04.09.2017 (as) Drucken
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Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen

  • Inhalt dieses Artikels
  • Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen
  • Alfresco: Fokus auf Prozesse und Zusammenarbeit
  • Amagno: Sichere Clients mit Verschlüsselung
  • Docuware: DMS am Desktop und mobil
  • Dvelop: Eigenständige Lösung und Sharepoint-Ergänzung
  • ELO: DMS und elektronische Workflows
  • Fabasoft: Sichere Online-Teamarbeit
  • GSD Software: Dokumente und Kontakte managen
  • M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur
  • Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten
  • Windream: Zwei Softwarepakete für den Mittelstand

Welche Lösung passt am besten zu unserer Unternehmensgröße? Dies ist die meist gestellte Frage, die Verantwortliche mittelständischer Unternehmen laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner im Hinblick auf Investitionen im Bereich Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management (ECM) stellen.

Um einen schnellen Überblick für mittelständische Unternehmen zu bieten, hat ECMguide.de Systeme zusammengefasst, die im deutschsprachigen Raum den Mittelstandsmarkt adressieren.

Die meisten der Lösungen decken die DMS-Grundfunktionalitäten ab wie das Ein- und Auschecken (Check-In/-Out) der Dokumente in das elektronische Archiv sowei Freigabe- und Ablage- Funktionen. Inzwischen bieten viele Mittelstandsprodukte elektronische Aktenverwaltung, Unterstützung von digitalen Geschäftsprozessen und erweiterte Recherche- beziehungsweise Such-Möglichkeiten. Einige Lösungen bieten spezielle Funktionen, um die Team-Zusammenarbeit (Collaboration) auch über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen.

Die gravierendsten Unterschiede bestehen in den Möglichkeiten der Hersteller, eine über den DACH-Bereich reichende geographische Abdeckung zu gewähren und den möglichen Bereitstellungsvarianten: Cloud-, Hybrid-, Appliance- und lokaler (On Premises-) Betrieb.

Alfresco: Fokus auf Prozesse und Zusammenarbeit

Für den Mittelstand bietet Alfresco grundsätzlich drei Bereitstellungsoptionen: Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Public-Cloud, Private-Cloud (zum Beispiel in einer Amazon-Web-Services- Umgebung) und On-Premises im eigenen Rechenzentrum. »Alfresco One« ist eine Open-Source-Lösung für Enterprise-Content-Management (ECM) und DMS, die neben Dokumentenmanagement und Compliance-Anforderungen einen Schwerpunkt auf Collaboration-Funktionen legt, um interne Mitarbeiter und externe Partner standortübergreifend sicher zu verbinden. Außerdem bietet das Unternehmen mit »Alfresco Activiti« eine Open-Source-Lösung für Business-Process-Management (BPM), mit der sowohl Endbenutzer als auch IT-Fachkräfte Prozessmodelle entwickeln und ausführen können.

Die SaaS-Lösung eignet sich für Unternehmen, die ein ECM/BPM-System nutzen möchten, ohne jedoch das System lokal betreiben zu müssen. Nutzer können von überall aus mit externen Kollegen und Partnern zusammenarbeiten und auch mit mobilen Geräten auf Dokumente und Workflows zugreifen, um diese zu überprüfen und zu genehmigen. Cloud und On-Premises lassen sich über eine Synchronisierung durch Mausklick miteinander verbinden, so dass Hybrid-Lösungen ebenfalls möglich sind. Kunden kaufen bei Alfresco keine Lizenz, sondern erwerben im Rahmen einer Subskription Wartungs- und Supportleistungen.

Alfresco hat seinen Hauptsitz in Maidenhead bei London und ist in den USA sowie in weiteren Ländern vertreten. In Deutschland ist Alfresco in Herzogenaurach beheimatet, dem ehemaligen Sitz des ECM-Anbieters Wewebu, den Alfresco 2013 übernommen hat

Amagno: Sichere Clients mit Verschlüsselung

Anwender können Dateien in Amagno aus jeder Anwendung heraus suchen (Bild: Amagno)Das niedersächsische Unternehmen amagno bietet mit »Amagno Digital Workplace« eine Lösung für Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse als Cloud- und On-Premises-Lösung. Sie enthält klassische DMS/ECM-Funktionen wie Checkin/Out, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen. Für fast 100 Formate zeigt die Lösung die Dateien als Vorschau an. Die Hotkey-Suche startet ohne Integrationen aus jeder Anwendung heraus die Suche in hunderten Formaten im Volltext. Inhalte lassen sich exportieren und teilen.

Bei Amagno geschieht der Dateiimport per Drag and Drop, die Anbindung an Scanningsysteme per TWAIN oder per FTPS, der manuelle oder automatische E-Mail-Import inklusive Anhänge per IMAP- Protokoll und die Ablage als PDF während eines Druckvorgangs durch den mitgelieferten Druckertreiber. Amagno organisiert die Inhalte in Gruppen mit einem Rollenrechtekonzept.

Amagno Digital Workplace realisiert den Aufbau von digitalen Geschäftsprozessen, beispielsweise für den Posteingang oder Wiedervorlagen. Digitale optische Stempel bilden dabei den bisherigen natürlichen analogen Ablauf in Unternehmen ab.

Neben dem Client für Windows mit TCP/IP-Verschlüsselung bietet Amagno seine Web-App mit SSL-Verschlüsselung und WebDAV-Unterstützung für das direkte Bearbeiten von Dateien auf mobilen Endgeräten, zum Beispiel Scanning-Apps, Office-Lösungen oder Signatursoftware, ohne auf compliance-kritische Lösungen wie »Dropbox« zurückzugreifen.

Zu den Kunden von Amagno zählen unter anderem der Hersteller von industriellen Steuerungssystemen INRO Elektrotechnik und Luxoplast Kunststofftechnik mit rund 150 Mitarbeitern und Werken in Deutschland und Ungarn.

Docuware: DMS am Desktop und mobil

Auf das DMS von Docuware können Kunden via, PC, Tablet und Smartphone zugreifen (Bild: Docuware)»DocuWare« vom gleichnamigen Unternehmen DocuWare ist eine Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art – ob in Papierform oder digital vorliegend – zu archivieren, bereitzustellen und effizient zu nutzen. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das Dokumentenmanagement-System Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Basis hierfür ist die strukturierte Ablage der Unterlagen in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder Mitarbeiter, der dazu berechtigt ist, hat Zugriff auf alle Informationen, die er gerade für seine Arbeit benötigt – egal ob am PC oder unterwegs mit dem Smartphone. Sämtliche Unterlagen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang liegen zusammenhängend vor. Ein flexibles Lizenzmodell und verschiedene Module ermöglichen es, die Software an die Arbeitsweise und Anforderungen eines Unternehmens anzupassen. Docuware ist als Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar.

2013 übernahm das aus Germering bei München stammende Unternehmen das amerikanische ECM-Softwarehaus Westbrook Technologies. Neben den Hauptstandorten in Germering und New Windsor/New York unterhält Docuware Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien und Frankreich.

Dvelop: Eigenständige Lösung und Sharepoint-Ergänzung

Die DMS-Lösung Ecspand von Dvelop integriert sich in Microsoft Sharepoint (Bild: Dvelop)d.velop aus Gescher adressiert den DMS-Mittelstandsmarkt sowohl mit der »d.3ecm«-Plattform als auch mit der Produktlinie »ecspand«, die ECM-Lösungen für Microsoft »SharePoint« liefert. d.3ecm dient zur Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen über digitale Akten. Daneben gestaltet die Lösung auch digitale Workflows. Mittels HTML5-Technologie und mobiler Apps für diverse Betriebssysteme haben Anwender durchgängige Zugriffsmöglichkeiten auf diese Informationen und Prozesse. Es bestehen Standard-Schnittstellen zu verschiedenen Drittsystemen wie SAP, Microsoft CRM, Navision und Sage. Neben verschiedenen Standorten in Deutschland ist Dvelop auch in Österreich und der Schweiz vertreten. d.3ecm ist beispielsweise beim österreichischen Bauunternehmen Wimberger Haus im Einsatz während die St. Elisabeth Stiftung Ecspand nutzt.

ELO: DMS und elektronische Workflows

Mit ELOprofessional können Rechnungen vom Tablet aus bearbeitet und freigegeben werden (Bild: ELO)Mit »ELOprofessional« des Stuttgarter Softwareunternehmens ELO Digital Office werden Unternehmensdokumente und Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg logisch verwaltet und entsprechend rechtskonformen Richtlinien archiviert. Die Mittelstandslösung bietet Funktionen zur Informationserfassung und Suche sowie zu Lösungsszenarien wie Rechnungseingangsbearbeitung, digitale Personalakte und E-Mail-Management. Hinzu kommen individuell anpassbare Module und Schnittstellen mit denen sich das ECM unter anderem mit Drittanwendungen wie ERP-Systemen verbinden lässt - die Integration in die Microsoft-Office-Produkte ist standardmäßig gegeben. Elektronische Workflows steuern automatisch abteilungsübergreifende Prozesse. Standortunabhängiges Arbeiten ermöglicht ELOprofessional mit dem »ELO Web Access Client« und den Apps für iOS- und Android-Endgeräte. »ELO Collaboration« stellt eine Komponente dar, die Unternehmen unterstützt, Themen und Arbeitsvorgänge gemeinsam und transparent im Team zu bearbeiten.

Zu den mittelständischen ELO-Kunden zählen beispielsweise die Brückner-Gruppe, Risse + Wilke Kaltband GmbH & Co. KG und die WVV Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH.

Fabasoft: Sichere Online-Teamarbeit

Appliance-Lösung für das Dokumentenmanagement (Bild: Fabasoft)Die Stärke des österreichischen Unternehmens Fabasoft liegt besonders im Bereich der sicheren Online-Zusammenarbeit, die auch über Unternehmensgrenzen geht. Die skalierbare Architektur zieht sich sowohl über Hybrid-Szenarien als auch Cloud- und unternehmensinterne Implementierungsarten sowie eine Out-of-the-box Appliance-Lösung.

In der Fabasoft Cloud tauschen Unternehmen Geschäftsdaten aus und arbeiten mobil zusammen. In puncto Sicherheit kann der Kunde für die Datenspeicherung eine Cloud-Lokation in Deutschland, Österreich und der Schweiz wählen. An dieser Lokation speichert Fabasoft die Daten synchron in zwei geographisch getrennten Rechenzentren. Die Zusammenarbeit in der Fabasoft Cloud erfolgt mittels »Teamrooms«. Ein Teamroom ist ein Online-Arbeitsbereich, zu dem nur explizit berechtigte Personen mit entsprechender Einladung und sicherer Authentifizierung Zugang haben. Dafür stehen unter anderem die Zwei-Faktor-Authentifizierung oder die Anmeldung mit digitaler Identität zur Auswahl.

Zusätzlich bietet die Fabasoft Cloud Business-Features wie Auditing, dynamische Wasserzeichen für Dokumente oder die Modellierung von Geschäftsprozessen gemäß dem Standard BPMN 2.0. Durch die Zeitreise-Funktion haben Benutzerinnen und Benutzer die Möglichkeit, Dokumente und Metadaten zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zu betrachten. Die Lösung erlaubt die unternehmensweite Administration von Cloud-Ressourcen und Sicherheitseinstellungen, inklusive Abbildung der firmenspezifischen Organisationsstruktur in der Cloud.

Die Fabasoft Private Cloud -7 https://www.fabasoft.com/private-cloud/de-de/) ist eine Appliance und besteht aus vorkonfektionierten Hard- und Software-Komponenten. Bei der Fabasoft Private Cloud wird die Appliance im Rechenzentrum des Kunden integriert, der über das Berechtigungsmanagement bestimmt. Auch bei der physischen Datenlagerung im eigenen Rechenzentrum stehen alle Funktionalitäten der Fabasoft (Public) Cloud wie Datensynchronisierung, Zeitreise und Datenzugriff über sämtliche Endgeräte zur Verfügung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Teamrooms in der Unternehmens-Corporate-Identity zu branden.

Für besonders sensible Unternehmensdaten hat Fabasoft die Appliance »Secomo« entwickelt. Bei der integrierten Kryptografie-Lösung erfolgt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für auszutauschende Dokumente am Arbeitsplatz und nicht erst am Server. Die Schlüssel verbleiben ausschließlich im Unternehmen und nur das Unternehmen hat Zugriff. Die integrierten Hardware-Security-Module (HSM) löschen bei einem Sabotageakt mittels »Zeroisation« automatisch die attackierten Schlüssel.

GSD Software: Dokumente und Kontakte managen

Die Lösung »DOCUframe« unterstützt laut GSD Software betriebswirtschaftliche Prozesse im Mittelstand über Abteilungen hinweg. Sie trägt dazu bei, dass eingehende Dokumente revisionssicher erfasst und archiviert werden können. Dokumente wie Fax oder E-Mail lassen sich automatisch entsprechenden Kunden zuordnen. Das Dokumentenmanagement dient somit auch als Grundlage eines Kundenbeziehungsmanagements. Über die Kundenbeziehung hinaus lassen sich auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern managen. Ferner deckt Docuframe unter anderem Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung ab. Zum Kundenkreis von GSD Software zählen die Bilosa Handels GmbH, eine österreichische Vertriebsfirma für Augenoptik-Produkte wie Kontaktlinsen und die Loewe AG, Hersteller von Home Entertainment Systemen.

M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur

Dokumentenmanagement mit M-Files im Windows-Explorer-Look (Bild: M-Files)Die Lösungen des finnischen Softwareherstellers M-Files sind sowohl in Europa als auch den USA verbreitet. Sie adressieren reines Dokumentenmanagement mit Funktionen zur Versionierung und Suche sowie Workflow-Funktionen und agieren als zentrale Plattform für die Verwaltung von Front-Office- und Back-Office-Geschäftstätigkeiten. Das Marktforschungsunternehmen Gartner hebt in Bezug auf M-Files die skalierbare und effektive Metadaten-getriebene Architektur hervor. Der M-Files-Ansatz beinhaltet, Informationen danach zu verwalten, um »was« es sich handelt, und nicht danach, »wo« sie gespeichert sind.

Mittelständischen Unternehmen dürfte eine dem Microsoft Windows Explorer ähnliche Benutzeroberfläche entgegenkommen. Serverseitig arbeitet M-Files mit verschiedenen Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Clientseitig lassen sich neben Microsoft-Windows-Systemen unter anderem auch Mac-User einbinden. M-Files unterstützt alle Microsoft Office-Dateiformate und ermöglicht die Integration mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Dynamische Ansichten erlauben, eigene Filter auf spezifische Informationen zu erstellen. So lassen sich in der Vertragsverwaltung nur Verträge und deren Workflowstatus anzeigen, die in den nächsten sechs Monaten auslaufen. Anwender können auch E-Mails übersichtlich, beispielsweise projektbasiert, verwalten und archivieren.

Ebenfalls hervorzuheben sind die flexiblen lokalen, cloudbasierten und hybriden Bereitstellungsmöglichkeiten. Im Zusammenhang mit dem Offline-Betrieb ist die Check-Out- und Check-in-Funktion für Dokumente und ganze Projektordner anwendbar.

Alle Standardanwendungen inklusive Workflows mit grafischen Workfloweditor, mobilem Zugriff per Apple, Android und Windows Phone sowie beliebig viele Mandanten sind in einer »Named User Lizenz« für 495 Euro enthalten. Daneben können auch »Concurrent-« und »Read Only-« Lizenzen erworben werden. Zur Scanerfassung und Klassifizierung sind Zusatzlizenzen erforderlich. Der Funktionsumfang im mobilen Bereich umfasst unter anderem den Start von Ad-hoc-Workflows über mobile Clients, die Verwendung bereits erstellter Workflows und die archivweite Suche und Zugriff auf alle Inhalte. Ebenso können Anwender von unterwegs aus Dokumente wie Spesenbelege direkt in M-Files einscannen und der Reisekostenabrechnung hinzufügen.

Die Workflows verfügen über eine unbegrenzte Archivgröße und eine unbegrenzte Anzahl an getrennten Archiven beispielsweise für die Geschäftsleitung, Holdings und Schwestergesellschaften. Der grafische Workflow Editor begleitet die Implementierung jedes beliebigen Geschäftsvorgangs mit allen erforderlichen Schritten, Aufgaben sowie Vor- und Nachbedingungen. Die Beteiligten des  Vorgangs können per E-Mail über ihre Aufgaben informiert werden und es besteht die Möglichkeit, Dokumente und weitere Objekte ihrer elektronischen To-Do-Liste in M-Files hinzuzufügen. Alle Schritte des Workflows können im Versionenverlauf nachverfolgt werden. Die Berichterstellungsfunktionen von M-Files erleichtern die visuelle Überwachung von Vorgängen und die Identifizierung von Problemen mit dem Ziel der Vorgangsverbesserung und -optimierung.

M-Files-Software wird über Partnerunternehmen vertrieben. In Deutschland zählen hierzu fido, DMSFACTORY und Electric Paper, in der Schweiz agiert unter anderem graphax als Vertriebs- und Lösungspartner.

Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten

Mit enaio den richtigen Überblick am digitalen Arbeitsplatz bekommen (Bild: Optimal Systems)Das Berliner Softwarehaus Optimal Systems bietet mit »enaio« eine ECM-Software für unternehmensweit einsetzbares digitales Informationsmanagement für Mittelstand und Konzernbereiche. Im Wesentlichen geht es dabei um umfassendes Informationsmanagement sowie die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital-Workplace zu realisieren. Enaio eignet sich zur Darstellung aller digitalen Akten, von Beschaffungs- und Lieferantenakten, Projekt- und Vertragsakten über Kunden- und Personal-, Immobilien- und Bauakten bis zu Schiffs- und Patientenakten. Die ECM-Software ist universell in allen Bereichen und Abteilungen einsetzbar. Mitarbeiter, die es nutzen, erhalten jeweils ihre passende, individuelle Sichtweise auf die Information, die für die eigene Arbeit benötigt wird. Unternehmen aus verschiedenen Branchen setzen die ECM-Software auch europaweit ein. Hierzu zählen der Radiosender Antenne Bayern, der Farbenhersteller Schulz und der Hersteller von Küchengeräten Ritter.

Windream: Zwei Softwarepakete für den Mittelstand

Das Bochumer Unternehmen windream richtet zwei Softwarepakete an den mittelständischen Markt: Die Standard Business Edition (SBE) ist für die Anforderungen kleinerer und mittelständischer Unternehmen konzipiert. Sie enthält wichtige ECM-Funktionen wie Dokument-Erfassung und Indizierung, vielfältige Recherche-Optionen einschließlich Suche im Volltext und Präsentation der Suchergebnisse in Listen sowie die Anzeige und Bearbeitung der Dokument-Eigenschaften mit Indizes, Historien, Versionen, Volltext und Rechte. Die Standard Business Extension (SBX) wendet sich an die gleiche Zielgruppe, erweitert die SBE-Version um zusätzliche Funktionen. Dies sind primär eine Check-in- und Check-out-Funktion sowie eine Dokument-Lebenszyklusverwaltung mit der Konfiguration umfassender Archivierungsoptionen. In allen beiden Produktausprägungen sind spezifische windream-Funktionen verfügbar. Neben den zusätzlichen Registerkarten, die die Datei-Eigenschaften abbilden, zählen dazu das erweiterte Explorer-Kontextmenü und die windream Management Console zur Systemadministration. Der Windream Kundenkreis umfasst beispielsweise die Bio-Marke Alnatura und die Fitnesskette Fitness First.