04.05.2018 (as)
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Auswahl verschiedener Capture-Lösungen

  • Inhalt dieses Artikels
  • Auswahl verschiedener Capture-Lösungen
  • BCT fokussiert Rechnungseingang mit modularer Lösung »Capture«
  • ECM-Hersteller Easy mit umfangreicher Erfassungslösung
  • Newcomer Ephesoft
  • Dpuscan von Janich & Klass steuert unterschiedliche Scanner parallel
  • Erfassungsspezialist Kofax bietet Plattform-Lösung
  • Autostore von Nuance leitet Workflows ein
  • Paperstream Capture Pro von PFU mit lebenslanger Lizenz
  • SER klassifiziert im Kern des ECM-Systems
  • Crosscap von SRZ vergibt elektronische Signatur

Um Prozesse zu digitalisieren, benötigt die Unternehmens-IT nicht nur Hardware, die erfasst und Software, die digitale Dokumente verarbeitet, sondern auch eine Software dazwischen. Diese Capture- oder Erfassungssoftware sorgt dafür, dass digitalisierte Bilder in maschinenlesbare Zeichen gewandelt und auch digital - beispielsweise per E-Mail - erfasste Dokumente richtig zugeordnet werden. Neu in diesem Update: BCT

Erfassungs- oder Capture-Software lässt sich individuell auswählen oder im Gesamtpaket mit Scanner, Multifunktionsgeräten oder anderer Software allen voran Enterprise-Content-Management-Paketen erwerben. Zwar ist sie nicht oder zumindest meist nicht unternehmenskritisch, trotzdem lohnt sich auch ein genauerer Blick auf sie. So können Unternehmen Kosten sparen und diese angefangen bei den Lizenzen, die sich anwenderbasiert, nach Dokumentenaufkommen und leistungsbasiert staffeln können. Außerdem kommt es sehr auf den Funktionsumfang und die Bedienfreundlichkeit an. Nur wenn sich die Software leicht bedienen lässt, arbeiten die Mitarbeiter damit effektiv. Wichtig ist vor allem, dass sie an die bestehenden Unternehmensprozesse angepasst wird und zum Unternehmen passt.

BCT fokussiert Rechnungseingang mit modularer Lösung »Capture«

BCT bietet Capture-Software für das Auslesen von Rechnungen (Bild: BCT)BCT bietet Capture-Software für das Auslesen von Rechnungen (Bild: BCT)Den Fokus legt BCT Deutschland bei ihrer Lösung »Capture« auf die Unterstützung der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Die Software erkennt Dokumente als Rechnungen, prüft die einzelnen Bestandteile und Positionszeilen und leitet die Daten automatisch an Folgesysteme weiter. Da die Lösung unabhängig vom Eingangskanal und der Struktur funktioniert, spielt es keine Rolle, ob Rechnungen im Papierformat oder als PDF-Datei im E-Mail-Anhang im Unternehmen eintreffen.

Capture von BCT ist modular aufgebaut, so dass sich je nach benötigter Funktionalität Module zusammenstellen lassen. Das »BCT Capture Grundmodul« bildet die Basis und ist für jede Installation notwendig, um eines oder weitere Zusatzmodule nutzen zu können. Durch das Zusatzmodul »Klassifizierung« werden anhand von Inhaltsmerkmalen die eingehenden Dokumente automatisch den jeweiligen Dokumententypen zugeordnet und dem entsprechenden Prozessschritt zugewiesen. Das Zusatzmodul »Dokumentenerfassung« sorgt dafür, dass das System automatisch die Kopf- und Fußzeilen eines Dokumentes ausliest. Um einzelne Positionsdaten einer Tabelle auszulesen, wird die Positionszeilen-Erkennung benötigt, die das Zusatzmodul »Dokumentenerfassung mit Positionszeilen« enthält.

Durch die Positionszeilenerkennung ergeben sich folgende Vorteile: Die Lösung berechnet und prüft automatisch sowohl den Netto-Gesamtbetrag als auch den Gesamtpreis jeder Rechnungsposition, der sich aus der jeweiligen Menge und dem Einzelpreis ergibt. Ferner vergleicht sie die einzelnen Felder auf der Bestellübersicht (Preise, Artikelnummer etc.) mit jenen der finalen Rechnung. Gibt es für mehrere Bestellungen nur eine (Sammel-)Rechnung, ordnet die Software die einzelnen Positionen den jeweiligen Bestellungen entsprechend zu.

Neben den Zusatzmodulen existieren zwei Optionsmodule: Mit »Ordnerüberwachung« werden zu verarbeitende Dokumente automatisch importiert und der Folgeprozess selbstständig gestartet. »E-Mail-Postfachüberwachung« sorgt dafür, dass digitale Dokumente aus E-Mails selbstständig abgeholt und dem Verarbeitungsprozess automatisch hinzugefügt werden.

Die Nutzeranzahl richtet sich nach den zeitgleich an der Software angemeldeten Nutzern (Concurrent User), und nicht nach der Anzahl der in Summe damit arbeitenden (Named User). Im Einsatz ist Capture von BCT beispielsweise beim Dentalfachhandel Anton Gerl, wo Mitarbeiter an sechs Clients  Rechnungen aller 18 Geschäftsstellen bearbeiten.


ECM-Hersteller Easy mit umfangreicher Erfassungslösung

Easy Capture Services in der Übersicht (Bild: Easy Software)Für die einheitliche Erfassung von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen steht »EASY Capture Plus« von Easy Software. Das Leistungsspektrum umfasst die Erfassung von Papierbelegen per Scan, von Dokumenten direkt aus Office-Anwendungen heraus, aus E-Mail Systemen oder aus dem Dateisystem heraus sowie aus Druckdatenströmen. Mit dem Extraktionsmodul extrahiert und erkennt Easy Capture Plus automatisch Daten und Inhalte aus den eingehenden Dokumenten über einen für alle Quellen einheitlichen Weg. Nach der Erfassung und Extraktion der Daten übergibt Easy Capture Plus per integrierten Transaktionsmanagement alle Inhalte an nachfolgende Systeme.

Die flexiblen Funktionsmodule erlauben, dass sich die Lösung in unterschiedliche Unternehmensprozesse integrieren lässt. So gibt es »EASY Capture Plus – Scan« für effizientes Scannen von Papierbelegen inklusive Heftung. Die Anbindung an Hochleistungsscanner ist über Standard-Schnittstellen möglich. »EASY Capture Plus – Batch« regelt die Verarbeitung von Dokumenten aus dem Filesystem zur Massenverarbeitung umfangreicher Dateibestände. »EASY Capture Plus – Mail« sorgt für die automatische prozessorientierte Verarbeitung von E-Mails und Dokumenten aus diesen heraus. Unterstützt werden zum Beispiel »Microsoft Exchange«, »Tobit David«, »MIMEsweeper« und »GroupWise«. »EASY Capture Plus – Office« regelt die interaktive Erfassung von Office-Dokumenten aus »Microsoft Office« und »Open Office«, sowie dem »Windows Explorer«. »EASY Capture Plus – Print« löst die Erfassung von Dokumenten aus allen auf Windows basierenden Anwendungen beim Drucken.

In Abhängigkeit vom Erfassungsvolumen erfolgt die modulweise Lizenzierung. Unabhängig von der Quelle kann eine automatische Konvertierung in verschiedene Exportformate, wie etwa in das für die Langzeitarchivierung geeignete PDF/A erfolgen.

»EASY Capture Read« erlaubt das Lesen von Inhalten aus PDF und Bilddateien per OCR und Barcode. Das Designstudio zur Erstellung der Projektszenarien ist im WYSIWYG-Stil gestaltet. Es stehen alle benötigten Funktionen wie Splitting, zonenbasierte Inhaltsgewinnung, mit direkter und indirekter, sowie stichwortbasierte Festlegung,  Scripting, Datenbankrückgriffe und unter anderem auch die Verwendung von regulären Ausdrücken zur Verfügung. So lassen sich Szenarien zur Extraktion etwa von Rechnungen, Lieferscheinen und ähnlichem realisieren. Mit »Capture Verify«, einer im Capture Scan-Client integrierten interaktiven Validierungslösung  können die Extraktionsergebnisse geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Zu den weiteren Features zählen die Möglichkeit der flexiblen und einheitlichen Erfassung von Dokumenten auch in verteilten Standorten mit zentraler Administration und der Offlinemodus, der die flexible Erfassung auch ohne dauerhafte Verbindung zum Server gestattet.

Neben einer 32-Bit-Version steht client- und serverseitig in der Version »EASY Capture Plus 5.0« eine 64-Bit-Variante bereit. Easy empfiehlt grundsätzlich den Einsatz der 64-Bit-Variante am Server, da sich aufgrund des erheblich größeren adressierbaren Speicherraums sehr große Dokumente effizient verarbeiten lassen.

Easy Capture Plus wurde von Easy Software gemeinsam mit dessen Partner CTO Balzuweit aus Stuttgart, als Nachfolgeprodukt für »EASY Capture« entwickelt und 2011 veröffentlicht.

Das Produkt ist heute bei über 3.000 Kunden – darunter Lidl, DHL, Delphi Automotive und Rossmann - im Einsatz.

Newcomer Ephesoft

Schema zur Funktionsweise von Ephesoft (Bild: Ephesoft)Ephesoft entwickelt Software-Lösungen für intelligentes Input Management, Big-Data-Analysen und Business Intelligence. Das Unternehmen wurde 2010 in den USA gegründet, hat seinen Hauptsitz in Irvine, Kalifornien, und diverse Niederlassungen in Europa, unter anderem im hessischen Braunfels.

Das Capture-Produkt »Ephesoft Transact« basiert auf einer Open-Source-Architektur und kann auf Windows- und Linux-Betriebssystemen arbeiten. Die Java-basierte, offene Architektur, die branchenspezifische Werkzeuge nutzt, stellt sicher, dass Kunden nicht an proprietäre Technologien gebunden sind. Die Anwendung  bietet die Möglichkeit, Dokumente automatisiert zu verarbeiten, zu klassifizieren, Informationen zu extrahieren, zu validieren und zu exportieren.

Die Software ist als Kauflizenz, Abo-Modell sowie als Cloud-Variante mit Servern in Europa verfügbar. Im Gegensatz zu Wettbewerbsprodukten sieht das Lizenzmodell eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern und Scans vor, das unabhängig von Seitenzahlen und Sitzungen ist. Das Preismodell basiert lediglich auf der Anzahl der benötigten CPUs.

Technologisch setzt sich die Lösung laut Ephesoft ebenfalls von Wettbewerbern ab, da die Capture-Software von Grund auf für das Web entwickelt wurde, selbstlernend agiert, auf offene Standards setzt und voll skalierbar ist. Aufgrund der Mandantenfähigkeit lassen sich verschiedene Standorte eines Unternehmens getrennt auswerten.

Die Capturing-Lösung automatisiert die Dokumenten-Erfassung und bietet alle klassischen Features, um unstrukturierte Daten in verwertbare Informationen zu verwandeln. Von gemischter Eingangspost über Prüfbögen und Anträgen bis zu Eingangsrechnungen und Patientenakten reichen die verarbeiteten Dokument-Typen.

Ephesoft unterstützt ein breites Spektrum an Eingangskanälen wie Scanner, MFPs, Fax, Verzeichnisse und E-Mail. Über die »SnapDoc App« für »iOS« und »Android« können auch mobile Geräte in die Dokumentenerfassung einbezogen werden. Dank der offenen Architektur lassen sich beliebige Zielsysteme integrieren wie Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Systeme, Enterprise- Ressource-Planning-Werkzeuge und Datenbanken. Eine besondere Einbettung bietet Ephesoft für Lösungen von Box, Salesforce und Microsoft - insbesondere für »SharePoint« in lokaler als auch der Online-Variante.

Dpuscan von Janich & Klass steuert unterschiedliche Scanner parallel

Die Variante QSI unterstützt die Qualitätssicherung (Bild: Janich & Klass)Die Variante QSI unterstützt die Qualitätssicherung (Bild: Janich & Klass)Die Scan-Software »DpuScan« von Janich & Klass Computertechnik ist sowohl für zentrale Scan-Lösungen mit hohem Durchsatz und großem Volumen als auch für dezentrales, abteilungsbezogenes Arbeiten konzipiert. Sowohl für Single-, Dual- als auch für Multistream-Verarbeitung bietet Dpuscan Funktionen zur Scanner-Steuerung, Imagebearbeitung und Speicherung der gescannten Bilder. Neben der Anbindung an die »XINO Scanner« von Janich & Klass werden über die Schnittstellen ISIS und Twain viele weitere Dokumentenscanner unterstützt. Damit bietet Dpuscan die Möglichkeit, mit einer Software auch einen heterogenen Gerätepark inklusive der Qualitätssicherungsplätze zu betreiben. Jedoch kann die Software auch als Einzelplatz-Lizenz erworben werden.

Ab der Version 6.0 kann Dpuscan zwei unterschiedliche Scanner aus einem Scanprofil ansteuern wie Durchlauf- und Großformat-/Planscanner. Der Anwender wechselt per Tastendruck im gewählten Profil zwischen den beiden Scannern, so dass alle Unterlagen, von herkömmlichen Dokumenten bis hin zu großformatigen Zeichnungen oder geösten Verträgen, fortlaufend in einem Verzeichnis digitalisiert vorliegen. Ein aufwändiges Nachbearbeiten des Belegstapels an einem anderen Verarbeitungsplatz mit Umsortierung der Reihenfolge oder Einfügen und Ersetzen eines Platzhalter-Papiers entfällt.

Dpuscan steht mit den Varianten »DpuScan Office« und »DpuScan Expert« in zwei verschiedenen Betriebsarten zur Verfügung. Dpuscan Office ist mit vordefinierten Einstellmöglichkeiten schnell konfiguriert und eignet sich für Standardanwendungen. Für komplexe und anspruchsvolle Anwendungen bietet die Variante Dpuscan Expert viele Konfigurationsmöglichkeiten.

Der »Document-Explorer« liefert eine komfortable Ansicht der Dokumentenstruktur mit einer variablen Betrachtungsweise eines mehrseitigen Dokuments, wahlweise linksbündig, rechtsbündig oder randorientiert. Eine optisch unterstützte Darstellungsform von zusammengehöriger Vorder- und Rückseite eines Beleges unterstützt das Arbeiten.                                                              

Für verschiedene Einsatzzwecke stehen unterschiedliche Programmvarianten zur Verfügung. Nach Funktionalität unterschieden werden die Varianten »Standard«, »Professional« und »Gold«, die die Scanstationen in voller Geschwindigkeit unterstützen. Die Variante »QSI« bedient die Qualitätssicherung und die auf einen separaten Arbeitsplatz ausgelagerte Indexierung während das Modul »DpuClassify« für die Belegklassifizierung konzipiert ist. Für Stationen mit weniger leistungsfähigen Scannern gibt es die geschwindigkeitslimitierten »GL Varianten«. »DpuServer« bietet die Möglichkeit, basierend auf Stationsgruppen Lizenzen und/oder Profile zu verteilen. Die Lizenzen sind für die dynamische Verteilung als Floating Lizenzen verfügbar.

Erfassungsspezialist Kofax bietet Plattform-Lösung

Kofax-Capture-Lösungen erfassen Dokumente aus den verschiedensten Quellen (Bild: Kofax)Mit »Kofax Capture« von Kofax steht Unternehmen eine Plattform für die Erfassung von Dokumenten zur Verfügung. Die Lösung ermöglicht eine hochvolumige Erfassung von Dokumenten und Daten von mobilen Endgeräten, Dokumentenscannern, Multifunktionsgeräten, Email- und Faxsystemen, Webservices oder Verzeichnisstrukturen. Geschäftsprozesse können durch frühestmögliche Informationserfassung von Beginn an mit digitalisierten Dokumenten arbeiten, was sich auf die Prozesseffizienz und die Kundenerfahrung positiv auswirkt. Kofax Capture bietet über 140 Schnittstellen zu verschiedenen Fachanwendungen, Enterprise-Content-Management-, Enterprise-Resource-Planning-, Business-Process-Management- und Workflow-Lösungen an. Zur Anbindung an Business-Systeme von IBM, Oracle, Microsoft, OpenText, Hyland, Pega und weiteren Anbietern verwendet Kofax Capture Standard-Exportskripte. Der Export in ODBC-kompatible Datenbanken oder ASCII-Dateien mit Trennzeichen ist ebenso möglich. Durch den modularen Aufbau der Kofax Capture-Lösung ist eine individuelle Abstimmung auf die Bedürfnisse von Unternehmen, jeglicher Größe möglich. Die Plug-and-Play-Module reichen von automatischer Dokumententrennung über Scannen der Post und automatische Klassifizierung unstrukturierter Dokumente bis hin zu leistungsfähigen Formularverarbeitungswerkzeugen, die auch aus problematischen Dokumenten Informationen extrahieren. Zudem ermöglicht die Softwarearchitektur, die Fähigkeiten mit benutzerdefinierten Skripten auszuweiten.

Für Unternehmen, die eine hohe Verfügbarkeit und Disaster-Recovery für geschäftskritische Anwendungen benötigen, gibt es die »Kofax Capture Enterprise Edition«. Durch das Fernmanagement der Systemleistung in Echtzeit können Unternehmen auf Ausnahmen schnell reagieren und den angestrebten Datendurchsatz gewährleisten. Mittels Terminal-Services- und Citrix-Server-Technologie erweitert sich die Erfassung auf das gesamte Unternehmen. Zusätzlich bietet die Enterprise-Edition Optionen zur Nutzung von Datenbankmanagementsystemen der Enterprise-Klasse wie »IBM DB2«, »Microsoft SQL Server Enterprise« und »Oracle Database«.

Capture-Lösungen von Kofax sind unter anderem bei ABB Schweiz, DB Schenker und der Hartmann Gruppe im Einsatz. Das Lizenzmodell von Kofax Capture lässt sich in drei verschiedene Modelle unterteilen: »Volume Licences« steuert, wie viele Seiten innerhalb eines Jahres von der Kofax Capture-Installation importiert und verarbeitet werden. »Station Licenses« beschreibt die Lizenzmöglichkeit einer sogenannten Concurrent Station, die es ermöglicht, eine bestimmte Anwendung auf einer bestimmten Maschine oder Station laufen zu lassen. »Feature Licenses« betrifft die Lizensierung optionaler Komponenten, die helfen den Erfassungsprozess zu verbessern. Hierbei erfolgt eine individuelle Lizensierung der Komponenten. Grundsätzlich erfolgt eine individuelle Zusammensetzung der Preise je nach anstehendem Projekt.

Autostore von Nuance leitet Workflows ein

Nutzeroberfläche von Nuance Autostore aus Anwendersicht (Bild: Nuance)Nutzeroberfläche von Nuance Autostore aus Anwendersicht (Bild: Nuance)Als Datacapture Middleware optimiert »AutoStore« von Nuance den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen, indem die Software an die im Unternehmen eingesetzte Applikationen anknüpft und erweitert. Funktional gliedert sich die Lösung in die Bereiche Erfassung, Verarbeitung und Weiterleitung.

So erfasst sie elektronische und gedruckte Dokumente aus unterschiedlichen Quellen wie Multifunktionsgeräten, verschiedenste Scanner-Typen, Mobilgeräten und elektronischen Ordnern. Die Anbindung an die Scan-Hardware geschieht über die TWAIN-Schnittstelle. In moderne Displays von Scan-Geräten lässt sich die Bedienung der Autostore-Funktionen und weiterer Workflow-Prozesse via OpenAPI und Webbrowser direkt einbinden. Die Bedienfelder lassen sich sowohl als Schaltflächen mit vordefinierter Inhaltsauswahl als auch als freie Eingabefelder mit Zahlen und Text gestalten. In Echtzeit sind Anwender direkt am Display in der Lage, ihre Ordner zum Beispiel die Windows-Ordnerstruktur zu durchsuchen, auf diese zuzugreifen und den Scan-Zielordner auszuwählen.

Autostore kann die erfassten Informationen zusätzlich zu üblichen Scan-Formaten wie PDF auch in zusätzlichen Formaten als RTF- und XLS-Dateien speichern, sodass eine nachträgliche manuelle Konvertierung nicht mehr notwendig ist. Anwender können die gescannten Dokumente direkt mit den entsprechenden Programmen öffnen und weiterbearbeiten.

Über zonale Texterkennung bietet Autostore die Möglichkeit, die integrierte Texterkennung auf bestimmte Bereiche des gescannten Dokuments zu beschränken. So können bei standardisierten Lieferscheinen Kundennummern oder ähnliches automatisch ausgelesen werden. Aufgrund der Bildverbesserung lassen sich störende Elemente wie Tonerpunkte oder –linien automatisch entfernen.

Bei der Weiterleitung oder Dokumentverteilung kann der Bediener vordefinieren, wo das Dokument gespeichert werden soll. Die beispielsweise beim Scannen mitgegebenen Informationen wie Rechnungsnummer können den Dateinamen automatisch um dieses Kriterium erweitern, um eine strukturierte Ablage zu erreichen. Durch zahlreiche Konnektoren lassen sich die Dateien direkt an verschiedenste Systeme wie Datenbanken, Archiv-, DMS- und Content-Management-Systeme weiterleiten.

Paperstream Capture Pro von PFU mit lebenslanger Lizenz

Aufgaben die PFU-Software Paperstream Capture Pro lösen kann (Bild: PFU)Aufgaben die PFU-Software Paperstream Capture Pro lösen kann (Bild: PFU)Im November 2017 hat die Fujitsu-Tochter PFU (EMEA) Limited auf dem Fujitsu Forum in München die Scan-Software »PaperStream Capture Pro« vorgestellt. In Kombination mit den Dokumentenscannern der »fi Series« und »SP Series« sowie weiteren Erfassungsgeräten können Firmen und Behörden mit der Software Papier-basierte Informationen und Dokumente digital erfassen.

Auch Altdaten von Faxgeräten werden für eine standardisierte Erfassung akzeptiert und durchlaufen die gleichen Prozesse für Bildverbesserung, Qualitätskontrolle und Verarbeitung. Paperstream Capture Pro verwaltet die Metadaten gescannter Dokumente. Diese Metadaten werden nach der Verifizierung verwendet, um die gescannten Dateien gemäß voreingestellter Regeln und Benutzerprofile an den gewünschten Backend-Speicherort weiterzuleiten, entweder an lokale oder Cloud-basierte Repositories oder an ECM- oder DMS-Workflows.

Der »Multi-Station-Modus« erlaubt es Administratoren, bis zu sieben Anwendern identische Einstellungen zu vergeben und somit Arbeitsabläufe zu dezentralisieren. Die Ressourcen zur Erfassung können je nach Struktur, Ort und Größe einer Organisation flexibel erweitert werden, um die Arbeitsbelastung zu verteilen. Gleichzeitig lassen sich die einzelnen Phasen des Erfassungsprozesses, zum Beispiel Extraktion, Bestätigung oder Übermittlung der Daten an den betreffenden Wissensarbeiter delegieren. Paperstream Capture Pro verfügt über eine lebenslange Lizenz, wodurch keine zusätzlichen verbrauchsabhängigen Kosten entstehen.

Mit Hilfe von Reporting-Funktionen lassen sich das Betriebsverhalten der Scan-Stationen, die Indexierung und die Freigabe der Scan-Stapel überwachen. Dies verbessert die Verteilung der Arbeitslast und die Performance-Messung. Außerdem verwendet die Lösung Barcodes und multi-zonale Optical Character Recognition (OCR). Damit lassen sich die Trennung von Dokumenten und die Anwendung von bis zu 20 Metafeldern zu den Regeln für die Dateinamenvergabe spezifizieren.

SER klassifiziert im Kern des ECM-Systems

Doxis4 Classification & Extraction Service gehört zu den Cognitive Services der Doxis4-Software (Bild: SER)Doxis4 Classification & Extraction Service gehört zu den Cognitive Services der Doxis4-Software (Bild: SER)Egal ob gescannte oder originär elektronische Dokumente wie E-Mails und importierte Dokumente aus dem Filesystem, der »Doxis4 Classification & Extraction Service« von SER analysiert und ordnet sie mithilfe der Kontextinformationen den passenden E-Akten und Vorgängen zu. Voraussetzung hierfür ist die Nutzung des Enterprise Content Management (ECM) Systems »Doxis4«.

Die Wirkungsweise verdeutlicht folgendes Beispiel: Ein Beschwerdebrief wird mit »Doxis4 Capture« gescannt, OCR-gelesen, im Archiv gespeichert und an den Doxis4 Classification und Extraction Service zur weiteren Verarbeitung übergeben. Bei der Inhaltsanalyse erkennt Doxis4 automatisch die Dokumentart (Beschwerde), den Absender (Kunde XY) und ermittelt selbstständig den zuständigen Kundenbetreuer. Aus diesen Informationen generiert das System einen Vorgang, der in den Postkorb des betreffenden Mitarbeiters eingestellt wird. Der Vorgang enthält neben dem gescannten Schreiben, einen Link auf die entsprechende Kundenakte und auf die Bestellhistorie des Kunden aus dem ERP-System sowie Informationen über die bisherige Geschäftsbeziehung aus dem CRM. So hat der Kundenbetreuer zeitnah den Beschwerdebrief auf dem Bildschirm, inklusive der für die Bearbeitung notwendigen Informationen.

Anstatt alle Inbound Services dem eigentlichen ECM-System voranzustellen, hat SER Inhaltsanalyse und Datenextraktion (Classification und Extraction Service) in den Kern seines ECM-Systems verlagert. Nur die klassische Digitalisierung von Papierdokumenten (Capture und OCR) befindet sich weiterhin am Beginn des Dokumenten-Eingangsprozesses. Dadurch stehen die intelligenten Methoden für Inhaltsanalyse und Datenextraktion nicht nur zur Verarbeitung von Eingangsdokumenten zur Verfügung, sondern können ebenfalls auf bereits im ECM befindliche Daten und Dokumente angewendet werden.

Technisch basiert der Service auf KI-Funktionen mit  intelligenten, lernenden Algorithmen sowie regelbasierten Methoden. Der Doxis4 Classification und Extraction Service  muss lizenziert werden. Die Kosten sind vom Volumen der zu verarbeitenden Dokumente abhängig.

Crosscap von SRZ vergibt elektronische Signatur

Scannen und Erfassen mit elektronischer Signatur (Bild: SRZ)Scannen und Erfassen mit elektronischer Signatur (Bild: SRZ)Mit der Scansoftware »CROSSCAP« von SRZ lassen sich kleine und große Belegmengen effizient digitalisieren, verarbeiten und gesetzeskonform mit einer elektronischen Signatur versehen. Als Einzel- oder auch Mehrplatzlösung unterstützt Crosscap alle marktgängigen Scanner über aktuelle Twain-Treiber für das Einzelblatt-, Stapel- und Multistreamscannen.

Die Dokumententrennung ist über Patch- und Barcodes, Leerseiten, Seitenzähler sowie per Hand möglich. Um Leerseiten auszufiltern, verfügt die Software über eine einstellbare Leerseitenerkennung, die Leerseiten markiert, anzeigt und beim Export löscht. Diverse Bearbeitungsfunktionen wie Geraderücken der Seiten und das Entfernen von Schmutz- und Lochstellen stehen automatisch und manuell zur Verfügung. Eine Indexierung kann auf Projekt-, Dokument- oder Seitenebene per Hand, Barcode und über die Texterkennung erfolgen.

Crosscap bietet eine 1D- und 2D-Barcodeerkennung, die über das komplette Image oder in einer bestimmten Zone ausgewertet wird. Dabei lassen sich Barcodes über reguläre Ausdrücke filtern, vergleichen und auswerten.

Über eine ODBC-Schnittstelle können Systeme wie »dBASE Files«, »Excel Files« und »Oracle« angebunden werden, um beispielsweise erkannte Indexdaten abzugleichen oder Zusatzinformationen einzufügen.

Das Modul »digiseal Office pro« ermöglicht eine qualifizierte, fortgeschrittene und einfache Signatur. Qualifizierte elektronische Signaturen sind beim ersetzenden Scannen in bestimmten behördlichen Anwendungsbereichen vorgeschrieben. Darüber hinaus bietet SRZ auch eine Version gemäß TR-RESISCAN, welche das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht hat. Diese Technische Richtlinie beschreibt das ersetzende Scannen bei bestimmten behördlichen und auch privatwirtschaftlichen Anwendungen, die besonders hohe Schutzanforderungen haben.