19.07.2013 (as) Drucken
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Interview mit Thomas Kleiner, Ixenso Software-Solutions

Um eine moderne und effiziente Output-Lösung zu realisieren, muss ein Unternehmen laut Thomas Kleiner, CEO des ECM-Beratungshauses Ixenso Software-Solutions, den gesamten Prozess und nicht nur den Teil der Datenerstellung und Aufbereitung betrachten. Dabei ist zu hinterfragen, ob die Firma überhaupt die Vielzahl der erzeugten Dokumente benötigt oder Prozesse durch organisatorische Veränderungen optimieren kann.

Inwieweit sind Unternehmen aus Ihrer Sicht für die Multi-Channel-Entwicklung im Output-Bereich gerüstet, bei der neben klassischen Druckern digitale Ausgabekanäle wie Tablet-PCs, Smartphones und Social-Media-Seiten eine zunehmende Rolle spielen?

Thomas Kleiner, CEO, Ixenso Software-Solutions (Bild: Ixenso Software-Solutions)
Kleiner: Nach unserer Auffassung und aufgrund der aktuell sehr stark nachgefragten Themen Digital-Mailroom, Invoice Processing und Case Management, befassen sich aktuell nur die wenigsten beziehungsweise nur Unternehmen mit einem großen Outputvolumen mit diesem Thema. Die Aufgabe der Beratungsunternehmen ist es, eine ganzheitliche Sicht auf die Unternehmensprozesse zu vermitteln und Prozesse nicht erst am Eingang (Digital-Mailroom) zu betrachten, sondern bereits bei der Erstellung zu berücksichtigen.

Wo besteht der größte Handlungsbedarf?

Kleiner: Kunden – insbesondere die »Smartphone Generation« - wollen kein Papierdokument mehr, sondern aktiv an den Geschäftsprozessen via App teilnehmen und über den Status informiert werden. Warum also die Kunden der Kunden nicht von Beginn an in die Prozesse einbeziehen? Diese Kundenforderung ist leider noch nicht bei allen Unternehmen angekommen.

Ab wann lohnt sich eine zentrale Output-Management-Software, die Dokumente für verschiedene Ausgabekanäle und die Weiterverarbeitung vorbereitet?

Kleiner: Eine pauschale Antwort kann hier nicht gegeben werden, da nicht ausschließlich die Quantität der produzierten Dokumente für die Entscheidung herangezogen werden sollte. So kann zum Beispiel die Anzahl der datenproduzierenden Systeme, die Marken- oder Marketingplatzierung (Angebot des Monats), die Mehrsprachigkeit, Flexibilität der Inhalte, die Anzahl der Dokumentarten oder die Rechtssicherheit in den Dokumenten ein ausschlaggebendes Kriterium für die Einführung sein. Trifft eine der obigen Kriterien zu und passt auch das Volumen, kann sich eine Investition bereits innerhalb eines Jahres rechnen. Attraktiv könnten auch Digital Pen Solutions sein, welche Papier und digitale Prozesse sehr anwenderfreundlich kombinieren.

Wie gestaltet sich aus Ihrer Sicht die Absatz-Entwicklung für professionelle Output-Management-Lösungen und wie viele Unternehmen setzen diese bereits ein?

Kleiner: Der Absatz von Output-Management-Systemen wird aus unserer Sicht weiter auf Wachstumskurs sein, muss jedoch zwingend im Kontext einer ECM-Strategie betrachtet werden. Somit werden dedizierte OMS-Hersteller eine ähnliche Entwicklung wie seinerzeit die BPM-Hersteller nehmen. Bei unseren Kunden ist der Einsatz von Output-Management-Systemen noch deutlich unterrepräsentiert.

Wie wirkt sich die zunehmende Bedeutung digitaler Ausgabekanäle wie Tablet-PCs, Smartphones und Social-Media-Seiten, die es neben klassischen Druckern gibt, auf das Geschäft klassischer Druckerhersteller einerseits und Anbieter von Enterprise-Content-Management-Lösungen andererseits aus?

Kleiner: Das Geschäft der Druckerhersteller wird sich in den nächsten Jahren weiter verlagern und ganz neue Themen adressieren oder spezialisieren – siehe aktuell 3D-Druck. Im klassischen beziehungsweise ursprünglichen Segment gehen wir davon aus, dass die Umsätze in den kommenden Jahren weiter rückläufig sein werden.

Wie stark ist die Bedeutung weiterer digitaler Ausgabekanäle neben klassischen Druckern aus Ihrer Sicht tatsächlich?

Kleiner: Papier wird auch in der Zukunft nicht wegzudenken sein, denn es ist einfach zu einem etablierten und einfach zu bedienendem Medium für den Menschen geworden. Dennoch sind wir überzeugt, dass immer mehr Informationen in kleinen und optimierten Applikationen bereitgestellt werden. In einigen Jahren ist durchaus auch EIN »digitaler Briefkasten« für alle Eingangskanäle bzw. Korrespondenzen denkbar – gerade weil sich der e-Postbrief und de-Mail nicht durchgesetzt haben.

Inwieweit erleichtern Standards wie HTML 5, PDF/XX, ZUGFeRD oder ähnliche, die den digitalen Datenaustausch und die Archivierung unterstützen, Output-Aufgaben bei Unternehmensanwendern?

Kleiner: Standards vereinfachen auf allen Ebenen den Umgang mit Dokumenten, somit ist die Einführung von Dokumentenstandards beziehungsweise deren Einhaltung bei der Generierung von Dokumenten elementar wichtig und zwingend für den Erfolg solcher Systeme.

Wie weit sind diese Standards in den Produkten und bei den Anwendern verbreitet?

Kleiner: Mit HTML5 können Inhalte auf unterschiedlichen Endgeräten userfreundlich präsentiert werden, hierdurch wird die Anwenderakzeptanz und somit auch die Verbreitung rasant gesteigert. PDF/XX wird sich in unterschiedlichen Ausprägungen weiter als »Quasi-Standard« durchsetzen, da es in den Unternehmen bereits stark vorhanden beziehungsweise in den dortigen Archiven gespeichert ist. Auf Grund der enormen Datenmengen wird das searchable PDF/A für die Unternehmen immer wichtiger. Moderne OMS unterstützen diese Standards bereits. Hersteller die nicht nachziehen, werden am Markt kaum noch eine Bedeutung haben.

Wie kann ein Unternehmen kostengünstig eine moderne und effiziente Output-Lösung realisieren?

Kleiner: Indem das Unternehmen den gesamten Prozess und nicht nur den Teil der Datenerstellung und Aufbereitung betrachtet. Kommt das Dokument gegebenenfalls wieder in das Unternehmen zurück? Wie kann es dem Workflow wieder zugeordnet werden? Wo liegt das höchste Potential zur Optimierung, wirklich im Output zum Kunden. Man beachte, dass 80 Prozent der Kommunikation in einem Kundenfall intern erfolgt! Benötigt das Unternehmen überhaupt die Vielzahl der erzeugten Dokumente oder kann hier durch organisatorische Veränderungen optimiert werden?

Sehen Sie durch die Zunahme der Ausgabekanäle und der Notwendigkeit diese zu managen - was aber auch Druck- und Verteilungskosten spart - eher eine Zu- oder Abnahme der Output-Kosten für Unternehmen?

Kleiner: Wir sehen eher eine Verlagerung, keine Reduzierung der Kosten. Die Kundenkommunikation wird zukünftig noch stärker über unterschiedliche Kanäle und Medien erfolgen. Somit werden Kosten zu Investitionen und die Kunden werden Teil der Prozesse. So werden Belege zum Beispiel mit einer App fotografiert, auf dem Smartphone aufbereitet, vom Kunden bereits vorklassifiziert und direkt dem Unternehmensworkflow zur Verfügung gestellt. Die Kosten für das Scanning und gegebenenfalls für die OCR/Texterkennung fallen weg, im Gegenzug muss vom Unternehmen in die Erstellung einer App investiert werden.