19.04.2011 (eh) Drucken
(4 von 5, 1 Bewertung)

AIIM-Studie: Produktivität steigt mit ECM deutlich an

  • AIIM-Studie: Produktivität steigt mit ECM deutlich an
  • ROI-Faktoren eines gut implementierten ECM-Systems gemessen
  • Ein ECM-System bietet viele Optimierungspotenziale
  • Ohne ECM-System leidet Unternehmenswissen
  • Wer hat, verdammt nochmal, die Daten an Wikileaks gegeben?

Angesichts der zunehmenden Flut elektronischer Dokumente und unstrukturierter Daten ist es unbestritten, dass ECM (Enterprise Content Management) die Produktivität und die Effizienz in einem Unternehmen steigert. Aber um wie viel? 30 Prozent mehr Produktivität und 25 Prozent mehr Effizienz – das ist nun das Ergebnis einer aktuellen Studie der US-amerikanischen ECM-Organisation AIIM. Heißt: Richtiges Content-Management lohnt sich also doch.

Effizienzgewinn bei den verschiedenen Anwendungen (Bild: Opentext/AIIM)
Effizienzgewinn bei den verschiedenen Anwendungen (Bild: Opentext/AIIM)
Im Rahmen der Studie, die OpenText mitfinanzierte, wurden über 450 IT-Experten und Manager von Fachabteilungen von AIIM befragt. Neben der um 30 Prozent erhöhten Produktivität – dieses Ergebnis wurde in etwa so erwartet – war dann doch überraschend, dass sich offensichtlich auch die Qualität im Kundenservice und die Antwortzeiten um 33 Prozent verbessern, wenn die Mitarbeiter mit Kundenkontakt auf sämtliche kunden- und fallbezogenen Informationen direkt zugreifen und sie untereinander austauschen können.

ROI-Faktoren eines gut implementierten ECM-Systems gemessen

»In allen Unternehmen steigt das Content-Volumen rapide an. Wir wissen, dass Produktivität, Compliance und Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens sich stetig verschlechtern, falls nichts unternommen wird, um diese Content-Flut zu managen«, betont Doug Miles, Director der AIIM Market Intelligence Division und Autor des White-Papers »Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change«. »In der Studie haben wir die ROI-Faktoren gemessen und die Verbesserungen quantifiziert, die ein gut implementiertes ECM-System bieten kann. Gleichzeitig haben wir die potenziellen Kosten angegeben, die bei Compliance- und Sicherheitslücken drohen. Die Chancen zur Verbesserung der Unternehmen sind bemerkenswert groß.«

Um die Plausibilität der gemachten Angaben zu stützen, vergleicht die Studie die Erwartungen derjenigen Befragten, die noch nicht in ECM investiert haben, hinsichtlich des Verbesserungspotenzials durch ECM mit den Erfahrungen derjenigen, die solche Systeme bereits im Einsatz haben. Zu den untersuchten Gebieten mit Verbesserungspotenzial zählen unter anderem Produktivität, Kundenservice, Zusammenarbeit und Storage.

Ein ECM-System bietet viele Optimierungspotenziale

Zu den weiteren Optimierungspotenzialen gehören:
► Die Produktivität in der Administration eines Unternehmens lässt sich durch den Einsatz von Workflows, eingescannten Formularen und einer automatisierten Datenerfassung um durchschnittlich 33 Prozent erhöhen.
► Der Wechsel zu einer rein elektronischen Ablage von Informationen senkt laut Aussage der Befragten den für die Archivierung benötigten Platz in Büroräumen von 14,5 Prozent auf 5,9 Prozent, was einer 60-prozentigen Reduzierung entspricht.
► Die Größe der für unstrukturierte Inhalte und E-Mail benötigten Serverfarmen lässt sich um ein Drittel oder sogar um die Hälfte senken, wenn jedes Dokument und jeder E-Mail-Anhang nur einmal gespeichert wird.
► Eine Umgebung mit Team-Sites, die auf Zusammenarbeit angelegt und für größere Nutzerkreise zugänglich sind, steigert nach Einschätzung der Befragten die Effizienz von Projekten hinsichtlich Zeit- und Kostenaufwand um durchschnittlich 23 Prozent.
► Die Befragten gaben an, dass Mitarbeiterproduktivität und -engagement sich aus ihrer Sicht durch den Einsatz von Enterprise-2.0-Anwendungen um etwa 18 Prozent erhöhen lassen.
► Die Effizienzsteigerung durch den umfassenden mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen wird auf 20 bis 25 Prozent geschätzt.

Spiegelbildlich zum Nutzenpotenzial von ECM-Technologien zeigt die Studie die großen Herausforderungen auf, denen Unternehmen aufgrund der schieren Menge an Dokumenten und Inhalten auf gemeinsam genutzten Dateiverzeichnissen, in E-Mails, auf Laptops und mobilen Geräten sowie in Papierakten gegenüberstehen.

Ohne ECM-System leidet Unternehmenswissen

61 Prozent der Befragten gaben deshalb an, dass das Unternehmenswissen in einem schlecht verwalteten Umfeld als erstes leidet. Einem Unternehmen drohe dadurch der Verlust seiner Wettbewerbsposition, da schlechtere Entscheidungen gefällt werden und sich keine dem Unternehmen zugängliche Expertise aufbauen lässt. Auch die Innovationskraft nehme bei mangelnder Zusammenarbeit und eingeschränktem Wissensaustausch Schaden, von den Auswirkungen auf die Produktivität durch ineffiziente Informationsbeschaffung ganz zu schweigen.

Verletzungen der Compliance-Vorschriften sowie Informations- und Datenlecks bereiten den Befragten ebenfalls große Sorgen. So hätte eine Verletzung der Compliance für 40 Prozent der Unternehmen finanzielle Auswirkungen, während 66 Prozent unter einem schlechten und kostspieligen Bild in der Öffentlichkeit litten.

Wer hat, verdammt nochmal, die Daten an Wikileaks gegeben?

Erhebliche Auswirkungen durch Wikileaks befürchtet (Bild: Opentext/AIIM)
Erhebliche Auswirkungen durch Wikileaks befürchtet (Bild: Opentext/AIIM)
Mehr als ein Drittel der Unternehmen gaben an, dass sie bei der Preisgabe vertraulicher Daten keine Möglichkeit hätten herauszufinden, wer diese Daten an einen Wettbewerber oder die Presse weitergegeben hat. Nur ein Viertel könnte auf der Basis von Aktivitätsprotokollen einen Mitarbeiter ermitteln, der für die Weitergabe verantwortlich zu machen wäre. Für 60 Prozent der größten Unternehmen wären die potenziellen Auswirkungen eines solchen Verlustes hoch, für 13 Prozent sogar »verheerend« – Wikileaks lässt grüßen.

»Die Studie belegt, dass Unternehmen, die Content erfassen, kontrollieren und gezielt nutzen, die Leistung ihrer Mitarbeiter erhöhen, den Kundenservice verbessern und Geld sparen – und all das führt zu besseren Geschäften«, erklärt James Latham, Chief Marketing Officer bei Opentext. »Umgekehrt erhöht die Kapitulation vor schnell anwachsenden Mengen an unstrukturierten Inhalten in einem Unternehmen die Risiken, beeinträchtigt die Innovationskraft und, was noch schlimmer ist, führt zum Verlust vertraulicher Dokumente. Das Nutzenpotenzial von ECM war nie größer.«

.