ECM-Trends 2014 in Deutschland
Über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg besteht eine große Nachfrage nach Enterprise-Content- bzw. Dokumenten-Management-Systemen, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu verbessern. Dabei sind laut IDC und Branchenexperten Systeme gefragt, die Cloud-fähig und integrativ sind, Mobility-Anforderungen erfüllen und intuitive Bedienoberflächen besitzen.
Weiterhin optimistisch geht die ECM-Branche in das neue Jahr. Der positive Trend aus dem Vorjahr, indem laut dem ITK-Branchenverband Bitkom 87 Prozent der ECM-Anbieter steigende Umsätze erwarteten, soll sich auch 2014 fortsetzen. Dies bestätigt beispielsweise Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer des ECM-Herstellers ELO: »Wir gehen davon aus, dass die Nachfrage an ECM von ELO 2014 weiter steigen wird. Speziell die Projektanfragen, die bereits Ende 2013 diesbezüglich eingegangen sind, lassen darauf schließen. Die Unternehmen werden weiter in die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse investieren.«
Rückenwind hierzu geben die positiven Konjunkturprognosen für die deutsche Wirtschaft. Auch der VOI, Fachverband für Anbieter und Anwender im Bereich Enterprise Information Management (EIM), verzeichnet laut dem VOI-Geschäftsführer Peter Schmerler ein stärker werdendes Interesse im Markt – gerade wenn es darum geht, dokumentenbasierte Geschäftsprozesse mittels geeigneter IT zu verbessern: »Insbesondere der Mittelstand und kleine Unternehmen erkennen, dass sie damit den rechtlichen Vorgaben nachkommen, ihre Kunden schneller und besser zufrieden stellen und ihr Personal stärker entlasten können«.
Branchenübergreifendes ECM-Wachstum
Das Wachstum erfolgt in allen Branchen und über alle Unternehmensgrößen hinweg. Große Unternehmen wollen vor allem bestehende ECM-Lösungen konsolidieren, die häufig aus vielen Inselanwendungen wie gesonderte E-Mail-Archivierungslösungen und Collaboration-Plattformen bestehen. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen wie Rechtsanwaltskanzleien, Arztpraxen und kommunale Betriebe entdecken Dokumentenmanagementsysteme für sich. Insgesamt wollen die Unternehmer weg von papiergebundenen Arbeitsabläufen und elektronische Geschäftsprozesse forcieren. Es geht um mehr Effizienz, Platzersparnis durch den Wegfall von Papierunterlagen und den mobilen Zugriff von überall.
»Ein Stichwort lautet selbstbestimmtes Arbeiten«, erläutert Bernhard Zöller, Geschäftsführer des DMS-Beratungshauses Zöller & Partner. »Auch qualifizierte Mitarbeiter wollen nicht unbedingt wegen einer neuen Arbeitsstelle ihren Wohnort wechseln.« Eine nahtlose Einbindung in die Arbeitsumgebung ist für solche Zwecke vonnöten.
IDC sieht fünf große ECM-Trends für 2014
Laut dem Marktforschungsunternehmen IDC sorgen die Forderungen nach externem Filesharing und Mobilität 2014 dafür, dass hybride ECM-Lösungen einer der fünf großen ECM-Trends des Jahres werden. Hybride ECM-Lösungen kombinieren Cloud-Technologie und stationäre in den Firmen befindliche ECM-Installationen. Die Cloud-Technologie wird hauptsächlich dazu benötigt, Dokumentensynchronisierungen und den Datenzugriff außerhalb des Firmennetzwerks zu ermöglichen, damit firmenübergreifendes Zusammenarbeiten in Gruppen beziehungsweise Collaboration und Teamsites stattfinden kann. Inwieweit der Sprung in die Cloud tatsächlich vollzogen wird, bleibt abzuwarten, da gerade die NSA-Spähaffäre die Skepsis bestätigt hat, die viele Anwender hatten.
Daher prognostiziert selbst Jens Büscher, Geschäftsführer des jungen deutschen ECM-Unternehmens amagno: »2014 wird weiterhin kaum ein Unternehmen seine Daten in die Cloud auslagern. Die Cloud bleibt ein Transport – aber kein Speichermedium.« Und dies obwohl Amagno seine Lösungen von Beginn an auf die Cloud-Technologie ausgerichtet hat, gleichzeitig aber auch Inhouse-Varianten anbietet.
Zwei weitere ECM-Trends 2014 sieht IDC in Content-Applications und der Integration von ECM- und Geschäftsapplikationen, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse wie Bestellvorgänge und Rechnungsbearbeitungsprozesse zu automatisieren. Trend vier lautet Mobility und Trend fünf Information Governance, womit die Verwaltung von Unternehmensinformationen entsprechend rechtlicher und anderer Vorgaben (Compliance) gemeint ist.
BSI soll von elektronischer Signatur beim Scannen Abstand nehmen
Interessant dürfte es speziell in Deutschland beim Thema elektronische Signatur im Zusammenhang mit rechtssicherem Scannen bleiben. Hier besteht unter vielen Verantwortlichen und Experten großer Unmut darüber, dass das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine elektronische Signatur bei Scanprozessen in der von ihr entwickelten Richtlinie TR-RESISCAN vorsieht. »Diese Regelung gehört abgeschafft. Eine elektronische Signatur beim Scanvorgang ist überflüssig und kontraproduktiv«, schimpft Zöller.
Dieser Meinung ist auch Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer des ECM-Beratungshauses Project Consult, da derjenige, der scannt, nicht der ursprüngliche Verfasser und/oder Absender des Dokuments sei. Durch die Signatur werde lediglich »bescheinigt«, dass ein Dokument vollständig und lesbar erfasst wurde. Daher fordert Kampffmeyer vehement: »Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus! Wir müssen aktiv an die rechtlichen Vorgaben ran, damit solche unsäglichen Dinge wie das Signieren im Scan-Prozess endlich verschwinden.«
Speziell vor dem Hintergrund vieler technischer Veränderungen aus dem Cloud-, Mobility- und Prozessintegrations-Bereich wird es 2014 spannend zu beobachten, wie sich das Anbieterfeld entwickeln wird. Hierzulande ist der Anbietermarkt geprägt von deutschen mittelständischen Unternehmen wie Docuware, ELO, Optimal Systems, SER und windream. Hinzu kommen große internationale Player wie dem Enterprise-Information-Management-Spezialist OpenText und IT-Größen wie IBM und Microsoft, die ebenfalls den ECM- und DMS-Sektor bedienen. Das Lexmark-Unternehmen Perceptive Software konnte durch einige Firmenakquisitionen in 2012 und 2013 – unter anderem dem deutschen Mittelständler Saperion – um einiges an Schlagkraft zulegen.
Veränderungen im ECM-Anbieterfeld
Schaffen es die etablierten Player, die neuen Herausforderungen in ihre bestehenden Plattformen zu integrieren und damit weiter Marktanteile zu gewinnen? Oder gelingt es neuen Anbietern mit innovativen Technologien, die alten Hasen zu verdrängen? Klar für letzteres spricht sich Büscher von Amagno aus: »2014 werden wir ganz neue Anbieter sehen, welche den ECM/DMS-Herausforderungen begegnen wollen. Dieser Markt besteht aus modernen Startups im Consumerbereich wie Dropbox, Evernote und Box.net. Jener neue parallele Anbietermarkt wird Begriffe wie ECM oder EIM bewusst nicht verwenden und sich zu diesen Themen und dessen Plattformen, Foren, Messen und Verbänden auch nicht positionieren.« Büscher erwartet sogar, dass in wenigen Jahren die klassischen DMS/ECM-Anbieter für den oberen Mittelstand wie Dinosaurier neben einem neuen leichtgewichtigen Lösungsmarkt mit einfachster Bedienung, geringen Kosten und hoher Automatisierung stehen. Aus seiner Sicht vollzieht er mit seinem Unternehmen Amagno derzeit einen erfolgreichen Spagat zwischen beiden Welten. Dass er mit seiner Selbsteinschätzung nicht ganz falsch liegt, bestätigen zum Teil unabhängige Experten wie Kampffmeyer, die Amagno als eine Art Aufsteigerunternehmen betrachten. Ein ähnlicher Status wird auf internationaler Ebene auch Alfresco Software zugeschrieben.
Inwieweit Dropbox, Google und Co. tatsächlich eine ernsthafte Konkurrenz für etablierte Anbieter darstellen, ist umstritten. Zöller glaubt beispielsweise nicht, dass deren ECM-Funktionalitäten für die Anforderungen im Enterprise-Bereich ausreichen. »Die etablierten Anbieter von Komplettsystemen aus dem klassischen DMS-Bereich werden sich nicht die Butter vom Brot nehmen lassen. Sie zeigen ansprechende neue Lösungen mit neuen Funktionalitäten und innovativen Benutzerführungen, die nicht mehr nur Sacharbeiter, sondern auch Führungskräfte beziehungsweise sogenannte Knowledge-Worker ansprechen.«
Wie es weitergeht, ist unter anderem bald auf der CeBIT zu sehen, wo sich die meisten ECM-Anbieter zeigen werden, um ihre Konzepte und Produkte zu präsentieren.
About the Author: Annette Stadler
