06.01.2009 (ubr) Drucken
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ECM-Markt wird 2009 umgekrempelt

Interview mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer, Project Consult Unternehmensberatung

Das Jahr 2009 geht mit weniger guten Vorzeichen an den Start. Allerdings werden den IT-Verantwortlichen nach wie vor altbekannte Themen begleiten: Datenwachstum, Verwaltungsschwierigkeiten, Integrationsprobleme und nicht reibungslos ablaufende Geschäftsprozesse gehören dazu. Selbst wenn das Budget stark gekürzt wird, um Innovationen im Bereich Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management kommt manches Unternehmen nicht herum.
Wir sprachen mit Dr. Ulrich Kampffmeyer über die zu erwartenden Schwierigkeiten, Lösungsansätze und Trends des Jahres 2009.

Besonders unstrukturierte Datenmengen wachsen stetig. Mit welchen Mitteln kann der Anwender dieser Flut Herr werden?

 Dr. Ulrich Kampffmeyer  
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Kampffmeyer: Information wächst heute exponentiell, die Speichersystemanbieter suggerieren jedoch, dass es immer ausreichend Speicherplatz geben wird. Es geht aber darum, Information als Wissen zu erschließen und in Prozessen nutzbar zu machen. Schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen wachsen besonders durch unkontrollierte Redundanz. Deutlich wird dies beispielsweise, wenn man an ein E-Mail mit einem Anhang denkt, das an 20 Mitarbeiter im Unternehmen versendet wird und sich so speichertechnisch vervielfältigt - in E-Mail-Postkörben, in File-Verzeichnissen und in Datensicherungen. Hier sind ECM-Lösungen die Schlüsselkomponente, um der Informationsflut Herr zu werden. Dabei geht es auch darum, die Inhalte in einen Sachbezug zu stellen, in gemeinsamen Sichten wie einer elektronischen Akte zusammenzuführen und mit den Daten in anderen Anwendungen zu verbinden.

Reichen sinnvolle Index- und Suchlösungen dafür aus?

Kampffmeyer: Besonders von »Enterprise Search« haben sich viele Anwender versprochen, ohne großen Aufwand den Zugriff auf alle Informationen im Unternehmen zu realisieren. Solche Suchsysteme sind aber nicht die alleinige Lösung. Viele Informationen müssen in ihrem Sachzusammenhang und eindeutig identifiziert wiedergefunden und aufbewahrt werden. Die Indizierung, Sicherung und Verwaltung der Objekte ist gerade unter Compliance-Gesichtspunkten unerlässlich. Elektronische Archiv- und Records-Management-Lösungen bieten darüber hinaus die Möglichkeit der geordneten, nachvollziehbaren und dokumentierten Entsorgung veralteter oder nicht mehr benötigter Informationen. Es geht nicht darum, einfach über alle Datentöpfe zu suchen, sondern die Information zu »managen«. Das heißt, Daten sinnvoll zu erschließen und nutzbar zu machen.

Wie kann man solche Lösungen optimal in die Geschäftsabläufe integrieren und ist es dann zwangsläufig kostspielig?

Kampffmeyer: Die Integration von ECM-Lösungen in bestehende IT- und Software-Landschaften ist eines der wichtigsten Themen. Insellösungen und abgegrenzte Systeme zur Behandlung von einzelnen Problemen sind nicht die Lösung. ECM muss so ausgelegt werden, dass Durchgängigkeit und Nutzung durch alle Anwender und zuliefernden Software-Systemen gewährleistet ist. Dies heißt nicht, dass für viel Geld gleich immer eine komplette ECM-Infrastruktur angeschafft und ECM sofort an alle Software-Systeme angebunden werden muss. Gerade die Bedienung einer Vielzahl von Schnittstellen ist kostenträchtig und hat Auswirkungen auf den späteren Betrieb. Es geht darum, einen »Bebauungsplan« zu entwickeln, der ECM als Infrastruktur für alle Systeme bereitstellt, und diesen sukzessive mit kompatiblen, integrierten Komponenten auszubauen. Die Anbieter unterstützen dies inzwischen, indem sie modulare Systeme und zahlreiche Standardinterfaces für gängige Softwaresysteme anbieten. Insellösungen sind mittelfristig immer kostspieliger als eine vernünftige ECM-Infrastruktur und verhindern die übergreifende Nutzung der Information.

Was steht hier für 2009 zu erwarten?

Kampffmeyer: Integration ist und bleibt eines der wichtigsten Themen. Standardschnittstellen zu den wichtigsten führenden ERP- und Bürokommunikationssystemen sind ein »Muss« für jeden ECM-Anbieter - SAP, Oracle, MOSS und Notes. Aber auch Schnittstellen zu führenden CAD- und PLM-Lösungen werden wichtiger. Die Integration in Portale muss über verschiedene Standards gleichermaßen möglich sein, ob nun JSR 168 oder JSR 170, WebDav oder zukünftig CMIS. Zukünftig wird auch die Kompatibilität mit führenden ESB-Plattformen (Enterprise-Service-Bus) wichtiger. Unter dem Anspruch SOA (Service-Oriented-Architecture) muss die Modularisierung und die Standardisierung von Schnittstellen, Kommunikation und Austauschformaten vorangetrieben werden. Für das Thema Archivierung und Dokumentenmanagement wird Records-Management nach Moreq2 gerade für internationale und international tätige Anwenderunternehmen wichtig. Die Integration in Business-Process-Management-(BPM) und Business-Intelligence-Lösungen (BI) gewinnt an Bedeutung, da Informationen gezielt und kontextbezogen in Geschäftsprozessen bereitgestellt werden müssen. ECM wird IT-Infrastruktur und damit wird die Integration in vorhandene Systemumgebungen von ausschlaggebender Bedeutung.

Wird der ECM-Markt von der Wirtschaftskrise beeinflusst?

Kampffmeyer: Natürlich wird der ECM-Markt von der Wirtschaftskrise beeinflusst. Die Anwenderunternehmen werden sich für ECM nur noch dann interessieren, wenn ECM ihnen hilft, schneller, günstiger, flexibler und effizienter ihr Geschäft zu betreiben. Da hilft auch das »Drohen« mit dem Thema Compliance nicht viel weiter. Dementsprechend werden Projekte zurückgestellt oder kleiner dimensioniert werden. Nur IT-Lösungen, die die Prozessoptimierung unterstützen und helfen, Kosten zu senken, haben Chancen. Dies gilt besonders für die Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung und Erschließung von Informationen, verbesserter Nutzung vorhandener Informationen und Zusammenführung von Daten und Informationen in elektronischen Akten. »Web-2.0«-Technologien sind hier sicherlich mit Treiber, die eine einfachere Nutzung von Informationen ermöglichen und die Akzeptanz beim Anwender fördern können. Das Thema Reduzierung der Komplexität von ECM-Anwendungen und Integration in vorhandene Software-Landschaften wird zu neuen Angeboten führen. Für die Anbieter wird der Druck größer - immer mehr Anbieter von Standardsoftware sind im ECM-Markt unterwegs, immer mehr Funktionalität muss in Suiten und Systeme integriert werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben.


Parallel müssen aber die ECM-Systeme an neue Standards, Betriebssysteme und Architekturen angepasst werden. Ein Spagat selbst für größere Anbieter. Für die mittelständischen Anbieter bleibt nur die Chance, näher am Kunden zu sein, flexibler auf die Anforderungen der Anwenderunternehmen zu reagieren und vorgefertigte Fach- oder Branchenlösungen mit geringen Installations- und Betriebsanforderungen kostengünstig anzubieten. Ebenso wie die gesamte IT- und Kommunikationsbranche wird auch der ECM-Markt in 2009 umgekrempelt werden. Gerade deshalb wäre es wichtig, dass alle ECM-Anbieter gemeinsam den Anwenderunternehmen deutlich machen, dass sich gerade durch den Einsatz von ECM die Anwenderunternehmen schneller, flexibler, wirtschaftlicher und wettbewerbsfähiger aufstellen können. Diese Botschaft muss in verständlichen Worten der Leitungsebene der potentiellen Kunden nahegebracht werden, ansonsten werden auch die ECM-Anbieter einen Rückgang des Geschäftes verkraften müssen.

Cloud-Computing erfreut sich großer Beliebtheit, sind hier Verschmelzungen mit ECM-Lösungen zu erwarten oder wirkt sich das Arbeiten in der »Wolke« eher negativ auf die ECM-Prozesse aus?

Kampffmeyer: Ständig online zu sein, alle Daten irgendwo im Netz zu haben, Anwendungen aus dem Web benutzen wie man sie braucht - eine große Vision, die die IT in Zukunft umkrempelt. Gewohnte Paradigmen, wie sie lange Jahre von Unternehmen wie Microsoft vorangetrieben wurden, werden in Frage gestellt. Die »Cloud« ist dabei heute erst ein Schlagwort, noch keine allgemein akzeptierte Lösung. Sie hat aber bereits Auswirkungen im Umfeld von SaaS (»Software as a Service«) für CRM, Projektmanagement, Collaboration und andere Anwendungsgebiete. Eine Schlüsselfrage ist, wo lässt man die Informationen - irgendwo verteilt im Netz oder bei sich zu Hause in einer lokalen Installation? Im Bereich des Cloud-Computing wird daher besonders die Frage der Speicherung, Erschließung und Archivierung von Informationen unter Berücksichtigung hoher Vertraulichkeits-, Sicherheits- und Verfügbarkeitsmaßstäbe sein. Anders sieht dies noch bei den internen Prozessen aus, da diese hoch integriert lokal durchgeführt werden und zumeist auch die unternehmenssensiblen - und -kritischen Informationen enthalten. Aber bei kleineren Unternehmen und bei projektorientierten Kooperationen zeichnet sich bereits der Umzug in die Cloud ab. Dies ist eine Herausforderung für alle ECM-Anbieter, die auf herkömmliche lokal beim Anwenderunternehmen installierte Lösungen setzen. Für die Umsetzung neuer SaaS- und Cloud-Konzepte gibt es ganz andere Anforderungen als bisher, von Mandantenfähigkeit über Sicherheitsanforderungen bis zu Monitoring- und Abrechnungssystemen. ECM steht hier erst am Anfang. Und traditionelle Lizenzmodelle werden in der neuen Welt des Web keine Chance haben.

Welche technischen Entwicklungen gehen mit dem Trend des »Enterprise Information Management« einher?

Kampffmeyer: Der Begriff Enterprise Information Management und sein Akronym EIM haben sich noch nicht am Markt eingebürgert. Manche Analysten sehen die Zusammenführung von ECM mit BPM und BI bereits als EIM an. Dies ist zu kurz gesprungen. EIM ist mehr. Für mich ist EIM die logische Fortführung des Anspruches von ECM, die bereits seit dem Jahr 2001 postuliert wird: ECM dient zur Zusammenführung der schwach- und unstrukturierten Daten mit der Welt der strukturierten Daten und Prozesse. In dem Moment, wo ECM dieses Ziel erreicht, haben wir eigentlich EIM Enterprise Information Management erreicht. ECM-Komponenten werden zu Bausteinen der IT-Infrastruktur und Bestandteil eines übergreifenden Informationsmanagements. Das Akronym ECM können wir anschließend weiterverwenden - für Enterprise Change Management. Denn hierauf kommt es an - Veränderungen in den Unternehmen mit Unterstützung durch moderne Informationsmanagementlösungen umzusetzen.

Was werden die Triebfedern hin zu EIM sein?

Kampffmeyer: Abgesehen davon, ob EIM überhaupt eine Chance als Begriff am Markt hat, geht es darum, Information ungeachtet der Quelle und des ursprünglichen Formates im Sachzusammenhang darzubieten. Für den Anwender sollen immer alle Informationen auf einen Blick, aktuell und vollständig, bereitgestellt werden. Hierzu sind Technologien wie Agenten, Prozesse, Mash-Ups, hinterlegte Enterprise Search, Kontextlogik, Nutzung von Taxonomien, Alerts, synchrone und asynchrone Collaboration, RSS und andere notwendig. Bisherige Anwendungen werden zu Diensten, die neuartigen Benutzeroberflächen die Informationen zusammenstellen und dem Anwender präsentieren. Die Grenzen zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen fallen. In modernen Benutzeroberflächen fließen sie als ganzheitliche Sicht im Kontext zusammen. Dies können wir heute schon auf einer Reihe von so genannten Web-2.0-Anwendungen im Internet ausprobieren und der Weg in die Unternehmenslösungen ist nicht mehr so weit.