Trends bei der Scanhardware

Die eingesetzte Scanhardware leistet einen wesentlichen Beitrag für die Qualität des weiteren Dokumentenmanagements. Multifunktionsgeräte und Komplettlösungen scheinen den Auswahlprozess der richtigen Scan-Lösung zu vereinfachen. Jedoch eignen sie sich nur beschränkt bei hohen und universellen Anforderungen. Ein umfassendes Scan-Konzept sollte offen ausgelegt sein und die Integration verschiedener Hardware ermöglichen.

Komplettangebote rund um Scannen und Dokumentenmanagement liegen im Trend. Egal ob es sich um große Hersteller wie Lexmark und Konica Minolta oder Spezialanbieter handelt, immer häufiger liest man von Systemen bestehend aus Hard- und Software, die den gesamten Prozess von der Papierdokumenterfassung bis zum Dokumentenmanagement und zur Archivierung abdecken.

Speziell für Krankenhäuser und Kliniken präsentierte der Scannerhersteller InoTec gemeinsam mit den Softwarepartner Synios und d.velop auf der IT-Messe für das Gesundheitswese conhIT eine Komplettlösung für die digitale Patientenakte und Dokumentenmanagement. Derartige Komplettlösungen bieten grundsätzlich das Potenzial, die Einführung von ECM-Lösungen in Organisationen zu beschleunigen und hierbei Kosten zu sparen. Ziel einer ECM-Lösung ist, durchgängige digitale Workflows zu schaffen, um die Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern. Sind die hierzu notwendigen IT-Teillösungen bereits aufeinander abgestimmt, fällt die Umsetzung leichter. Jedoch sollten sich die Anwender dabei nicht zu sehr auf bestimmte Anwendungsszenarien einschränken lassen wie Volker Halsentbach, Senior Berater beim DMS-Beratungshaus Zöller & Partner empfiehlt: »Nicht alle vorgefertigten Lösungsangebote bieten ausreichende Individualisierungsmöglichkeiten, so dass entweder suboptimale Prozesse etabliert werden müssen oder die Standard-Lösungen im Projekt derartig angepasst werden müssen, dass keine Standard-Produktpflege mehr möglich ist«. Die Auswahl einer Plattform solle sich zudem nicht an der Qualität einer einzelnen Anwendungslösung orientieren, denn hierdurch kann sich die Einsatzmöglichkeit der gewählten Plattform für weitere Lösungen verschlechtern; es werde somit der Blick über den Tellerrand benötigt, der auch künftige weitere Anwendungsfälle berücksichtigt.

Keine Komplettlösungen bei komplexen Scanprojekten

Die Entscheidung für oder gegen Komplettangebote sei abhängig von der Komplexität des Scanprojekts, meint auch Peter Schnautz, Geschäftsführer von Inotec: »Für ein kleineres Architekturbüro ist eine standardisierte oder branchenspezifische Lösung durchaus geeignet. Ist das Architekturbüro dagegen weltweit vernetzt oder mit der IT-Infrastruktur externer Bauunternehmen verbunden, sind individuelle Anpassungen oftmals unumgänglich. Das betrifft beispielsweise die Verknüpfung zwischen Scanstation sowie DMS- und ERP-Software, um einen direkten Datenaustausch zwischen allen drei Systemen zu ermöglichen.«

Insbesondere bei Angeboten großer Hardwarehersteller sind in Komplettangebote keine speziellen Scanner, sondern häufig Multifunktionsgeräte eingebunden, die laut den Anbietern immer leistungsfähiger werden und damit an das Leistungsspektrum von Hochleistungsscannern heran reichen. »Stark im Kommen« sieht Manfred Forst, Geschäftsführer von DMSFACTORY Multifunktionsgeräte besonders bei größeren Unternehmen.

Multifunktionsgeräte können bestimmte Aufgaben übernehmen und das Erfassungskonzept ergänzen wie Halstenbach erklärt: »Multifunktionsgeräte sind Digitalkopierer mit einfachen Scanfunktionen. Mit diesen Geräten können Sachbearbeiter eigenständig in geringem Umfang Dokumente scannen und bei manchen Lösungen direkt im DMS speichern.« Die Geräte und die Verfahren sind auf das gelegentliche Scannen ausgerichtet und im Gegensatz zu spezialisierten Scannern nicht massentauglich. Dezentral aufgestellte Multifunktionsgeräte können DMS-Lösungen ergänzen. Denkbar sei laut Halstenbach, dass dezentral auf Multifunktionsgeräten gescannte Unterlagen einer zentralen Klassifizierungslösung zugeleitet werden. Einschränkend meint er jedoch, dass solche Lösungskonzepte heute noch eher selten anzutreffen sind, da Klassifizierungslösungen zumeist direkt beim Posteingang eingesetzt werden, um anstelle des Papiers das gescannte Abbild zum Sachbearbeiter leiten zu können.

Hohes Scanvolumen fordert robuste Scanner

Multifunktionsgeräte stoßen insbesondere bei hohen Scanvolumen an ihre Grenzen, wo große Mengen an Dokumenten mit den unterschiedlichsten Formaten und Stärken schnell und zuverlässig elektronisch erfasst werden müssen. Daraus ergeben sich spezielle Anforderungen. »Das bedeutet eine hohe Ausfallsicherheit und Geschwindigkeit sowie ein sicherer Einzug auch von sehr heterogenem Beleggut. All dies können Multifunktionsgeräte eher eingeschränkt leisten. Hinzu kommt der große Nachteil, dass der Ausfall einer Gerätefunktion gleich das Gesamtsystem lahmlegt«, meint Schnautz. Anwender sollten sich vor der Investition auch hier genau das Einsatzszenario betrachten und die Anforderungen beispielsweise bezüglich des Scanvolumens überlegen.

Doch auch bei Spezialscannern wie sie Inotec und Microform herstellen, wandelt sich das Anforderungsprofil. »Der Bedarf geht immer mehr zum universellen System, das mit unterschiedlichsten Belegarten zurechtkommt und in der Weiterverarbeitung im Imaging und der Klassifizierung den verschiedensten Forderungen gerecht wird. Auch sollte das System in der Lage sein, mit den Anforderungen des Kunden zu wachsen«, bemerkt Andreas Klinke, Geschäftsführer von Microform.

Neben Multifunktionsgeräten, Einzelplatzscannern und Arbeitsgruppen- oder Produktionsscannern ergänzen mobile Scanner wie die kürzlich vorgestellten Modelle von Kodak und Fujitsu die Scanner-Familie. Sie sind unter anderem für Vertriebsmitarbeiter im Außendienst gedacht, die beispielsweise Unterlagen wie Verträge mit Kunden zur sofortigen Weiterverarbeitung direkt an den Sachbearbeiter in der Zentrale schicken können. Häufig bieten die mobilen Scanner direkte Cloud-Verbindungen und Workflow-Funktionen wie Scan-to-Email und Scan-to-Sharepoint an.

In der Praxis sind immer mehr Kombinationen aus den verschiedensten Scannertypen anzutreffen. Um durchgängige ECM-Konzepte in den Organisationen durchzusetzen, ist dieser Weg auch häufig unumgänglich.

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