Im Interview: Alfresco

Zwar beobachtet Christian Thiede, Sales Director DACH von Alfresco auch einen Trend zu prozessorientiertem ECM, aber nicht nur: Gerade im Umfeld von Collaboration und Social Content Management steigt seiner Meinung nach der Bedarf nach prozessunabhängigen ECM-Anwendungen.

In welchen Bereichen fordern Anwender eine besonders starke Verknüpfung zwischen ECM-Software und anderen Applikationen?

Thiede: Ganz aktuell ist natürlich der Bereich der sozialen Netzwerke – und damit meine ich nicht nur Facebook und Twitter, sondern auch die »Business-Varianten« unterschiedlichster Anbieter, denken Sie hier an »Jive«, Salesforce.com’s »Chatter«, »Lotus Quickr«, »Liferay«, »Drupal« oder »LinkedIn«. Grundsätzlich sind alle Geschäftsprozesse betroffen, in denen mit Dokumenten gearbeitet wird. Ein Der Klassiker ist natürlich die Arbeit mit E-Mail, denn egal welche Abteilung und welchen Funktionsbereich Sie sich anschauen: E-Mail ist das zentrale Medium für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch.

Sehen Sie im DMS/ECM-Bereich einen Wandel weg von der Dokumenten-zentrischen Sicht auf eine prozessorientierte Sicht?

Thiede: Wir beobachten einen verstärkten Bedarf nach Prozessen – abhängig von den Dokumenten und den Geschäftsprozessen, in die sie eingebettet sind. Gleichzeitig sehen wir aber auch einen steigenden Bedarf nach prozessunabhängigen Anwendungen, wie etwa im Umfeld von Collaboration und Social Content Management. Ich würde daher sagen, es hängt sehr stark von den Inhalten und Dokumenten ab. Die Herausforderung besteht darin, beide Sichten zu vereinen und auf der Grundlage der jeweiligen Dokumente die dafür passende Applikation – mit oder ohne nötige Prozessunterstützung – bereitzustellen.

Was bedeutet das für die DMS- und ECM-Systeme? Können alle Hersteller eine prozessorientierten Sicht realisieren?

Thiede: Kunden, die diese Systeme einsetzen, erwarten von den Herstellern, dass sie Workflows unterstützen – und zwar systemübergreifend. Für manchen Hersteller ist das in der Tat eine große Herausforderung, denn nicht jedes System hat die Möglichkeit, Prozesse mit der gewünschten Komplexität und Flexibilität abzubilden und mit anderen Anwendungen zu interagieren. Die Verantwortlichen sollten sich dabei vorher genau anschauen, ob ein Workflow-Modul eine echte Engine ist, die genau das kann, oder nur die Aneinanderreihung »hart verdrahteter« Wenn-Dann-Aufgaben innerhalb des eigenen Systems ermöglicht. Eine Engine – so wie wir das Wort verstehen – unterstützt auch komplexe Unternehmensprozesse unter Einbindung von Dritt-Systemen, Datenbanken, E-Mail-Clients, ERP- und CRM-Systemen, um nur einige zu nennen.

Welche Fremd-Funktionen und –Abläufe können Sie aus Ihrer ECM-Software starten?

Thiede: Alfresco kann grundsätzlich jede Fremdfunktion anstoßen, die sich an die branchenüblichen Standards hält. Als Beispiel sei hier genannt: Freigabeprozesse, die dann Aktionen in der ERP-Software auslösen.

Welche ECM-Funktionen und –Abläufe lassen sich aus Fremdsoftware/-hardware heraus starten?

Thiede: Hier gibt es eine Vielzahl von Anwendungsfällen, etwa das Importieren von Dokumenten aus Portalen, CRM-Lösungen oder aus Mail-Systemen. Aber es können auch definierte Regeln oder Prozesse angestoßen werden. Denken Sie etwa an eine Website oder ein Extranet, auf der ein Anwender bestimmte Seiten aufruft. Auf der Grundlage dieses Verhaltens wird dem Anwender dann weiterer, für ihn relevanter Content angezeigt.

Für welche Softwareprodukte bietet Ihre ECM-Lösung eine spezielle Anbindung?

Thiede: Alfresco bietet zahlreiche offene Schnittstellen: Exemplarisch möchte ich hier vor allem CMIS erwähnen, ein Standard, mit dem eine barrierelose Portierbarkeit von Content- und Social-Anwendungen ermöglicht wird. Im Bereich Archivierung unterstützt Alfresco XAM, die Storage-to-Application-Schnittstelle »eXtensible Access Method«. Und für Unternehmen, die Sharepoint nutzen, sorgt die Interaktion über die nativen Sharepoint-Protokolle für die Integration mit der Microsoft-Welt. Darüber hinaus arbeitet Alfresco nahtlos mit Jive, Facebook, Drupal oder Liferay und außerdem haben auch viele der Alfresco-Partner weitere Schnittestellen entwickelt: von der Mainstream-Applikation bis hin zum Nischenprodukt. Da hilft unseren Anwendern der Open-Source-Ansatz schon sehr.

Für welche Hardwareprodukte bietet Ihre ECM-Lösung eine spezielle Anbindung?

Thiede: Grundsätzlich ist Alfresco auf sämtlichen Hardware-Plattformen zu Hause – egal, ob wir jetzt von einem Datenbankserver für unser Repository sprechen oder – anwenderseitig – von PC, Apple iPhone oder iPad. Damit können Unternehmen, die auf Alfresco umsteigen, bestehende Hardware weiter nutzen – und sollte sich im Laufe der Jahre eine strategische Neuausrichtung ergeben, so macht auch Alfresco einen Plattform-Wechsel flexibel mit.

Welche (messbaren) Vorteile entstehen aus der Verknüpfung von Applikationen und der Automatisierung von Prozessen für die Anwender?

Thiede: Der offensichtlichste Vorteil – der auch messbar ist – ist Zeitersparnis. In der Vergangenheit war die Pflege eines Dokumenten-Management-Systems mit zusätzlichem Aufwand für die Anwender verbunden. Und damit auch ein Kostenfaktor. Zum einen mussten die Mitarbeiter mehrere Systeme bedienen – etwa ihr E-Mail und das DMS – zum anderen kam es zu langen Liegezeiten, bis ein Vorgang bearbeitet wurde – mit Auswirkungen auf die »Time to Market«. Hier helfen gut geplante Prozesse in Kombination mit einem entsprechend skalierbaren, schnellen und flexiblen System, das auch ausgefeilte Abläufe und Regelwerke unterstützt. Wenn heute Prozesse automatisiert und in Anwendungen richtig integriert werden, reduziert das die nötige Bearbeitungszeit und senkt gleichzeitig die Komplexität: Der Anwender arbeitet in der Oberfläche, die für ihn am bequemsten ist und ihm den größten Nutzen bietet – und wenn dies Outlook ist, dann ist es eben Outlook. Das Content-Management-System kann im Hintergrund mitlaufen und beispielsweise Projektdokumente und Projekt-relevante Kommunikation gleichermaßen protokollieren.

Wie ist der Austausch (Import und Export) von Prozessdefinitionen in Ihrer Lösung realisiert? Werden hierbei Standards genutzt?

Thiede: Die Alfresco-Plattform nutzt »Activiti«, auf der Grundlage des aktuellen Standards BPMN 2.0, an dessen Entwicklung wir maßgeblich beteiligt waren. Import und Export der Definitionen kann über unterschiedlichste Werkzeuge erfolgen – da Activiti eine Engine ist, die über zahlreiche Plug-ins verfügt, müssen sich die Anwender nicht umgewöhnen. Und weil alles auf Open Source basiert, stehen quasi jeden Tag neue Plug-ins zur Verfügung.

Wird ECM-Software als eigenständige Software seine Stellung am Markt behalten oder werden ECM-Funktionen zunehmend Bestandteile anderer Software-Lösungen und ECM-Stand-alone-Lösungen verschwinden?

Thiede: Die Anforderungen rund um Unternehmens-Content werden immer umfangreicher und komplexer und es bedarf einer immer engeren Verzahnung von Lösungen. Kein Hersteller kann die komplette Palette aller Content-relevanten Anforderungen abdecken. Spezialisten wie Liferay, Jive, Drupal sind hier ein prima Beispiel, oder auch Salesforce. Unternehmen wie Alfresco haben die Aufgabe, sich mit all diesen Lösungen über standardisierte, nachvollziehbare und wartbare Schnittstellen und Protokolle zu verbinden. So entsteht ein Netzwerk unterschiedlichster Werkzeuge. Dem User ist es dabei nur wichtig, für sich eine einfache und sichere Benutzeroberfläche zu haben. An dieser Herausforderung müssen sich die ECM-Hersteller messen lassen. Gefordert sind für die Zukunft Systeme, die ein hohes Maß nativer Funktionalität mitbringen und dann die nötigen Schnittstellen haben, um mit den Unternehmens-Systemen Content jeglicher Couleur austauschen und verarbeiten zu können.

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