbindung an das ERP-System (MS Dynamics NAV). In der zweiten Ausbaustufe werden Lösungen für die Bereiche Vertragsmanagement, Qualitätsmanagement und Produktion umgesetzt.

Akzeptanz durch frühe Einbeziehung der Mitarbeiter

Die Einbeziehung der Mitarbeiter ist eines der wichtigsten Erfolgskriterien bei DMS/ECM-Projekten, da die Lösungen tief in die Prozessabläufe im Unternehmen eingreifen. Forst rät die Mitarbeiter sehr früh in das Projekt zu involvieren: »Denn auch die Abläufe und die Arbeitsorganisation ändern sich durch DMS-Technologie durchgreifend – beste Erfahrungen haben die Mittelständler daher gemacht, bei denen die Mitarbeiter/innen nicht nur bei der Einführung des DMS, sondern schon bei der Auswahl beteiligt waren.«

Während das Ziel mittels DMS oder ECM Prozesse zu verbessern, bei mittelständischen und großen Unternehmen gleich ist, gibt es bei der Projektrealisierung und Herangehensweise durchaus Unterschiede. Im Mittelstand erlaubt die häufige Aufgabenteilung bei Mitarbeitern nur eine eingeschränkte Spezialisierung, weshalb wenige Spezialisten für das Thema zur Verfügung stehen. Insofern herrscht laut Dr. Klaus-Peter Elpel, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) oft eine gewisse Unsicherheit bezüglich der Auswahl der richtigen Systeme. »Bedingt durch eine Vielzahl von angebotenen Systemen mit durchaus unterschiedlicher Funktionalität ist diese Unsicherheit berechtigt und zu verstehen«, so Elpel.

Zudem benötigt die schnelle und erfolgreiche Einführung dieser Systeme eine weitreichende Erfahrung, um beispielsweise Schnittstellen zu unterschiedlichsten Prozessen und Systemen zu schaffen. Dies bringt im besonderen Maß die Systemhauspartner der Hersteller ins Spiel. »Diese müssen in der Regel einen Teil der Aufgaben übernehmen, die bei Großunternehmen intern erledigt werden. Daher sollten die Mittelständler die Qualität eines Herstellers auch nach der Qualität des zugehörigen Partnernetzwerks beurteilen. Stimmen hier die Serviceleistungen und -kosten? Die Antwort auf diese Frage ist im Mittelstand ohne Zweifel wichtiger«, erklärt Herbert Sroka, Manager Partner Channel DACH des internationalen ECM-Herstellers OpenText.

DMS-Lösung soll flexibel und modular sein

Daneben ist beim System selbst darauf zu achten, dass die Lösung durch Customizing in die vorhandene IT-Landschaft angepasst werden kann und nicht aufwändig programmiert werden muss. Um nicht nur die aktuellen, sondern auch künftige Bedürfnisse abdecken zu können, sollte die Lösung flexibel erweiterbar sein. Empfehlenswert ist auch, auf eine leicht verständliche und ansprechende Benutzeroberfläche zu achten.

Alternativ zur Installation im Unternehmen kann sich ein Mittelständler überlegen, ob er DMS-Komponenten in die Cloud geben sollte. Zum Backup und zur Langzeitarchivierung der sensiblen Daten nutzt beispielsweise Tina Voß das Software-as-a-Service(SaaS)-Angebot von Docuware. Zu im Kundensystem festgelegten Zeiten, in der Regel nachts, werden die Inhouse-Daten in ein gesichertes Rechenzentrum synchronisiert. In technischer, funktionaler und betriebswirtschaftlicher Hinsicht ist die Cloud laut Sroka für den Mittelstand ein Vorteil. Denn ein Mittelständler kann genau den Service abonnieren, den er jetzt braucht, und muss sich nicht um die Implementierung und Administration kümmern. »Der Hemmschuh, der die Nachfrage nach solchen Dienstleistungen immer noch und völlig zu Recht drückt, ist die Frage der Rechts- und IT-Sicherheit hinsichtlich des Schutzes des geistigen Eigentums und personenbezogener Daten. Die Cloud ist nur dann eine erwägenswerte Option für Mittelständler, wenn der Cloud-Betreiber über eigene Rechenzentren in Deutschland verfügt und garantiert, dass die Informationen nicht den deutschen Rechtsraum verlassen, also zuverlässig dem deutschen Datenschutzrecht unterworfen sind«, erläutert Sroka.

Fazit

Zum Teil verfügen mittelständische Unternehmen bereits über relativ gutes Know-How in Bezug auf DMS und ECM. Sie haben eine große Auswahl an potenziellen Lösungen und verfügen dank einer guten Konjunktur über ausreichende Investitionsmittel. Nichtsdestotrotz gibt es auch noch zahlreiche Verantwortliche, die Probleme haben, die Thematik sowie den möglichen Nutzen zu verstehen. Besonders schwer fällt, herauszufinden, wo und wie man mit einem DMS/ECM-Projekt beginnen soll – beim E-Mail-Management, der Rechnungsverarbeitung oder der digitalen Akte. Daher sind Hersteller und Systemintegratoren weiterhin gefordert, sich dieser Zielgruppe besonders zu widmen.