26.02.2009 (kfr) Drucken
(3 von 5, 1 Bewertung)

Im Interview: Docuportal

Jens Büscher, Geschäftsführer, Docuportal

Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Jens Büscher, Geschäftsführer bei Docuportal, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.

Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?

 Jens Büscher  
Jens Büscher
Büscher: Sowohl als auch. Die Unternehmen merken, dass sie der verschiedenen Ablage- und Recherchemöglichkeiten (Dateisystem, Papierordner, E-Mail, etc.) nicht mehr Herr werden und suchen jetzt nach ganzheitlichen digitalen Akten. Trotzdem ist den Unternehmen der ROI nicht kalkulierbar genug, um Investitionen zu rechtfertigen. Daher wird nach sehr kostengünstigen Lösungen gesucht. Letztendlich also kein Kostendruck, sondern eine schlechte Begründbarkeit für die Ausgaben. Oft rechnet sich eine ECM-Lösung bereits bei der Suche nach einer einzigen Datei pro Tag pro Mitarbeiter.

Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?

Büscher: Wir sehen gerade in der biochemischen Industrie und bei Unternehmen für erneuerbare Energien derzeit eine verstärkte Nachfrage, da sie dezentral und international arbeiten. Hier fällt der Bedarf sehr schnell an. Hinzu kommen rechtliche Notwendigkeiten, wie ISO-Normen für Qualitätsmanagement, welche die Entscheidungsfreudigkeit verbessern.

Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?

Büscher: Die DMS-Branche befindet sich im Umbruch. Weg von den klassischen Archivsystemen, hin zu den lebenden digitalen Akten mit ECM-Funktionen. Diesen schnellen Umstieg schaffen die etablierten Anbieter auf dem Markt natürlich nicht so schnell, aber bei den jungen, flexibleren Unternehmen, zu denen auch wir uns zählen, gab es tatsächlich Spektakuläres zu sehen. Beispielsweise kompaktes ECM, einfach zu installieren, sofort in Betrieb zu nehmen, wartungsarm, moderne Plattformen und das zu Preisen, die dem unteren Mittelstand angepasst sind. DMS ist und bleibt ein Wachstumsmarkt.

Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?

Büscher: Die hiesigen Unternehmen wissen oft nicht, was DMS oder ECM eigentlich ist. Eine ROI-Berechnung ist kaum möglich – daher können die Verantwortlichen eine Investition nicht rechtfertigen. Es fehlt schlicht an Aufklärung über die Möglichkeiten einer effektiven Datei- und Informationsverwaltung sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen. Ebenso fehlt es an Markttransparenz für benutzerfreundliche und bezahlbare Lösungen. Die Verantwortlichen trauen sich zudem nicht, innovative Lösungen einzusetzen und favorisieren damit unbezahlbare und aufwendige ECM-Dinosaurier.

Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?

Büscher: Jeder Anbieter schreibt sich in der Regel alles auf die Fahne. Generell kann man folgende Aufteilung als Entscheidungshilfe nutzen: Unternehmen, die nur scannen, finden und archivieren wollen – gewürzt mit einer Prise Workflow – sind mit den klassischen DMS-Anbietern ideal beraten. Möchte das Unternehmen digitale und lebende Akten erzeugen, das Dateisystem ersetzen und international effektiv zusammenarbeiten, dann sind ECM-Lösungen perfekt. Diese Ausrichtung – egal unter welchem Akronym – ist die Zukunft und die einzig sinnvolle Lösung für Unternehmen. Neben den vom DMS bekannten Vorteilen beseitigen sie auch noch alle übrigen Probleme des derzeitigen Datei- und Informationschaos und beschleunigen die Zusammenarbeit.

Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?

Büscher: In den nächsten Jahren werden die DMS-Anbieter in ECM-Lösungen aufgehen. Europäische und internationale Standards werden den Funktionsumfang prägen und die Lösungen vergleichbarer gestalten. Die Zukunft für uns kommt aber aus einer unerwarteten Region: den Behörden mit der EU-Dienstleistungsrichtlinienverordnung oder auch in Ansätzen der DE-Mail. Ziel ist die Beseitigung der intransparenten Geschäftsprozesse innerhalb und außerhalb der Unternehmen und Behörden. ECM wird um die Komponente einer digitalen, verschlüsselten und jederzeit nachvollziehbaren Akte ergänzt, die anbieterunabhängig über alle bekannten Transfermedien übertragen und via ECM verwaltet und gesteuert werden kann. Hier sehe ich den Durchbruch für die digitale Welt im ECM-Zeitalter, und ich freue mich auf den Wikipedia-Eintrag zu jenem Tag, an dem das letzte Mal gesagt wird: »Diese Rechnung haben wir nie erhalten.«

Kommentar schreiben