25.10.2011 (as) Drucken
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Im Interview: Business Application Research Center, BARC

ECM-Systeme sind in Unternehmen häufig flächendeckend im Einsatz und daher prädestiniert für prozessorientiertes Arbeiten. Durch die Automatisierung der Prozesse ergeben sich Zeit- und Qualitätsvorteile und damit Kostenersparnisse. Trotzdem gibt es laut Martin Böhn, Head of ECM bei Barc, noch viele ECM-Systeme, die dokumentenorientiert arbeiten.

In welchen Bereichen fordern Anwender eine besonders starke Verknüpfung zwischen ECM-Software und anderen Applikationen?

 Martin Böhn
Martin Böhn
Böhn: Die Verknüpfung ist immer dann besonders gefordert, wenn erstens andere Systeme viele Dokumente liefern (bspw. ERP-Systeme oder E-Mail-Systeme), zweitens andere Systeme notwendige Informationen bspw. für die Verschlagwortung enthalten (bspw. Stammdaten im ERP-System werden für die Ergänzung der Dokumentenklassifikation genutzt) oder drittens wenn Dokumente in anderen Systemen bereitgestellt werden sollen (bspw. Anzeige gescannter Rechnungen im ERP-System). Der Fokus der Integration hat sich dabei wegentwickelt von der reinen Archivierung und Anzeige hin zu einer ganzheitlichen Unterstützung der Informationsnutzung. Durch die Integration von ECM-Software mit Fachanwendungen werden die Aufgabenstellungen der Mitarbeiter unterstützt, indem den Dokumenten ein inhaltlicher Kontext (bspw. in Form einer Akte) ebenso wie ein Nutzenkontext (konkrete Aufgabe oder konkreter Vorgang) gegeben wird. Die meisten Anwender fordern, mit möglichst wenigen Applikationen arbeiten zu müssen, dabei aber viele Informationen im Zugriff zu haben. Daher kommt der Integration von ECM-Systemen und Drittapplikationen eine hohe Bedeutung zu.

Sehen Sie im DMS/ECM-Bereich einen Wandel weg von der Dokumenten-zentrischen Sicht auf eine prozessorientierte Sicht?

Böhn: Der Wandel zur prozessorientierten Sicht ist schon seit vielen Jahren erkennbar. Nicht mehr die Verwaltung (oder das »Suchen und Finden«), sondern die Nutzung der in den Dokumenten enthaltenen Informationen ist der entscheidende Mehrwert. Die Prozesssicht ermöglicht gleichzeitig die Vereinfachung und die Verbesserung der Abläufe, indem Dokumente bedarfsgerecht bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden. Die Systeme können Abläufe steuern und teilweise automatisieren, was die Mitarbeiter entlastet und für ihre eigentlichen wertschöpfenden Aufgaben mehr Zeit ermöglicht. In vielen Unternehmen ist das ECM-System die erste flächendeckend verbreitete Anwendung, mit der sich Prozesse verbessern lassen. Im Gegensatz zu vielen Fachanwendungen ist die Anwenderzahl zumeist nicht auf Abteilungen beschränkt, was die Abbildung auch übergreifender Prozesse erlaubt. Zwar liegt der Fokus vieler Systeme auch heute noch auf dokumentenorientierten Prozessen (ein Dokument geht ein und wird im Prozess bearbeitet), aber der Prozessgedanke wird immer weiter ausgebaut.

Was bedeutet das für die DMS- und ECM-Systeme? Können alle Hersteller eine prozessorientierten Sicht realisieren?

Böhn: Die Hersteller haben in den vergangenen Jahren stark in Partnerschaften oder Weiterentwicklungen der eigenen Prozessfähigkeiten investiert. Als reines Ablagesystem droht der Verlust der Wettbewerbsfähigkeit. Allerdings sind nicht alle Lösungen gleich ausgereift. Ähnlich wie viele Aspekte im ECM-Markt kann auch das »Prozessmanagement« sehr frei interpretiert werden. Die Kunden haben mit ihren Anforderungen und darauf basierenden Projektentscheidungen die Messlatte allerdings mittlerweile hoch gelegt.

Welche Fremd-Funktionen und –Abläufe können prinzipiell aus einer ECM-Software heraus gestartet werden?

Böhn: Der einfachste Fall der Kopplung ist die Erzeugung einer E-Mail aus dem ECM-System heraus. Der Vorteil ist, dass beinahe jeder Beteiligte intern wie extern angesprochen werden kann, allerdings ist hier natürlich der manuelle Aufwand in der anschließenden Bearbeitung hoch. Mit Fachanwendungen wie bspw. ERP-Systemen werden prozessspezifische Kopplungen realisiert. So können bspw. bei der Rechnungseingangsbearbeitung Referenzdaten ausgelesen, der Beleg abgelegt und abschließend der Buchungssatz (welcher im Rahmen der Prozessbearbeitung im ECM-System erzeugt wurde) übergeben werden. Für weit verbreitete Systeme stehen dabei mehr Lösungspakete bereit. Typische Kopplungsmöglichkeiten sind: - Anstoß der Dokumentenerzeugung und Ablage aus der Fachanwendung in das ECM-System - Aufruf von Referenzdaten für die Verschlagwortung oder die Prozesssteuerung - Aufruf von Transaktionen (bspw. im ERP-System) - Erzeugung von Nachrichten (E-Mail, SMS, Informationsobjekte der Fachanwendung) - Start von Prozessen in Drittsystemen (durch Funktionsaufruf oder Bereitstellung von Inhalten)

Welche ECM-Funktionen und –Abläufe lassen sich aus Fremdsoftware/-hardware heraus starten?

Böhn: Eine Reihe von ECM-Funktionen stammen noch aus der Zeit der Informationsverwaltung, bspw. die Ablage von Informationen oder die Erzeugung langzeitsicherer Formate. Indem im ECM-System eine Überwachung bestimmter Ereignisse eingestellt wird (z.B.: »wann wird eine neue Reklamation in das Archiv abgelegt«) kann damit die Brücke zur Prozessorientierung geschlagen werden. Durch das Ereignis (hier: Ablage) wird ein Prozess gestartet (hier: Reklamationsbearbeitung). Somit können Drittsysteme Aufgaben und Prozesse starten, indem vordefinierte Informationen übergeben werden. Für diese und die voran gegangene Frage gilt gleichermaßen, dass durch die zunehmende Verbreitung von Service-orientierten Architekturen die Kopplung der Systemwelten flexibler wird. Über Web Services können einzelne Funktionen nach Bedarf angesprochen (und damit Prozesse gestartet) werden. Die gleichen Funktionsaufrufe, welche die jeweilige Software selbst nutzt, können hier auch durch andere Systeme verwendet werden.

Für welche Softwareprodukte bieten ECM-Lösungen häufig eine spezielle Anbindung?

Böhn: Die meisten Anbindungen existieren für die »Microsoft Office-Produkte« (inkl. »Outlook« für die Aufgabenverteilung), »Lotus Notes«, »Microsoft SharePoint«, »SAP« sowie »Microsoft Dynamics«. Zu anderen ERP-Systemen sowie speziellen Fachanwendungen (bspw. im öffentlichen Bereich, für das CRM, für Ingenieursaufgaben etc.) haben verschiedene Hersteller ebenfalls Anbindungen realisiert. Oft sind diese Anbindungen allerdings noch dokumentenorientiert (d. h. es werden Dokumente ausgetauscht), durch die oben beschriebenen Mechanismen (Frage vorab) kann damit aber ein Prozess im ECM-System ausgelöst werden.

Für welche Hardwareprodukte bieten ECM-Lösungen häufig eine spezielle Anbindung?

Böhn: Für den Fokus Prozessbezug ist insbesondere die Kopplung an Scanner oder Multifunktionsgeräte von Bedeutung. Nicht nur die Inhalte selbst, auch Zusatzinformationen wie Erfasser oder Empfänger müssen erfasst und übergeben werden können. Im Rahmen der Prozessbearbeitung werden portable Multifunktionsgeräte immer interessanter. Aufgaben können an die Mitarbeiter vor Ort gegeben werden, der Bearbeitungsstatus wird erfasst und Transparenz und Vollständigkeit der Bearbeitung unterstützt. Wo früher Listen auf Papier verteilt wurden, kann heute mit Notepads oder ähnlichen Geräten die Erfassung direkt elektronisch erfolgen.

Welche (messbaren) Vorteile entstehen aus der Verknüpfung von Applikationen und der Automatisierung von Prozessen für die Anwender?

Böhn: Direkte Kostenaspekte ergeben sich aus dem Wegfall von bspw. Druckkosten für Papierlisten (oft der klassische Träger von Prozessinformationen) sowie aus Einsparungen aus dem Prozess selbst heraus (bspw. das Nutzen von Skonto oder das Vermeiden von Mahngebühren durch eine ECM-gestützte Rechnungseingangsbearbeitung). Der Hauptaspekt sind aber indirekte Kosten, insbesondere Zeit- und Qualitätsvorteile. Die Zeitvorteile beschränken sich nicht auf die nun automatisierten Schritte, welche der Mitarbeiter früher manuell durchführen musste. Durch die Abbildung der Prozesse im ECM-System kann der Aufgabe ein besserer Kontext mitgegeben werden, was Suchen, Nachfragen, Doppelarbeiten etc. vermeidet. Die Qualitätsvorteile sind ähnlich zu sehen. Da die Software die Prozesse steuert, werden keine Fristen oder ganze Teilschritte übersehen. Kontrollpunkte und Regeln helfen das Arbeiten zu verbessern und zu vereinfachen. Zudem können viele Regeln in der Software selbst abgebildet werden – der Mitarbeiter muss sie sich nicht mehr merken. Indirekte Vorteile sind die einfachere und umfassendere Erfüllung von Nachweispflichten (nicht nur, wie ein Dokument aussieht, sondern auch wie es erzeugt und behandelt wurde), ein besseres Partnermanagement (schnellere und fundiertere Aussagen gegenüber Lieferanten und Kunden), der damit verbundene positive Image-Effekt und die Absicherung des Prozesswissens (Wissen steckt im Workflow und nicht mehr in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter). Was diese Vorteile in Geld wert sind merkt ein Unternehmen allerdings oft erst, wenn ein entsprechender Verlust entstanden ist.

Wie ist der Austausch (Import und Export) von Prozessdefinitionen in Ihrer Lösung realisiert? Werden hierbei Standards genutzt?

Böhn: Leider haben sich am Markt noch keine Standards breit durchgesetzt, weder für die Prozessmodellierung noch für die Prozessausführung. Selbst Hersteller, welche sich einem Standard verschrieben haben, haben zumeist einen eigenen Dialekt implementiert und begründen die Abweichungen mit besonderen Vorteilen in bestimmten Bereichen. Der Austausch von Prozessdefinitionen ist damit kaum möglich und so gut wie immer mit einer manuellen Nacharbeit verbunden.

Wird ECM-Software als eigenständige Software seine Stellung am Markt behalten oder werden ECM-Funktionen zunehmend Bestandteile anderer Software-Lösungen und ECM-Stand-alone-Lösungen verschwinden?

Böhn: ECM ist oft das erste System (nach Word, Excel und dem E-Mail-System), welches alle Mitarbeiter (mit PC-Arbeitsplatz) im Unternehmen nutzen. ERP-Systeme oder Fachanwendungen erreichen meist nur einen Teil der Beschäftigten. Daher bildet das ECM-System nicht nur die Informationsbasis im Hintergrund (einheitliche Ablage, Archiv), sondern auch die Plattform zur Informationsnutzung (Suche, Bearbeitung, Weiterleitung – mit Prozessfunktionen). Zwar gibt es Anwendergruppen, welche keine eigene ECM-Oberfläche nutzen (stattdessen bspw. eine Integration in SAP oder Outlook), aber andere Anwender fordern explizit ein Informationscockpit, wie es ein ECM-System bietet. Zudem haben die Erfahrungen der letzten Jahre gezeigt, dass es Anbietern von anderen Systemgattungen große Schwierigkeiten bereitet, auch nur einen Teil der Funktionalität eines ECM-Systems nachzubauen. Daher ist auf der technischen Seite nicht mit einem Verschwinden des ECM-Markts zu rechnen. Und auch im Bereich der Benutzeroberflächen werden ECM-Systeme in vielen Unternehmen weiterhin ihrem festen Platz haben.