27.07.2011 (eh) Drucken
(2.8 von 5, 6 Bewertungen)

Im Interview: Opentext

Der Trend zur zunehmenden Digitalisierung war schon immer eine Herausforderung in Postbearbeitungsabteilungen. Nun kommt eine neue hinzu: De-Mail und E-Postbrief wurden jüngst rechtlich verabschiedet, die ersten Anbieter werfen die Marketingmaschinerie dafür an.
ECMguide.de sprach mit Lars Thielke, Solution Sales Manager beim ECM-Spezialisten OpenText, über die neue E-Mail- bzw. Online-Briefgeneration und weitere Trends im Bereich Postbearbeitungslösungen.

Was bewegt den Markt für Postbearbeitungslösungen derzeit am meisten? Neuerungen bei klassischen Lösungen, oder der Hype rund um den kommenden elektronischen Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief?

Lars Thielke

Thielke: Aus Sicht eines ECM-Herstellers bewegt den Markt derzeit vor allem das Thema Digitaler Posteingang und personalisierte Kundenkommunikation. Beim Digitalen Posteingang geht es darum, die heutigen Posteingangskanäle (Briefpost, E-Mail, Fax, FTP, etc.) zu bündeln, die Information zu digitalisieren, die eingehende Information zu klassifizieren, und dann an den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen möglichst noch taggleich zuzustellen. Dabei können Geschäftsprozesse durch gezielte Datenextraktion schon aktiv unterstützt werden. Die Unternehmen können schneller reagieren und die Kunden- und Lieferantenzufriedenheit erhöhen. Die Postbearbeitungsstelle wird dabei zur zentralen Digitalisierungsstelle im Unternehmen. Personalisierte Kundenkommunikation bedeutet in kurzen Worten, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter, Zulieferer und Kunden über alle denkbaren Output-Kanäle mit für den Empfänger relevanten Informationen versorgen.

Glauben Sie, dass sich elektronischer Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief breitflächig durchsetzt? Immerhin muss sich ein potenzieller Kunde erst mal registrieren, was bei der normalen Papierpost nicht notwendig ist…..

Thielke: Die Registrierung ist auf jeden Fall eine Hürde, die Diskussion um fehlende Sicherheitsaspekte bei der Wahrung des Postgeheimnisses eine andere. Generell steigt der digitale Informationsaustausch bereits heute über Internet und mobile Endgeräte stetig an – auch ohne De-Mail oder E-Postbrief. Die Herausforderung wird sein, dem Bürger quasi eine Art Einpostfachsystem anzubieten, in dem er seine E-Mails, Online-Briefe und sicherheitsrelevante Post (wie zum Beispiel De-Mail) verwalten kann. Letztlich muss eine Lösung nur einfach sein, dann findet sie auch Verbreitung.

Wird nicht die elektronische Signatur beim Online-Brief überflüssig? Eigentlich besteht keine Notwendigkeit mehr für eine elektronische Signatur…

Thielke: Der Trend scheint dahin zu gehen. Der Gesetzgeber hat ja bereits ab 01.07. die Signaturvorschrift für PDF-Rechnungen per E-Mail über das Steuervereinfachungsgesetz gekippt. Aber nun müssen die Unternehmen eigenverantwortlich überprüfen, ob die eingereichte Rechnung echt, unversehrt und inhaltlich korrekt ist. Da sind dann innerbetriebliche Kontrollverfahren bzw. Monitoring-Systeme erforderlich. Das Problem einer Verifizierung und Authentifizierung bleibt also.

Für welche Anwendergruppe ist der Online-Brief am interessantesten? Doch wohl eher für Unternehmen und Behörden, der normale Bürger dürfte sehr selten davon profitieren…

Thielke: Die Idee von De-Mail war ja, den Bürger mit öffentlichen Behörden per E-Mail rechtssicher kommunizieren zu lassen. Das neue De-Mail-Gesetz will dabei die Geschwindigkeits- und Kostenvorteile der E-Mail mit dem Sicherheitsniveau des konventionellen Briefes kombinieren. Aber aufgrund der Sicherheitsbedenken und des Aufwands werden die Bürger weiter vorsichtig bleiben und vermutlich in naher Zukunft weiterhin sensitive Dokumente auf dem klassischen Postweg einreichen. Für Behörden und Unternehmen kann der Online-Brief interessanter sein. Die Behörden sparen selbstverständlich Kosten im Einschreibverfahren und in der Zustellung, gleiches kann auch für Unternehmen gelten.

Geht es also der normalen Briefpost an den Kragen, oder nicht?

Thielke: Das Papier wurde schon oft tot gesagt. Aber der Trend geht immer mehr zu digitalem Austausch von Informationen. Gerade die nachwachsenden Generationen kommunizieren kaum noch über klassische Briefpost sondern über mobile Endgeräte und Internet. Insofern wird die klassische Briefpost rückläufig werden. Letztlich werden wir mit hybriden Systemen leben, und müssen in der Lage sein, mit Medienbrüchen umgehen zu können. Die Briefpost kann dadurch aber an Wertigkeit gewinnen.

Es wird wohl auf hybride Postsysteme hinauslaufen. Heißt: Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert. Könnte dies die Lösung bei modernen Postbearbeitungslösungen sein?

Thielke: Das ist ja bei modernen Postausgangslösungen heute schon der Fall. Durch die Akquisition der Firma Streamserve im Jahr 2010 ist Opentext in diesem Bereich hervorragend und innovativ aufgestellt. Für moderne Postausgangslösungen ist es wichtig, dass Aspekte wie Corporate-Design, Layout, Berechtigungs- und Freigabestrukturen, Porto-Optimierung, Beilagen-Management bis hin zur Wahl des richtigen Ausgangmediums ganzheitlich berücksichtigt werden. Unsere Lösungen können das sicherstellen.

Werfen wir jetzt einen Blick auf Rechnungseingangslösungen. Hier soll es erhebliche Einsparpotenziale geben. Wie weit haben sich solche Lösungen schon durchgesetzt?

Thielke: Lösungen zur Rechnungseingangsbearbeitung haben sich bei Großunternehmen seit 2003 immer mehr durchgesetzt und sind dort nahezu überall im Einsatz. Die Einsparpotenziale sind aber sehr unterschiedlich. Am meisten haben die Firmen profitiert, die gleich ganzheitliche Geschäftsprozesslösungen eingesetzt haben. Der Trend geht derzeit weg von Best-of-Breed-Lösungen hin zu im ERP-System hochintegrierten Lösungen, die nicht nur die Rechnungserkennung, sondern auch die Verbuchung, Behandlung der arbeitsintensiven Ausnahmen (wie zum Beispiel Preis- oder Mengenabweichungen) sowie die Freigabe- und Genehmigungsprozesse in einem Produkt abbilden können. Unsere Lösung für SAP-Anwender beispielsweise hierzu, »Vendor Invoice Management«, vereint all dies Aspekte und gibt dem Manager volle Transparenz über den Prozess und Auswertungen über die Effizienz.

Noch vor etlichen Jahren gab es rund um Transpromo fast einen Hype. Wir haben den Eindruck, es ist etwas abgeflaut. Ist unser Eindruck zu oberflächlich, oder setzen sich Transpromo-Mailings bzw. -Lösungen doch durch?

Thielke: Der Trend zu immer personalisierteren Postausgangsdokumenten ist weiter ungebrochen. Das Unterstützen von Cross-Selling und Thirdparty-Marketing ist weiterhin relevant. Nur müssen auch Regeln beachtet werden. Aus Gründen der Porto-Optimierung sollte man nicht eine Mahnung oder Vertragskündigung beispielsweise mit einer Promotion-Aktion verknüpfen. Oft fehlt es den Unternehmen aber schlicht an der Infrastruktur, die relevanten Daten aus den verschiedenen Quellen miteinander zu verknüpfen. Dies sicher auch eine Stärke der OpenText-Lösung in diesem Bereich.

Wagen Sie einen Ausblick, sagen wir zwei bis drei Jahre. Auf welche Trends sollen sich unsere Leser im Postbearbeitungs-Segment dann einstellen?

Thielke: Das Thema Digitaler Posteingang wird auf der Input-Seite weiter an Bedeutung gewinnen. Der Druck, die mittlerweile vielen Eingangskanäle von Postdokumenten zu strukturieren und zu verwalten und schneller auf eingehende Post zu reagieren, nimmt weiter zu. Die Mehrwerte entstehen dabei in den nachgelagerten Geschäftsprozessen. Die Poststellen haben in dem Rahmen die Chance, sich als Digitalisierungs-Center im Unternehmen zu profilieren. Auf der Postausgangs-Seite müssen Postdokumente den immer strengeren Compliance-, Berechtigungs-, Sicherheits- und Design-Vorschriften Rechnung tragen. Der Trend zur Individualisierung wird weiter wachsen. Der Druck steht immer stärker in Konkurrenz mit anderen Output-Kanälen wie Web- oder Mobil-Applikationen.

. Kommentar schreiben