26.02.2009 (kfr) Drucken
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Im Interview: Dmsfactory

Manfred Forst, Geschäftsführer, Dmsfactory

Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Manfred Forst, Geschäftsführer bei Dmsfactory, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.

Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?

 Manfred Forst 
Manfred Forst
Forst: Wir hören in unseren Gesprächen mit potenziellen Kunden stets das Stichwort GDPdU. Die Unternehmen machen sich durchaus Gedanken darüber, was passiert, wenn die ersten digitalen Betriebsprüfungen anstehen und sie nicht darauf vorbereitet sind. Der Kostendruck ist weniger ein Thema, denn dass sich durch DMS-Einsatz Geld sparen ließe, ist ohnehin schwer zu berechnen. Der Vorteil liegt in den weichen Faktoren: Übersichtlichkeit, Effizienz, schnellere Geschäftsabläufe und revisionssichere Archivierung. Generell wird den Unternehmen schon bewusst, dass sie sich nur profilieren können, wenn sie nach innen hin optimal organisiert sind und nach außen hin – dank eines Dokumentenmanagements – einen optimalen Service bieten.

Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?

Forst: Weniger liegt es an der Brache – hier registrieren wir Interesse in allen Bereichen –, sondern wenn dann eher an der Unternehmensgröße. Je kleiner die Firma, desto weniger wird der Drang empfunden, einige wenige Aktenordner in digitale Form zu überführen.

Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?

Forst: Siehe letzte Antwort.

Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?

Forst: Gründe für eine Zurückhaltung in der Vergangenheit sehe ich zum einen in persönlichen Vorlieben der Entscheidungsträger sowie einem subjektiv als noch gering empfundenen Druck auf die Business-Organisation. Außerdem wissen viele einfach noch nicht genug über die Möglichkeiten eines DMS. Hier müssen wir – die Hersteller und Systemintegratoren – unsere Aufklärungsarbeit sicher noch intensivieren.

Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?

Forst: Im Grunde meint es das selbe, am ehesten könnte man einem Mittelständler den ECM-Begriff als noch weiter umfassend darstellen, ist dort doch von »Content« die Rede, und nicht nur von »Dokumenten«. Generell halte ich dies jedoch für eine marketing-getriebene Wortspielerei. DMS und ECM sind für mich Synonyme, was ihre Wirkungskraft beim Kunden angeht.

Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?

Forst: Die Kunden wollen vorkonfigurierte Lösungen für dezidierte Aufgabenstellungen, darauf gehen die Hersteller auch immer stärker ein. Wir beobachten einen Trend weg von den hardwarelastigen Lösungen, weg von der reinen Archivierung hin zur Prozessoptimierung. In diesem Zusammenhang sehen wir eine ansteigende Nachfrage nach Systemen für die intelligente Verarbeitung (Klassifikation, Extraktion, Routing) von Eingangsdokumenten (Post, E-Mail, Fax).

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