Studie von Forrester zur ECM-Cloud-Nutzung

Enterprise Content Management aus der Cloud erscheint attraktiv, da Aufwand und Kosten im Vergleich zu Installationen im Unternehmen gering sind. Um die genauen Pläne und Hintergründe von Unternehmen herauszufinden, die ECM aus der Cloud evaluieren, testen oder nutzen, hat das Marktforschungsunternehmen Forrester eine Studie im Auftrag von Fabasoft erstellt.

Für die ECM-Nutzung aus der Cloud spricht der Befragung zufolge klar die erhöhte Agilität und Flexibilität. So können Organisationen ihren Endbenutzern einen schnellen Zugang zu Geschäftsinhalten bieten und ihre Integration verbessern. Zudem erhöht sich auch die Innovationsgeschwindigkeit, da Cloud-Anbieter alle 30 bis 60 Tage neue Funktionalitäten implementieren, die Anwendern sofort nutzen können. Demgegenüber werden On-Premise-Lösungen nur etwa einmal im Jahr neue Funktionen hinzugefügt. Sie stehen dem Anwender auch nur dann zur Verfügung, wenn der Kunde ein Upgrade bei sich durchführt.

Weiterer Grund für eine ECM-Cloud-Variante sind laut Forrester transparente und besser einschätzbare Kosten. Das miet- und verbrauchsbasierte Kostenmodell ermöglicht eine genaue monatliche Berechenbarkeit für alle ECM-Kosten inklusive Nutzung und Wartung. Andere Vorteile der ECM-Cloud-Nutzung beziehen sich auf bestimmte Geschäftsabläufe wie die Re-Fokussierung auf Kernkompetenzen und die Reduzierung von Ressourcen.

Sicherheit in der Cloud

Nicht zuletzt weil Cloud ECM viele Bereiche der IT-Landschaft tangiert, sehen viele Anwender die Sicherheit in der Cloud als besonders kritisch. Daher stellen Zertifizierungen, die Lokation des Rechenzentrums sowie Identitäts- und Zugangsmethoden die wichtigsten Sicherheitsfaktoren bei der Evaluierung und Auswahl des ECM-Cloud-Anbieters dar. Steigende Bedenken über Privatsphäre und lokale Gesetze führen dazu, dass der Ort des Rechenzentrums vom Kunden und nicht vom Cloud-Anbieter bestimmt wird.

Hauptanwendungen bei ECM in der Cloud

Bei der Befragung von 54 Cloud-ECM-Entscheidungsträgern aus Unternehmen mit mindestens 1000 Mitarbeitern in Deutschland, Österreich und der Schweiz ergaben sich mit Personalaktenmanagement, Kunden-Kommunikation und Projekt-Zusammenarbeit auch die drei wichtigsten ECM-Cloud-Anwendungen. Personalaktenmanagement umfasst die Interaktionen mit Mitarbeitern von der Einstellung bis hin zu regelmäßigen Bewertungen. Da Firmen vermehrt auf geografisch verteilte Mitarbeiter bauen, wird einfacher und sicherer Zugriff auf Personalinformation von überall eine wichtige Anforderung für das Personalmanagement.

Cloud-basierte ECM-Lösungen bieten eine interaktive Umgebung für die Kommunikation zwischen Kunden und Mitarbeitern. Im Zeitalter der Kunden ist es wichtig, dass Kunden einfach und transparent mit Firmen kommunizieren können. Ebenso bedeutsam ist die Kommunikation und Interaktion von internen und externen Mitarbeitern innerhalb von Projekten. Cloud-Lösungen ermöglichen von Anfang an eine schnelle und flexible Art der Projektorganisation, welche die Projektarbeit beschleunigt. Effektive Projekt-Kommunikation verlangt, dass Beteiligte innerhalb und außerhalb einer Unternehmens-Firewall interagieren.

Entscheiden sich Unternehmen für Cloud-ECM ist generell zu bedenken, dass kundenspezifische Anpassungen kaum möglich sind. Vielmehr müssen Unternehmen ihre Prozesse an die verfügbaren Produkte anpassen.