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Postbearbeitung


13.04.2015

Überblick zu elektronischen Posteingangslösungen

Überblick zu elektronischen PosteingangslösungenEin Geschäftsbrief, der beim Eintreffen an das adressierte Unternehmen bereits digitalisiert wird, lässt sich schneller und effizienter bearbeiten als in Papierform. Hierfür benötigen Unternehmen zentrale elektronische Posteingangslösungen, die als Komponenten eines ECM-Systems zu verstehen sind. Trotz einem hohen technischen Entwicklungsstand, kommt es immer wieder zu trivialen Problemen.


10.04.2015

Zunächst Rechnungspost automatisiert verarbeiten

Zunächst Rechnungspost automatisiert verarbeitenBevor Unternehmen den kompletten Posteingang digitalisieren und automatisieren, starten viele zunächst mit dem Rechnungseingang. Schon die reine elektronische Archivierung von Rechnungen spart Zeit und Geld. Dabei könnte mit dem ZUGFeRD-Standard die Rechnungsverarbeitung komplett automatisiert werden. Auch wenn viele noch zögern, gibt es bereits erste ZUGFeRD-Anwender wie das Großhandelsunternehmen Beck.


09.04.2015

»Die automatisierte Posteingangslösung ist unternehmenskritisch«

»Die automatisierte Posteingangslösung ist unternehmenskritisch«Eine automatisierte Posteingangslösung ist ein unternehmenskritisches System, betont Jörg Eckhard, Leiter Vertrieb von Dmsfactory, im Interview mit ECMguide.de. Schließlich wären alle Mitarbeiter im Unternehmen, die in den nachfolgenden Prozessen arbeiten, auf einen Schlag »arbeitslos«, wäre ein solches System mehrere Tage nicht verfügbar.


08.04.2015

»Gängige Qualitätszertifizierungen sind Pflicht«

»Gängige Qualitätszertifizierungen sind Pflicht«Woran man einen guten Scan-Dienstleister für die Auslagerung des digitalisierten Posteingangs erkennt, erklärt Markus Wenig, Bereichsleiter des Berliner Systemhaus SRZ, im ECMguide.de-Interview. Technisch komme es auf Ausfallsicherheit, Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Produktivität an. Bei der Planung sollte intensiv besprochen werden, was mit welchem Schriftstück zu tun ist.


07.04.2015

»Hundertprozentige Erkennungsraten sind keine Chimäre«

»Hundertprozentige Erkennungsraten sind keine Chimäre«Hundertprozentige Erkennungsraten sind, wie Peter Schnautz, Geschäftsführer des Scanner-Herstellers Inotec, im ECMguide.de-Interview äußert, keine Chimäre. Je besser die Vorlage elektronisch erfasst werde, desto höher die Erkennungsraten. Aber auch die Prozesse müssen für hohe Erkennungsraten genau definiert sein.


06.04.2015

»Teilweise müssen wir den Druck-Button deaktivieren«

»Teilweise müssen wir den Druck-Button deaktivieren«Im Interview mit ECMguide.de berichtet Thomas Kleiner, CEO von iXenso, aus eigener Praxis als Lösungsintegrator, worauf es bei der Realisierung von digitalen Posteingangslösungen besonders ankommt. Wichtig sind eine sehr gute Digitalisierung und Erkennung am Eingang, ein Umdenken in den Prozessen und natürlich die intensive Vorbereitung und Integration der Anwender – inklusive dem Management. Schließlich haben ausgedruckte Mails und Dokumente keinen Vorbildcharakter.


04.04.2015

»Viele der heute existierenden Lösungen sind ausbaufähig«

»Viele der heute existierenden Lösungen sind ausbaufähig«Als besonders wichtig erachtet ECMguide.de-Interviewpartner Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer von Mindbreeze, bei Posteingangslösungen unter anderem hohe Erkennungsraten, den Einsatz selbstlernender Systeme und Mechanismen zur Vollständigkeitskontrolle. Um diese Anforderungen abzudecken, hat sein Unternehmen eine Appliance entwickelt, die beispielsweise viele Dateiformate direkt unterstützt, während Wettbewerbslösungen Eingänge erst in PDFs umwandeln.


»Den Zeitgewinn in die Prozesse bringen«

Intelligente Produkte in der automatischen Postbearbeitung verwenden heute bis zu 3.000 verschiedene Merkmale, um ein Dokument vom anderen zu unterscheiden. Welche technischen Neuerungen hierzu führen, berichtet unter anderem Peter Fischer, Mitglied der Geschäftsführung des Scandienstleisters ALPHA COM im ECMguide.de-Interview.

Marktstudie zur E-Rechnung

Das Schweizer Unternehmen Billentis hat eine internationale Marktstudie zur elektronischen Rechnungsbearbeitung veröffentlicht, in der es um die Verbreitung, Formen und Einsparpotenziale von elektronischen Rechnungen geht. Ziel der Studie ist, Rechnungssteller und –empfänger zu unterstützen, teure papiergebunden Abläufe zur Rechnungsbearbeitung durch elektronische Prozesse zu ersetzen.

Papier – einer der größten Zeitverschwender im Büro

Studie zum »Tag der Arbeit« von Adobe: Suche nach Papierdokumenten sowie Abstimmungs- und Korrekturprozesse stören am meisten. Digitale Signatur wäre eine große Arbeitserleichterung. Papierverschwendung ist noch immer Thema. Potenzial neuer Technologien noch nicht ausgeschöpft.

AIIM-Studie: Papierberge in der Rechnungsverarbeitung

AIIM-Studie zeigt: Automatisierte Zahlungssysteme amortisieren sich oft schon im ersten Jahr. Eine fehlende Rechnungsverarbeitung bringt nicht nur Nachteile bei der Effizienz, sondern auch im Liquiditätsmanagement und behindert die Transparenz von Geschäftsprozessen.


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