Studie: So sieht das Büro der Zukunft aus

Das Büro der Zukunft ist zwar grün, aber nicht papierlos. Dies belegt eine Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation und Kyocera. Experten und Anwender erwarten, dass künftig flexibler und mobiler gearbeitet wird. Starre Bürowelten weichen Heimarbeitsplätzen und virtuellen Arbeitsstrukturen.

Was ist nach dem morgendlichen Aufstehen in der Regel das Schlimmste? Für viele Erwerbstätige der Weg in die Arbeit. Aber, Erlösung naht. Das Büro soll immer seltener an einen festen Platz gebunden sein. In Zukunft ist Mobilität Trumpf. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) und Kyocera Mita. Anlässlich des 25-jährigen Firmenjubiläums des Druckerherstellers wurde eine Befragung unter 1.200 Anwendern und 35 Experten aus Politik, Wirtschaft und Institutionen für Zukunfts-, Klima- und Arbeitsforschung sowie Büroentwicklung durchgeführt.

»Das Home-Office, die Arbeit aus den eigenen vier Wänden, wird zur Selbstverständlichkeit«, erklärt Stefan Rief, Leiter des Competence Centers Workspace Innovation am Fraunhofer-Instituts IAO. So sehen dies beispielsweise 72 Prozent der befragten Experten und 65 Prozent der Anwender. Die Menschen werden, je nach Funktion und Aufgabe, stärker dezentral in virtuellen Arbeitsräumen tätig sein. Komplett virtuell wird die Bürowelt der Zukunft allerdings nicht funktionieren. Kreative Kernteams, die mit der Unternehmenskultur und Identität eng zusammenhängen, sollen zusammenarbeiten. Zwei Drittel der Experten glauben, dass feste Unternehmensstrukturen in Zukunft aufbrechen und die Beschäftigung von freien Mitarbeitern normal werden wird – in allen Unternehmensbereichen. Die Arbeitszeitmodelle der Zukunft richten sich am individuell unterschiedlichen Arbeitsrhythmus des Einzelnen aus. Auch wenn die Flexibilität steigt, ein komplettes verschmelzen von Arbeit und Privatleben findet nicht statt.

Die Arbeitsumgebung passt sich den Bedürfnissen an

»Die Bürotechnik der Zukunft wird einen virtuellen Arbeitsraum erschaffen, der das Arbeiten vor Ort unnötig macht, weil er einfach aufzubauen und realitätsnah ist«, meint Kyocera-Unternehmenssprecherin Monica Jacoby, in ihrem zur Studie verfassten White-Paper »Bürowelten der Zukunft«. »Der These, dass wir in Zukunft über längere Phasen lediglich virtuell mit unseren Kollegen vernetzt sein werden, stimmen zwei Drittel der Experten und sechs von zehn Anwendern zu.«

»Die Bürowelten der Zukunft werden sich dem demographischen Wandel anpassen«, ergänzt Reinhold Schlierkamp, Geschäftsführer bei Kyocera. »Das heißt, Bürotechnik wird sich viel stärker an den Bedürfnissen älterer Mitarbeiter orientieren.« Da mehr mobil gearbeitet wird, steigt der Bedarf an flexiblen Drucklösungen. Die Studie nennt hier cloudbasierte »Points of Print« als Teil des Dokumentenmanagements. Das heißt, Dokumente lassen sich an öffentlichen Druckern auf der ganzen Welt ausdrucken.

Gleichzeitig ist das Büro der Zukunft ein Raum mit hohen Ansprüchen an Design und Sinnlichkeit: Drucker, Kopierer und Multifunktionssysteme sollen in der Zukunft genauso designorientiert sein wie Handys, Notebooks und PCs. Hier liegt die Zustimmungsrate bei den Anwendern sogar bei über 60 Prozent. Kein Wunder möchte man sagen, wenn man sich die aktuellen Gerätegenerationen anschaut. Zugegeben, Drucker haben sich in Punkto Form- und Farbgebung in den letzten Jahren durchaus entwickelt. Die neusten Generation kommen aber zum Teil schon sehr plastikmäßig daher.

Büro der Zukunft: Ressourcen- und energieneutral

Das Energiesparen bleibt auch langfristig ein Thema. Unternehmen achten noch stärker als bisher auf ihre CO2-Bilanz und in allen Bereichen auf ressourcen- und energieneutrales Wirtschaften. »Das Büro der Zukunft ist grün«, sagen 94 Prozent der Experten – die höchste Zustimmung bei den insgesamt 20 abgefragten Thesen. Der so genannte »Carbon Footprint«, der Kohlenstoff-Fußabdruck, also die CO2-Belastung eines Produkts, ist dabei nach Meinung von 72 Prozent der Experten ein guter Indikator für Umweltverträglichkeit. Das sehen zwei Drittel der Anwender ebenfalls so.

Dies schließt alle Energie- und Materialströme ein, die innerhalb des Lebenszyklus eines Produktes oder einer Dienstleistung zum Einsatz kommen. »Bereits heute gehen rund 40 Prozent der Erwerbstätigen Büroarbeit in ihren unterschiedlichsten Ausprägungen nach und nehmen dabei in einem nicht unerheblichen Maß Ressourcen in Anspruch«, sagt Rief vom Fraunhofer-Institut. »In 25 Jahren wird der ökologische Aspekt der Nachhaltigkeit fester Bestandteil in der Gestaltung von Büro- und Wissensarbeit sein.«

Mythos papierloses Büro

Bild: Kyocera

Zur Umweltfreundlichkeit gehört selbstverständlich auch die Frage nach dem papierlosen Büro. Ein Mythos, den die Branche schon seit Jahrzehnten herbei orakelt. Während 44 Prozent der Experten davon ausgehen, dass Papier als Medium nicht zu verdrängen ist, glaubt ein etwa gleich großer Teil der Anwender schon daran, dass in 25 Jahren auch ein papierloses Büro existieren könnte. »In den Ergebnissen wird deutlich, dass sich die Rolle des Papiers weg vom Standard-Arbeitsmaterial hin zur wertvollen Ressource verändert«, resümiert Rief.

Ausgewählte »Dokumente von Wert« liegen nach Meinung vieler Fachleute weiterhin physisch vor. Dazu gehören unter anderem Vertragsunterlagen, Urkunden oder wichtige Fotos. »Das papierlose Büro war ein Wunschtraum vor 20 Jahren und wird es in 20 Jahren immer noch sein« – diese Einschätzung eines Anwenders macht deutlich, dass für die Benutzer das Medium Papier noch eine wichtigere Rolle einnimmt als bei den Experten. Hier kann sich nur jeder Vierte einen Arbeitsplatz ohne Papier vorstellen.

»Ein Blick in eine 25 Jahre entfernte Zukunft bleibt spekulativ, dennoch zeigt die Experten- und Anwenderbefragung Ansätze auf, wie sich unsere Arbeits- und Lebenswelt verändern könnte. Besonders spannend erscheint der Umgang mit unseren digitalen Spuren. Unsere Identität wird vielschichtig sein und wie selbstverständlich aus realen und digitalen Eindrücken bestehen«, resümiert Rief. Seiner Meinung nach muss das Papier der Zukunft vor allem drei Eigenschaften erfüllen: »Ob das Papier der Zukunft digital, wiederbeschreibbar, lösch- und auslesbar sein wird, muss sich noch zeigen. Sicher scheint, dass Experten und Anwender auch in der weiten Zukunft noch ein intuitives, haptisches und einfaches Trägermedium in ihren Händen halten wollen.«

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