07.11.2013 (as) Drucken
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Positives Studienergebnis zum ersetzenden Scannen

  • Inhalt dieses Artikels
  • Nachvollziehbarer Gesamtprozess ist entscheidend
  • Elektronische Signatur eigentlich unerheblich
Simulationsstudie über ersetzendes Scannen (Bild: Datev)
Simulationsstudie über ersetzendes Scannen (Bild: Datev)
Prinzipiell reicht die digitale Kopie eines Papierbelegs auch im Streitfall vor Gericht. Zu diesem Ergebnis kam eine Simulationsstudie der Universität Kassel und der Datev, für die zwei Tage lang 14 Gerichtsverhandlungen simuliert wurden. In der Mehrzahl der Fälle entschieden die Richter, dass eine elektronische Kopie als Beweis ausreicht, wenn sie richtig eingescannt und je nach Dokumentenklasse eventuell noch digital signiert ist. »In der Ergebnispräsentation kam Prof. Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel aber zu dem Schluss, dass es sich für Dokumente wie Bürgschaftserklärungen und Grundstückskaufurkunden auch in Zukunft auf jeden Fall empfiehlt, die papierenen Originale aufzubewahren«, erklärt Benedikt Leder Pressesprecher der Datev. Bei gewöhnlichen Quittungen, Rechnungen und Belegen sieht Roßnagel kein Konfliktpotenzial und eine Entlastung für Unternehmen: »Das Relikt Papierablage kann vor dem Hintergrund unserer Studie in Zukunft hoffentlich bald über Bord geworfen werden. Für Millionen von Unternehmen - insbesondere für den Mittelstand - bedeutet das künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.«

Nachvollziehbarer Gesamtprozess ist entscheidend

Für Richter und Rechtsanwälte ist der Umgang mit elektronischen Belegen inzwischen kein Problem mehr. Ob ein Fall gewonnen oder verloren wird, hängt nicht an der Frage, ob das Beweismittel digital oder in Papierform vorliegt. Wichtiger als der Scan selbst ist die Vor- und Nachbereitung, also die Frage, mit welchen Mitteln der Beleg vor Manipulation geschützt wird. Entsprechend erhöht ein sicherer Scan- und Ablageprozess grundsätzlich den Beweiswert. Um für zivilrechtliche Streitfälle, in denen um Verträge, Rechnungen oder Quittungen gestritten wird, gerüstet zu sein, empfiehlt sich ein entsprechendes Verfahren in jedem Fall. Wenn etwa Vertragsoriginale vernichtet werden, sollte die elektronische Kopie zumindest eine automatisch erstellte elektronische Signatur enthalten.

Elektronische Signatur eigentlich unerheblich

Ob eine Signatur von der scannenden Person in diesem Zusammenhang so sinnvoll ist, bezweifelt jedoch Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer des ECM-Beratungshauses Project Consult in seinem Blog: »Derjenige, der scannt ist nicht der ursprüngliche Verfasser und/oder Absender. Es wird lediglich »bescheinigt«, dass vollständig und lesbar ein Dokument erfasst wurde. Dies kann man auch mit einem technischen Protokoll erledigen. Dafür braucht man keine personengebundene qualifizierte elektronische Signatur. Zweck dieser Signatur ist eine Unterschrift zu leisten, die die gleiche rechtliche Qualität hat, wie eine manuelle Unterschrift. Wer unterschreibt jedes Dokument, dass er in einen Aktenordner einordnet? Niemand. Es werden hier unnötige technische Hürden aufgebaut um eine Technologie zu fördern, die keiner will und die für diesen Anwendungszweck nicht gedacht ist.«
Einige Experten wie Kampffmeyer warnen davor, die Thematik des Scannens unsicherer und komplizierter darzustellen als sie tatsächlich ist. Zum Teil werden unnötige Ängste geschürt, so dass Unternehmen vor der Digitalisierung ihrer Unterlagen zurückschrecken. Hinzu kommen überflüssige Vorschriften und Verfahren die Investitionen verursachen, die gar nicht notwendig wären.

Kommentare (8)
08.11.2013 - UKampffmeyer

Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus! Es reicht nicht, die ganze Aktion mit den simulierten Gerichtsfällen nur als Angstmacherei und Werbung zu brandmarken - wir müssen aktiv an die rechtlichen Vorgaben ran, damit solche unsäglichen Dinge wie das Signieren im Scan-Prozess endlich verschwinden: bit.ly/sig-raus
Ulrich Kampffmeyer

08.11.2013 - UKampffmeyer

Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus! Es reicht nicht, die ganze Aktion mit den simulierten Gerichtsfällen nur als Angstmacherei und Werbung zu brandmarken - wir müssen aktiv an die rechtlichen Vorgaben ran, damit solche unsäglichen Dinge wie das Signieren im Scan-Prozess endlich verschwinden: bit.ly/sig-raus
Ulrich Kampffmeyer

07.11.2013 - bartonitz

Ich habe als aktiver Teilnehmer an dieser Simulationsstudie gelernt:
a) Es gibt erst eine Notwendigkeit des Nachweises der Integrität des Dokuments um den Beweiswert des Dokuments, wenn die Gegenpartei das vorgelegte Dokument beanstandet. Dies käme nach den Erfahrungen einer der Richter allerdings so gut wie nie vor.
b) Kritisch ist der sichere Nachweis des Zeitpunkts, der durch eine qualifizierte persönliche Signatur allein nicht ausreichend ist.

Hier ist meine a href="blog.optimal-systems.de/2013/11/01/simulationsstudie1/" Nachlese-Serie zur Simulationsstudie "Ersetzendes Scannen" mit meinen Eindrücken und Erkenntnissen. /a

Viele Grüße, Martin Bartonitz

07.11.2013 - bartonitz

Ich habe als aktiver Teilnehmer an dieser Simulationsstudie gelernt:
a) Es gibt erst eine Notwendigkeit des Nachweises der Integrität des Dokuments um den Beweiswert des Dokuments, wenn die Gegenpartei das vorgelegte Dokument beanstandet. Dies käme nach den Erfahrungen einer der Richter allerdings so gut wie nie vor.
b) Kritisch ist der sichere Nachweis des Zeitpunkts, der durch eine qualifizierte persönliche Signatur allein nicht ausreichend ist.

Hier ist meine a href="blog.optimal-systems.de/2013/11/01/simulationsstudie1/" Nachlese-Serie zur Simulationsstudie "Ersetzendes Scannen" mit meinen Eindrücken und Erkenntnissen. /a

Viele Grüße, Martin Bartonitz

07.11.2013 - UKampffmeyer

Noch ein paar Links zum Thema mit weiteren Einschätzungen auf unserer Webseite:
# "Absurdes Theater" bit.ly/1flizck
# "Zirkus halliGalli jetzt mit Richterbeteiligung" bit.ly/1bjjvf6
# "Könglich Bayrisches Amtsgericht" bit.ly/187k0p3
# "BITKOM Stellungnahme: Beweiskraft gescannter Dokumente klar geregelt" bit.ly/pc-beweiskraft
# "Schluss mit dem Verunsichern" bit.ly/verunsichern
# "Lassen wir die Kirsche im Dorf" bit.ly/kircheimdorf

# Diskussionsstrang auf XING: bit.ly/17i6jxg

07.11.2013 - UKampffmeyer

Noch ein paar Links zum Thema mit weiteren Einschätzungen auf unserer Webseite:
# "Absurdes Theater" bit.ly/1flizck
# "Zirkus halliGalli jetzt mit Richterbeteiligung" bit.ly/1bjjvf6
# "Könglich Bayrisches Amtsgericht" bit.ly/187k0p3
# "BITKOM Stellungnahme: Beweiskraft gescannter Dokumente klar geregelt" bit.ly/pc-beweiskraft
# "Schluss mit dem Verunsichern" bit.ly/verunsichern
# "Lassen wir die Kirsche im Dorf" bit.ly/kircheimdorf

# Diskussionsstrang auf XING: bit.ly/17i6jxg

07.11.2013 - UKampffmeyer

Die Studie der Datev und Universität Kassel ist reines Marketing, denn in vielen der aufgeführten Bereiche ist die Beweiskraft unstrittig (z.B. steuerlich relevante Belege; bestätigt auch durch eine BITKOM-Stellungnahme) und außerdem gilt immer noch die freie Beweiswürdigung. Bisher hat es da mit elektronischen Dokumenten (gescannt und originär digital) wenig Probleme gegeben. Aber es gibt offenbar auch noch eine andere versteckte Mission hinter der Aktion: den Einsatz von elektronischen Signaturen beim Scannen zu verankern. Dies ist unnötig. Und die Verunsicherung der Anwender mit reißerischen Überschriften wie "Eingescannte Rechnungen und Verträge werden zum Streitfall" sollte ein Ende haben. Details und Quellen dazu in unserem Blog hier: bit.ly/beweiskraft

07.11.2013 - UKampffmeyer

Die Studie der Datev und Universität Kassel ist reines Marketing, denn in vielen der aufgeführten Bereiche ist die Beweiskraft unstrittig (z.B. steuerlich relevante Belege; bestätigt auch durch eine BITKOM-Stellungnahme) und außerdem gilt immer noch die freie Beweiswürdigung. Bisher hat es da mit elektronischen Dokumenten (gescannt und originär digital) wenig Probleme gegeben. Aber es gibt offenbar auch noch eine andere versteckte Mission hinter der Aktion: den Einsatz von elektronischen Signaturen beim Scannen zu verankern. Dies ist unnötig. Und die Verunsicherung der Anwender mit reißerischen Überschriften wie "Eingescannte Rechnungen und Verträge werden zum Streitfall" sollte ein Ende haben. Details und Quellen dazu in unserem Blog hier: bit.ly/beweiskraft