28.09.2017 (as) Drucken
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Übersicht: Digitale Personalakten und HR-Lösungen auf ECM-Basis

  • Inhalt dieses Artikels
  • Übersicht: Digitale Personalakten und HR-Lösungen auf ECM-Basis
  • Personal- und Skillverwaltung mit »nscale HR« von Ceyoniq Technology
  • Docuware regelt HR-Prozesse in der Cloud und On-Premise
  • Personaldaten, Prozesse und Termine mit HR-Lösung von ELO steuern
  • Forcont mit skalierbarer SaaS-Lösung für HR-Aufgaben
  • Kyocera mit vorkonfigurierten HR-Tools für kleine und mittelständische Unternehmen
  • Digitale Personalakte und Workflows von Optimal Systems
  • SER sorgt für gute SAP-Anbindung

Um digitale Talente anzuziehen, HR-Prozesse effizient zu gestalten und rechtliche Vorgaben wie die DSGVO zu erfüllen, ist die Digitalisierung der Personalabteilung dringend anzuraten. Häufig ist digitales Dokumentenmanagement die Basis, um HR-Prozesse elektronisch zu gestalten. Eine Auswahl an Lösungen haben wir in dieser Übersicht zusammengestellt.

Von der Personalplanung und -gewinnung über die -verwaltung und Gehaltsabrechnung bis zu Weiterbildungsmaßnahmen - die Aufgaben in der Personalabteilung sind dokumentenintensiv. Um intern effizient zu arbeiten, setzen Unternehmen verstärkt auf digitalisierte HR-Prozesse, die sie über digitale und elektronische Personalakten und weitergehende HR-Software realisieren.

Viele Anbieter aus dem Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management- (ECM-) Bereich bieten Lösungen für HR-Prozesse an. Teils basieren sie direkt auf den Standardlösungen, teils sind es Pakete oder Module, die speziell auf HR-Abteilungen zugeschnitten sind und Basis-ECM- oder -DMS-Software benötigen. Bei der Auswahl ist daher auf die Software-Voraussetzungen und, um Integrationsmöglichkeiten nutzen zu können, auf Schnittstellen zu anderen HR-Programmen zu achten.

Nicht vergessen sollten Unternehmen auch neben den internen HR-Prozessen, die externen – also das Bewerbermanagement – zu digitalisieren. Denn nur wer selbst digital arbeitet und dies auch nach außen deutlich macht, wird in der Lage sein, digitale Talente anzuziehen und im Unternehmen zu halten.

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Personal- und Skillverwaltung mit »nscale HR« von Ceyoniq Technology

Mit »nscale HR« von Ceyoniq Technology sind Anwender in der Lage, personalbezogene Daten und Dokumente beginnend mit der Bewerbung zu organisieren und zu strukturieren. Neben der Bewerberakte kann Nscale HR Personalstammdaten, Arbeitsverträge und Zeugnisse ablegen, Termine planen sowie Fortbildungen managen und Urlaubs- und Fehlzeiten festhalten. Außerdem umfasst sie Reisekosten- und Spesenabrechnungen, Gehaltsdaten, Altersvorsorge und Weiterbildungsnachweise.

Um Informationen schnell zu finden, ist die Verstichwortung, also das Kombinieren eines Schriftstückes mit  Metainformationen im Vorfeld möglich. Zu jedem Objekt, jeder Information beziehungsweise jedem Dokument lassen sich definierte  Attribute bestimmen.

Über die integrierte Skillverwaltung kann die Lösung die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter erfassen. So lässt sich etwa ermitteln, wer als Ansprechpartner für ein bestimmtes Thema bereit steht oder auf welchen Gebieten noch Lücken vorhanden sind. Aufgrund der Auswertefunktionen besteht auch die Möglichkeit, generell die Personalentwicklung von Abteilungen zu analysieren.

Wünscht ein Mitarbeiter beispielsweise die Einsicht in seine Personalakte, kann dies durch einen temporären Zugriff geschehen. Nach Ablauf der vorgegebenen Zeit oder dem Beenden der Einsicht verfällt diese Möglichkeit wieder.

Der Zugriff auf Nscale HR kann sowohl standortgebunden vom festen Arbeitsplatz als  auch mobil über iOS- und Android-basierte Endgeräte erfolgen.

Im Einsatz ist Nscale HR beispielsweise bei DKB Service, der Hanse Merkur Versicherungsgruppe und der IHK für München und Oberbayern.

Docuware regelt HR-Prozesse in der Cloud und On-Premise

Grafik zur digitalen Personalakte von Docuware Die digitale Personalakte von Docuware umfasst beliebige Unterlagen aus den verschiedensten Quellen (Bild: Docuware)Das als Cloud- und On-Premise-System verfügbare Enterprise-Content-Management-(ECM-)System »DocuWare« des gleichnamigen Herstellers DocuWare bietet auch für HR-Prozesse geeignete Lösungen. Docuware verwaltet HR-Unterlagen wie Zeugnisse, Krankenscheine, Lohnabrechnungen und E-Mails aus allen Quellen einheitlich in einer elektronischen Akte. Anwender können über Indexbegriffe und Schlagworte im Volltext recherchieren. Dokumente lassen sich verschlüsselt, sicher und entsprechend rechtlicher Vorgaben aufbewahren. Dabei kann die Aufbewahrungsdauer genau festgelegt werden, um etwa Bewerbungsunterlagen rechtzeitig wieder zu löschen. Eine individuell definierbare Berechtigungsstruktur sorgt dafür, dass nur befugte Personen auf sensible Informationen zugreifen können.

Der Zugriff kann ortsunabhängig und passwortgeschützt per Web oder App erfolgen. So sind Führungskräfte in der Lage, im Home Office einen Blick in die Zielvereinbarungen ihres Teams zu werfen oder Mitarbeiter sich Gehaltsabrechnungen direkt aus ihrer Akte zu laden. Darüber hinaus lässt sich Docuware auch mit beliebigen HR-Programmen verbinden, sodass Anwender direkt aus der Personalverwaltungs-Software Dokumente ablegen und aufrufen können.

Praktiziert wird dies beispielsweise bei Assmann Zeitarbeit, wo Docuware in die HR-Software »LANDWEHR L1« integriert ist. Dadurch können alle Mitarbeiter von der gewohnten Oberfläche der HR-Software auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen. Der Personaldienstleister nutzt die Cloud-Variante und hat in sieben Monaten 800 digitale Personalakten archiviert. Alle neuen Personaldokumente, die zum größten Teil noch immer per Post eintreffen, werden gescannt, indexiert und über die Mitarbeiternummer automatisch zugeordnet und archiviert. Mit Belegen wie Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise oder Jahresmeldungen wird ebenso verfahren

Personaldaten, Prozesse und Termine mit HR-Lösung von ELO steuern

So regelt »ELO Business Solution HR« die Akteneinsicht (Bild: ELO Digital Office)Im Rahmen der spezifischen Fachlösungen »ELO Business Solutions« bietet der ECM-Softwarehersteller ELO Digital Office als Lösung für Personalabteilungen »ELO Business Solution HR«. Hierbei handelt es sich um eine digitale Personalakte, welche die traditionell gebundene Akte ersetzt und sämtliche Dokumente unabhängig von deren Format an einer zentralen Stelle vereint. Die Lösung erfasst nicht nur Personaldaten, sondern ist auch in der Lage, Prozesse zu initiieren und Termine zu steuern.

Stammdaten der Mitarbeiter können aus vorhandenen HR-Systemen in die ELO-Personalakte übertragen werden. Ein permanenter Datenabgleich sorgt für Aktualität. Folgende Bearbeitungsschritte, wie notwendige Installations- oder Bedarfsanforderungen oder eine Mitteilung an die Mitarbeiter, werden automatisch initiiert. Änderungen von Mitarbeiterdaten werden über einen Antrag vorbereitet und nach Freigabe automatisch übernommen. Checklisten mit Kommentarfunktionen helfen, den Überblick über alle nötigen Aktivitäten zu bewahren.

Individuelle formularbasierte Workflows für automatisierte Prozesse wie Freigaben, Änderungsanträge oder Anfragen lassen sich mit dem Workflow-Designer generieren. Dabei können auch von unterwegs Prozesse, beispielsweise ein Mitarbeiterantrag, auf dem mobilen Endgerät ausgelöst werden. Eine integrierte Vorlagenverwaltung hält Bausteine für Standardschreiben und Templates für Mitarbeiterausweise bereit

Ein Berechtigungssystem sowie Verschlüsselungstechnologien sorgen für die Einhaltung von Datenschutz, rechtlichen Aspekten und gesetzlichen Vorgaben. Die Lösung wird aktuell auf verschiedenen Veranstaltungen der Öffentlichkeit vorgestellt und soll Ende des Jahres verfügbar sein. 

An Weiterentwicklungen arbeitet der Hersteller ebenfalls bereits: Für 2018 sind Lösungen zu den Themen Bewerbermanagement und Abwesenheitsmanagement vorgesehen.

Die ELO Business Solutions, zu denen unter anderem auch Lösungen für Vertrags- und Rechnungsmanagement zählen, bauen auf den ELO-Kernsystemen für Enterprise Content Management auf. Sie integrieren sich in die Mittelstandssoftware »ELOprofessional« sowie in das mandantenfähige System für Großunternehmen und Konzerne »ELOenterprise«.

Forcont mit skalierbarer SaaS-Lösung für HR-Aufgaben

Elektronische Personalakte von ForcontElektronische Personalakte von Forcont (Bild: Forcont Business Technology)Mit einem Einstiegspreis von 69 Euro im Monat pro Nutzer stellt forcont business technology die elektronische Personalakte »forpeople | Der Personalmanager« als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung. Als Web-Client benötigen Nutzer einen HTML5- und JavaScript-fähigen Browser, der über TCP/IP kommuniziert. Alternativ ist die Lösung aber auch als Lizenz zu erwerben.

In der elektronischen Personalakte lassen sich alle Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter speichern und verwalten. Somit sind alle personenbezogenen Daten für den Sachbearbeiter online direkt und vollständig zugänglich. Der Zugang zu Forpeople kann über Rechtefreigaben für unterschiedliche Benutzergruppen gesichert und der Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumentenarten beschränkt werden. Auf diese Weise können selbst Dritte, wie Rechtsanwälte oder Personalberater, einen zeitlich begrenzten Zugriff erhalten.

Die Lösung überwacht diverse Termine und erinnert durch Wiedervorlage und Mailbenachrichtigungen an Fristen sämtlicher Dokumente, zum Beispiel die Gültigkeit von Zertifikaten oder befristete Verträge. Dabei steht die Verfahrensweise im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften und unterstützt die Einhaltung von Betriebsvereinbarungen. Das Löschen von Abmahnungen nach bestimmten Zeitvorgaben ist nach dem Vier-Augen-Prinzip gesichert. Über die automatische Protokollierung sind alle Arbeitsschritte, wie Änderungen an den Stammdaten oder das Bearbeiten von Dokumenten, stets nachvollziehbar. Die Integration von Dokumenten und Daten aus Systemen wie »SAP HCM« ist ebenfalls möglich.

Für die Bereitstellung des SaaS-Angebots greift Forcont auf die Partnerschaft mit T-Systems zurück, die als deutscher Anbieter dem deutschen Rechtsrahmen verpflichtet ist. Mit der Verwendung eines digitalen SSL-Zertifikats stellt Forcont die verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung sicher. Alle Informationen werden verschlüsselt (256-bit-SSL-Verschlüsselung) mit dem Rechenzentrum ausgetauscht. Dadurch wird gewährleistet, dass die Inhalte während des Übertragungsvorgangs vertraulich bleiben. Mit dem SaaS-Modell ist Forpeople auch für kleine und junge Unternehmen interessant, die kein komplettes Enterprise Content Management System nutzen.

Die digitale Personalakte lässt sich mit weiteren HR-Tools erweitern. So können Personalverantwortliche mit der digitalen Arbeitgeberakte HR-Dokumente, die nicht in die Personalakte gehören, effizient und datenschutzkonform verwalten. Die automatisierte Vertragserstellung vereinfacht das Erstellen weitestgehend standardisierter Anstellungsverträge sowie weiterer Vertragsdokumente zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Vor kurzem neu hinzugekommen ist die Sanktionsprüfung, die Unternehmen bei der Einhaltung der Antiterrorismusverordnungen unterstützt. Hierzu werden Prüfdaten gegen Sanktionslisten abgeglichen, die Vorgänge protokolliert und archiviert. Im Einsatz ist Forpeople beispielsweise bei GEMA, Haufe Gruppe und ISS Schweiz AG.

Kyocera mit vorkonfigurierten HR-Tools für kleine und mittelständische Unternehmen

Der Kyocera Workflow Manager im EinsatzDer Kyocera Workflow Manager im Einsatz (Bild: Kyocera Document Solutions)Zur Cebit 2016 stellte Kyocera Document Solutions erstmals Workflow-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen vor, zu denen auch ein HR-Modul zählt. Das HR-Modul kann personalrelevante Dokumente wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Reisekosten-Abrechnungen oder Weiterbildungsnachweise rechtssicher in einer digitalen Akte speichern sowie zentral und strukturiert verwalten. Vorkonfigurierte Masken, Attribute,  Strukturen und Auswertungen erleichtern Anwendern den Einstieg in die Software. Die Lösung bietet Möglichkeiten zur Mitarbeiter- und Volltextsuche sowie eine Terminverwaltung und einen übergreifenden Personalkalender für jeden Mitarbeiter. Außerdem regelt ein Rechtekonzept mit vorkonfigurierten Anwenderrollen, zum Beispiel Sachbearbeiter und Vorgesetzter, den Zugriff auf sensible Informationen.

Das HR-Modul von Kyocera berücksichtigt auch länderspezifische Besonderheiten im Personalbereich. So gibt es für die Verwaltung deutscher Mitarbeiter Masken mit deutscher Fachlichkeit, für die Verwaltung schweizerischer Mitarbeiter solche mit schweizerischer Fachlichkeit. Beispielsweise erfordert die Verwaltung eines deutschen Mitarbeiters eine Angabe der Steuerklasse, während zur Verwaltung eines schweizerischen Mitarbeiters die Angabe der Arbeitsausweisnummer nötig ist, welche in Deutschland keine Rolle spielt. So enthält die deutsche Maske ein Feld Steuerklasse, aber kein Feld Arbeitsausweisnummer. Die schweizerische Maske enthält ein Feld Arbeitsausweisnummer, aber kein Feld Steuerklasse. Die Lösung verwaltet deutsche und schweizerische Mitarbeiter in einer gemeinsamen Datenbasis und regelt die landesspezifischen Daten eines Mitarbeiters über die länderspezifischen Masken.

Neben dem HR-Modul, das beispielsweise bei guenstiger.de im Einsatz ist, enthält die Kyocera-Workflow-Reihe auch Module für die Verwaltung von Lieferanten, Verträgen und Kundendaten. Anwender können die Module einzeln oder kombiniert nutzen. Die modularen Lösungen wurden von der Kyocera-Tochter Ceyoniq Technology mitentwickelt, die wiederum auch eigene Lösungen für beispielsweise das Management von Personaldaten hat.

Digitale Personalakte und Workflows von Optimal Systems

Die digitale Personalakte von OPTIMAL SYSTEMS bündelt im Zusammenhang mit dem Enterprise-Content-Management- (ECM-) System »enaio« Mitarbeiterunterlagen, verwaltet sie revisionssicher und verknüpft sie mit den Stammdaten der Fachanwendungen für Lohn- und Gehaltsabrechnung. Damit lassen sich alle Unterlagen in der elektronischen Bewerberakte verwalten und die einzelnen Etappen der Arbeitsprozesse im System planen. Sachbearbeiter können außerdem mit Vorlagen und Serienbrieffunktionen, die Korrespondenz mit den Bewerbern erledigen.

Ergänzt werden die Standardfunktionen durch die Einbindung digitaler Workflows. Darüber können Anwender die Personalakten auch mit Dienstreise- oder Urlaubsgenehmigungsworkflows koppeln – und so die Personalprozesse der HR-Abteilung nochmals beschleunigen. Im Einsatz ist die digitale Personalakte unter anderem bei Häcker Küchen, dem Fahrzeughersteller Goldhofer und dem Radiosender antenne BAYERN.

SER sorgt für gute SAP-Anbindung

Digitale Personalakte von SERDigitale Personalakte von SER (Bild: SER)Auf Basis der Dokumentenmanagementsoftware »Doxis4« bietet SER die »Doxis4 Personalakte«. Mitarbeiterrelevante Informationen wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Vereinbarungen, E-Mails, und Qualifikationsnachweise, die elektronisch vorliegen, lassen sich in der Doxis4 Personalakte effizient, systematisch und strukturiert bündeln.

Ist ein SAP-System im Einsatz, enthält die Doxis4 Personalakte daraus die wichtigsten Stamm- und Vertragsdaten, die auf dem elektronischen »Aktendeckel« angezeigt werden. So haben die Mitarbeiter in der Personalverwaltung alle Daten und Dokumente auf einem Blick, ohne sie in verschiedenen Systemen suchen zu müssen.

Onboarding-Prozesse lassen sich mit »Doxis4 Workflows« unterstützen. Beispielsweise löst die Anlage eines neuen Mitarbeiters in SAP automatisch alle weiteren Aktivitäten aus. Gesteuert per Workflow werden die Aufgaben verteilt: Keycard für den Zutritt zum Firmengebäude programmieren, Computer bestellen und konfigurieren, Firmenwagen leasen, Büroraum festlegen und Namensschild anbringen und Eintrag im Firmen-Intranet zur Begrüßung des neuen Mitarbeiters.

Serverseitig läuft Doxis4 auf Windows-, Linux- und AIX-Betriebssystemen, während clientseitig Windows-, Web- und Mobile-Clients zur Verfügung stehen.

Genutzt wird die HR-Lösung von SER beispielsweise vom Maschinenbauunternehmen HANSA-FLEX, das damit 2.000 aktive Personalakten mit jeweils rund 100 Dokumenten verwaltet. 15 User in der zentralen Personalabteilung und etwa 100 Führungskräfte können damit schneller als zuvor Akten und Dokumente finden.