26.02.2009 (kfr) Drucken
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Im Interview: Docutec

Frank Tiedt, Director Partner Sales, Docutec – A Member of the I.R.I.S. Group

Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Frank Tiedt, Director Partner Sales bei Docutec, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.

Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?

 Frank Tiedt 
Frank Tiedt
Tiedt: Das ist keine Frage von entweder oder. Die Optimierung der Kostenstruktur ist immer auch eine Frage von Wettbewerbsfähigkeit und damit eine relevante Säule zukünftiger Ausrichtung. Im Zentrum der Entscheidung steht jedoch immer die Fähigkeit, die Bedürfnisse der Kunden schneller, direkter und genauer zu befriedigen. Elektronische Prozesse auf Basis moderner DMS-Systeme sind darauf die ideale Antwort.

Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?

Tiedt: Aus unserer Sicht gibt es keine branchenorientierte Tendenz für mehr oder weniger DMS-Systembegeisterung. DMS-Systeme sind branchenübergreifend in nahezu allen Bereichen mittlerweile im Einsatz. Vielmehr sind es zukunftsorientierte Unternehmen, welche auf die offensichtliche Mehrwerte moderner DMS-Systeme setzen. Diese Unternehmen haben verstanden, ihre Organisation auf die Arbeitsweise der DMS-Systeme einzustellen, um die Mehrwerte auch wirklich ausschöpfen zu können.

Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?

Tiedt: DMS-Systeme sind keine technologischen Revolutionen mehr. Seit vielen Jahren ist bewiesen, dass sie ihren Dienst zuverlässig und zum Wohle der Unternehmen verrichten. Vielmehr geht es aktuell darum, eine Vielzahl von Unternehmensprozessen transparent, optimiert und zukunftsorientiert abzubilden. Also nicht die Technologie steht im Vordergrund, sondern der Anwender in seinem Prozess. Dies ist die Herausforderung der heutigen Zeit.

Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?

Tiedt: DMS ist eher technologisch orientiert. Der prozessorientierte Ansatz lässt sich sicherlich nur im Zusammenhang mit einem ECM-System realisieren. Nur wenn man wirklich zeigen kann, dass der gesamte Prozess eines Unternehmens sicher abgebildet werden kann, ist der Kunde bereit, in die Lösung zu investieren.

Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?

Tiedt: Hier geht es nicht um die Entscheidung DMS-System oder ECM-System, man wird nicht entweder SAP einführen oder ein elektronisches Archiv. Wichtig ist herauszustellen, welche Art von elektronischer Unterstützung ein Kunde in der Lage ist zu implementieren und zu betreiben. Stellt man den Weg der Optimierung der Unternehmensprozesse heraus, so ist es möglich, den Kunden über einen langen Zeitraum zu begleiten.

Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?

Tiedt: Aktueller Trend: Lösungen statt Technologie. Es geht um Investitionssicherheit bei der Anschaffung von DMS-Systemen in viele Unternehmensprozesse hinein. Zukunft: Informationen in Wissen und Entscheidungshilfen einfließen lassen.