ECM, BPM und Workflows im Überblick

Hat ein Sachbearbeiter eine gescannte Rechnung im ECM-System, kann sie von dort aus archiviert und weiterbearbeitet werden. Ist die gleiche Rechnung aber automatisch direkt im ERP-System bedeutet das für das Unternehmen eine noch höhere Zeit- und Kostenersparnis. Häufig tragen ECM-Lösungen mittels Workflow- oder Business-Process-Management-Funktionen viel dazu bei, Geschäftsprozesse über verschiedene Anwendungen hinweg elektronisch abzuwickeln, wodurch sich Zeit und Kosten einsparen lassen.

»Generell eröffnet die Verknüpfung von Applikationen und die Automatisierung von Prozessen ein enormes Produktivitätssteigerungspotenzial«, weiß Hans-Joachim Hübner, Leiter Vertrieb und Systemorganisation bei Satz-Rechen-Zentrum (SRZ). »Konkrete Erfahrungen aus dem Bereich der Rechnungsverarbeitung zeigen, dass die Kosten von 50 Euro für die manuelle Verarbeitung auf etwa 2 Euro für die automatisierte Verarbeitung gesenkt werden können.« Über automatisierte IT-Verknüpfungen beziehungsweise Workflows geht die Rechnungsbearbeitung zum einen schneller, da sich die Anwender nicht in verschiedenen Applikationen bewegen müssen, um Prozesse anzustoßen. Zum anderen lassen sich mögliche Fehlerquellen wie fehlerhafte Eingaben vermeiden. Es werden keine Fristen oder ganze Teilschritte übersehen, wodurch sich Unternehmen Mahngebühren sparen und Skonto ermöglichen. Neben den direkten Vorteilen beschreibt Martin Böhn, Head of Enterprise Content Management beim Business Application Research Center (BARC) auch die indirekten: »Indirekte Vorteile sind die einfachere und umfassendere Erfüllung von Nachweispflichten - nicht nur,

ECM gekoppelt mit ERP (Bild: Opentext)

wie ein Dokument aussieht, sondern auch wie es erzeugt und behandelt wurde, ein besseres Partnermanagement - schnelle und fundierte Aussagen gegenüber Lieferanten und Kunden, der damit verbundene positive Image-Effekt und die Absicherung des Prozesswissens - Wissen steckt im Workflow und nicht mehr in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter. Was diese Vorteile in Geld wert sind, merkt ein Unternehmen allerdings oft erst, wenn ein entsprechender Verlust entstanden ist.«

Neben Verknüpfungen zu ERP-Anwendungen bietet ECM-Software auch Schnittstellen zu Office-Applikationen, Collaboration-Software, CRM- und CAD-Anwendungen sowie Fachanwendungen. Hinzu kommen Hardwaresysteme wie Scanner, Archiv-Subsysteme und Multifunktionsgeräte. Durch die Verbreitung von portablen Multifunktionsgeräten wie Notepads können auch immer mehr Mitarbeiter vor Ort Aufgaben erledigen, die sonst mit Zeitverzögerung zusätzlich zentral erfolgten. Sind die Systeme gekoppelt, müssen nicht nur die Inhalte selbst, sondern auch Zusatzinformationen wie Erfasser, Zeitpunkt und Empfänger erfasst und übergeben werden. Nur wenn alle relevanten Informationen vorliegen, lassen sich Geschäftsprozesse per ECM-Lösungen über verschiedene Anwendungen hinweg elektronisch abwickeln und damit Workflows oder BPM betreiben. Während BPM die Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens betrachtet, bilden Workflows einzelne Geschäftsvorfälle ab.

»Die enge Verzahnung zwischen ECM und ERP sowie mit der Finanzbuchhaltungssoftware befindet sich unter den häufigsten Kundenanforderungen«, berichtet Sven Kaiser, Director Marketing von Optimal Systems, der damit die Auffassung vieler ECM-Hersteller vertritt. »Darunter gehören unter anderem die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung einschließlich unterschiedlicher Erfassungsszenarien, Datenextraktion und Klassifizierung oder eine automatisierte Buchung.« Darüber hinaus sei die Anbindung von E-Mail-Systemen und Groupware-Anwendungen sehr gefragt. Sehr genau beobachtet OpenText, die auf ECM-SAP-Verknüpfungen spezialisiert sind, welche Anforderungen die Kunden hinsichtlich der Verknüpfung stellen. Nach dem unbestrittenen Topthema Rechnungseingangsprüfung folgt demnach die Integration von technischen Dokumenten mit der Materialwirtschaft und Produktion. Im Einkauf, der Platz drei dieser Rangliste einnimmt, gilt es, Bestellungen, Vertrags- und Händlerinformationen auch in den SAP-Anwendungen für Finanzen und

Flexible Bedienoberfläche (Bild: Opentext)

Lieferantenmanagement verfügbar zu haben. Im Personalwesen wiederum genießt eindeutig die Personalakte einschließlich aller Verträge und Korrespondenzen sowie deren Integration mit SAP HR oberste Priorität. Jegliche Form von Kunden- und Angebotsakten spielen im Verkauf und Kundenservice eine entscheidende Rolle; diese müssen mit den Vertriebs- und CRM-Anwendungen integriert sein. An sechster und siebter Stelle kommen schließlich Aktenlösungen im Projektmanagement.

Doch die häufig geforderte Verknüpfung der Anwendungen und die Prozesssicht sind für die ECM-Systeme und deren Hersteller nicht selbstverständlich. Die Herausforderung für die ECM-Lösungen besteht darin, nicht nur abgearbeitete Dokumente im elektronischen Archiv abzulegen, sondern auch Dokumente, die im Geschäftsprozess entstehen, verändert und verwaltet werden, in dazugehörige Prozesse zu integrieren. »Die Ergänzung und Verwaltung von Metadaten für die Klassifizierung und effiziente Verwaltung von Dokumenten in DMS-Systemen stellte jahrelang die größte Herausforderung dar«, berichtet Hans-Gerd Schaal, General Manager SAP Solution Group EMEA von Opentext. »Mit neuen Integrationsformen für ERP-Systeme wird dieses Problem weitgehend gelöst, weil diese gleichsam das Metadatengerüst für Dokumente liefern, seien es die Kundendaten zu allen kundenrelevanten Dokumenten oder die Material-Daten zu Produktbeschreibungen.«

Grundsätzlich lösen die ECM-Hersteller die Realisierung von Workflows auf zwei verschiedene Arten: entweder dokumentenbasiert oder vorgangsorientiert. Im dokumentenbasierten Fall stehen Start und Steuerung des Workflows immer im Zusammenhang mit einem Dokument und dessen Dokument-ID. Während bei vorgangsorientierten Workflows auch die Vorgänge und die enthaltenen Aktivitäten Identifikationsnummern erhalten. So können beliebig viele Dokumente einem Workflow zugeordnet werden und Flexibilität, Transparenz sowie Funktionsvielfalt erhöhen sich immens.

Bei hoch entwickelten ECM-Systemen kann der Kunde entscheiden, ob die ECM-Anwendung das Frontend bildet und sich daraus andere Applikationen starten lassen oder ob eine andere Anwendung im Vordergrund steht. Im Hintergrund kann das ECM-System zum Beispiel Druckbelege aus dem ERP-System heraus automatisch archivieren, ohne dass der Anwender die Oberfläche wechseln muss.

Die Gefahr, dass durch das unsichtbare Arbeiten der ECM-Software, auch ihre strategische Bedeutung verloren geht und sie lediglich als Add-on für andere Programme gesehen wird, besteht nach Meinung vieler Experten nicht. Böhn meint beispielsweise: »ECM ist nach Word, Excel und dem E-Mail-System oft das erste System, welches alle Mitarbeiter mit PC-Arbeitsplatz im Unternehmen nutzen. ERP-Systeme oder Fachanwendungen erreichen meist nur einen Teil der Beschäftigten. Daher bildet das ECM-System nicht nur im Hintergrund die Informationsbasis mit einheitlicher Ablage und Archiv, sondern auch die Plattform zur Informationsnutzung mit Prozessfunktionen wie Suche, Bearbeitung, Weiterleitung. Zwar gebe es Anwendergruppen, welche keine eigene ECM-Oberfläche nutzen, stattdessen beispielsweise eine Integration in SAP oder Outlook, aber andere Anwender fordern explizit ein Informationscockpit, wie es ein ECM-System bietet. Zudem haben die Erfahrungen der letzten Jahre gezeigt, dass es Anbietern von anderen Systemgattungen große Schwierigkeiten bereitet, auch nur einen Teil der Funktionalität eines ECM-Systems nachzubauen.

Kaiser sieht auch in der ECM-Initiative des Bitkoms einen deutlichen Beleg für die weiter zunehmenden Bedeutung von ECM: »Warum glauben Sie, dass der führende deutsche IT-Verband sich dem Thema ECM nun stärker widmet und eine ECM-Initiative ins Leben gerufen hat? Der ECM-Markt hat sich in den letzten Jahren durchweg positiv entwickelt, die Wachstumsraten lagen teilweise deutlich über dem IT-Branchendurchschnitt. Das Wachstumspotenzial ist längst nicht ausgeschöpft«. Noch heute arbeiten sehr viele Unternehmen mit Papier beziehungsweise mit unstrukturierten Informationen und kämpfen mit der Herausforderung der Informationsflut. Das breite Spektrum eines ECM-Systems bietet keine weitere Software an, auch wenn andere Systeme teilweise Funktionen mitabdecken wie ERP-Systeme, die Archivfunktionen beinhalten. ECM hat das Potenzial, eine wesentliche Rolle in der ganzheitlichen Strategie für das Management von Informationen anzunehmen.
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