12.07.2017 (as) Drucken
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Übersicht zu Vertragsmanagementlösungen

  • Inhalt dieses Artikels
  • Übersicht zu Vertragsmanagementlösungen
  • »nscale CM« von Ceyoniq kann Verträge gut selektieren
  • cuContract von Circle Unlimited integriert sich in SAP
  • ELO nutzt Best-Practice-Ansatz für »ELO Business Solution Contract«
  • Forcontract behält auch bei verschachtelten Verträgen die Übersicht
  • »otris contract« von Otris Software arbeitet browserbasiert

Vertragsmanagementlösungen reduzieren den Zeitaufwand, um Verträge zu erstellen, verwalten, archivieren und am Ende zu vernichten. Hier sind einige der Lösungen am Markt aufgeführt, die digitale Vertragsakten darstellen und die Bearbeitung über den Vertragslebenszyklus hinweg unterstützen.

In einem Unternehmen kann sich aufgrund der Vielzahl von Verträgen ihre Verwaltung leicht unübersichtlich gestalten. Um den Zeitaufwand für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen zu reduzieren und keine Fristen zu versäumen, bieten sich Vertragsmanagementlösungen an.

In der Folge haben wir eine Auswahl verschiedener Lösungen unterschiedlicher Hersteller für Sie aufgelistet. In der Regel decken sie den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages von der Erstellung über die Verwaltung von Fristen und Aufgaben bis hin zur Archivierung und Vernichtung der Verträge ab. Die Lösungen stellen die Verträge als elektronische Akten dar und können zugehörige Dokumente und Informationen verbinden. Anwender sollten darauf achten, dass die im Unternehmen verwendeten Dateiformate von dem ausgewählten System unterstützt werden. Darüber hinaus bieten sie teilweise Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen, so dass beispielsweise Termine im Microsoft-Outlook-Kalender angezeigt werden.

Für einige Systeme sind bestimmte Anwendungslandschaften Voraussetzung, wie SAP zum Beispiel für »cuContract« von Circle Unlimited. Zahlreiche mittelständische und Großunternehmen setzen ein unternehmensweites SAP-System ein. Daher sollten die Verträge und Dokumente, die sich auf die Vorgänge im SAP-System beziehen, über das Vertragsmanagement auch direkt darin gemanagt werden. Die Lösung von Circle Unlimited ist daher schnittstellenfrei vollständig in SAP-Systeme integriert. Bei der Auswahl einer Lösung ist zu beachten, mit welchen Systemen Vertragsmanagementlösungen zusammenarbeiten. Zusätzlich sind gegebenenfalls lizenzrechtliche Frage zu klären: welche Lizenzen sind erforderlich, um Verträge einzusehen und zu bearbeiten.

»nscale CM« von Ceyoniq kann Verträge gut selektieren

»nscale CM« von Ceyoniq Technology weist auf Fristen automatisch hin (Bild: Ceyoniq Technology)»nscale CM« von Ceyoniq Technology unterstützt Anwender bei allen anfallenden Aufgaben innerhalb der Vertragsverwaltung – vom Erstellen über die Ablage und Verwaltung bis hin zu prozessgestützten Entscheidungshilfen der unternehmensweiten Verträge. Die Lösung basiert auf der Informationsplattform »nscale« sowie den Erfahrungswerten verschiedener Projekte und kann an individuelle Anforderungen angepasst werden. Ein Vertrag wird in Nscale durch einen Ordner dargestellt, der als Metadaten alle benötigten Informationen besitzt sowie alle relevanten Vertragsdokumente beinhaltet. Vertragsdokumente erben bestimmte Informationen wie die interne und externe ID vom Elternordner. Zur Erfassung zusätzlicher Metadaten steht dem Anwender eine Indexmaske zur Verfügung, über die auch die Veröffentlichung  des  Dokumentes  erlaubt  wird. So ist es möglich, Personen Zugriff zu gewähren, die keinen Nscale-Client oder Zugang besitzen.

Jeder Anwender kann durch selbst definierte Suchen eine nach den persönlichen Anforderungen gefilterte Sicht der Vertragsordner erstellen. So lassen sich beispielsweise nur Verträge einer bestimmten Kategorie ab einem festzulegenden Vertragswert anzeigen.

Die Indexmaske der Vertragsordner dient der Erfassung und Anzeige der Metadaten eines Vertrages. Alle Informationen sind in die Bereiche  Klassifikation, Vertragspartner und Verlängerung beziehungsweise Kündigung unterteilt.

Im Rahmen des vertragsorientierten Fristenmanagement weisen automatisierte Wiedervorlagen und proaktive Benachrichtigungen Verantwortliche auf Fristen und Termine hin. Die Lösung überwacht auch durch den Anwender definierte Zeitpunkte sowie zugehörige Dokumente.

Vorgefertigte Analysen und Übersichten über die gesamte Datenbasis, über ausgewählte Vertragstypen und demnächst fällige Fristen sind ebenso möglich wie individuell erstellte Listen und Berichte durch die Anwender. Über die Schnellsuche »Tagespost« werden alle am aktuellen Tag abgelegten Dokumente angezeigt. Die Schnellsuche »Ereignisse in den nächsten 28 Tagen« zeigt alle Fristen beziehungsweise Verträge bei denen in der genannten  Periode eine Kündigungs-, Verlängerungs- oder Endefrist aktiv wird.

Nscale CM zeigt das Erreichen und Überschreiten von Fristen automatisch an, indem es verschiedene Kanäle wie den Nscale-Nachrichtenkanal oder eine E-Mail verwenden kann.

Alle Arten von Vertragsdokumenten lassen sich mit Nscale CM systematisch und sicher ablegen sowie verwalten. Dazu gehört beispielsweise auch der zu einem Vertrag zählende E-Mail-Verkehr. 

Weitere Funktionalitäten wie teamorientiertes Arbeiten und Collaboration bietet der Hersteller auf Basis von Nscale-Modulen an. Ceyoniq plant für diesen Bereich Modifikationen, die wohl im nächsten Release zur Verfügung stehen werden. Nnscale Contract kann sowohl als Cloud als auch  On Premise installiert und genutzt werden. Dementsprechend basiert die Lizenzierung auf Client/Server- oder Pay-per-Use-Modellen. Der Vertrieb der Lösung erfolgt über alle entsprechend zertifizierten Partner.

cuContract von Circle Unlimited integriert sich in SAP

Funktionen und Ablauf von CuContract von Circle Unlimited (Bild: Circle Unlimited)Das Vertragsmanagement »cuContract« von Circle Unlimited managt alle Vertragsarten wie Lieferanten-, Personal-, Leasing-und Beteiligungsverträge inklusive aller zugehörigen Informationen während des gesamten Lebenszyklus. Die Lösung ist vollständig in SAP integriert und schnittstellenfrei, so dass ein SAP-System Voraussetzung für den Betrieb von Cucontract ist. Bedienbar ist sie per Web, Mobile App und Windows App.

Durch die tiefe Prozessintegration in SAP kann Cucontract beispielsweise mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen, Controlling, Vertrieb und dem Einkauf prozessmäßig verbunden und aus jeder Funktion des SAP-Systems heraus aufgerufen werden. Verträge und Dokumente werden so nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen konsistent und transparent abgebildet. Rechnungs- und Zahlungspläne können automatisch Bestellungen und Kontrakte des SAP-Standards erstellen und auslösen, sowie auch echte FI-FI-AA/CO-Buchungen im SAP-System vorbereiten bzw. erzeugen.

Cucontract unterstützt den Entstehungsprozess eines Vertrags und Dokuments nicht nur durch die Erfassung beziehungsweise den Import eines fertigen Dokuments, sondern ermöglicht auch die automatisierte Erstellung von Dokumenten oder Excel-Tabellen auf Basis von individuellen Vorlagen und Daten aus dem SAP-System.

Grundlage für die automatisierte Dokumentenerstellung sind in MS Word erstellte Bausteine, deren Inhalte auch aus SAP Reports stammen können. Die Erstellung der Dokumente vereinfacht sich dadurch, dass Textstellen in Form von eingefügten Variablen später automatisiert mit Daten aus SAP- und anderen Datenbanksystemen oder einem Barcode angereichert werden können.

Sind die Textbausteine juristisch geprüft und auf dem aktuellsten Stand, sinkt durch die automatisierte Erstellung von Verträgen und Standarddokumenten der Verwaltungs- und Arbeitsaufwand. So werden nicht nur kostspielige Tippfehler ausgeschlossen, sondern auch Risiken minimiert. Das Einschalten der Rechtsabteilung ist bei Standardverträgen nicht notwendig.

Zu jedem Vertrag wird in Cucontract eine elektronische Akte mitgeführt, in der alle zugehörigen Dokumente abgelegt werden. In Abhängigkeit zur Vertragsart kann nicht nur die Strukturierung der Akte unterschiedlich festgelegt werden, sondern auch der Aufbau und die Anzahl der Unterordner sowie Abhängigkeiten und die jeweilige Plausibilitätsprüfung.

Die Termin- und Fristenüberwachung gehört zu den Kernfunktionen im Vertragsmanagement und optimiert den Workflow zu jedem Zeitpunkt des Vertragslebenszyklus. Cucontract überwacht einmalige und regelmäßig auftretende Ereignisse wie unter anderem Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen sowie Mindest- und Maximalaufbewahrungsfristen

Es empfiehlt sich, das Termin- und Fristenmanagement mit Microsoft-Outlook zu verbinden, indem das Vertragsmanagement mit dem vorhandenen Exchange-Server gekoppelt wird. Die Termine zu einer Akte können dann aus dem SAP-System automatisch mit einem Outlook-Kalender synchronisiert werden. Termine und Fristen sind so zu jeder Zeit und an jedem Ort einsehbar.

Mit Cucontract können Verträge und Dokumente gemäß Signaturgesetz mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dies erfolgt mithilfe eines qualifizierten Zertifikats oder einfacher mit einer biometrischen, handschriftlichen Signatur.

Circle Unlimited veröffentlichte das aktuelle Release 8.2 von Cucontract im September 2016. Damit lassen sich viele Anforderungen der neuen International Financial Reporting Standards 15 (Erlöse aus Verträgen mit Kunden) und IFRS 16 (Leasingverhältnisse) bereits erfüllen. Um Dokumente noch schneller und exakter zu finden, besteht eine weitere Neuerung darin, Dokumenten und Ordnern ergänzende Informationen - sogenannte Metadaten - zuordnen. Dadurch lassen sich bei der Suche alle Dokumente und Ordner mit einer bestimmten Eigenschaft beispielsweise ein Status oder eine Beschreibung anzeigen.

Circle Unlimited vertreibt Cucontract direkt an große mittelständische Unternehmen und Großunternehmen, die SAP im Einsatz haben. Zu den Kunden zählen beispielsweise DAK Gesundheit, der IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe Finanz Informatik und der international tätige Hersteller von Industrieklebstoffen Jowat.

ELO nutzt Best-Practice-Ansatz für »ELO Business Solution Contract«

ELO Business Solution Contract kann Verträge automatisch erstellen (Bild: ELO Digital Office)Mit »ELO Business Solution Contract« stellt ELO Digital Office für jede Vertragsphase eine Vertragsmanagementsoftware bereit, die standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bietet. Sie ist schnell einsatzfähig und an individuelle Anforderungen anpassbar. Während der Vertragsanbahnung lassen sich mit einem Klick automatisiert Verträge, Kündigungen oder andere Dokumente erstellen.

In der Vorlagenverwaltung finden sich unterschiedlichste Vertragstypen und spezifische Informationen, während sich in der Rechteverwaltung der Zugriff für Benutzer bestimmen lässt. Die Laufzeiten der Verträge können Anwender individuell festlegen. Unterstützend helfen Funktionen zur automatischen Berechnung von Vertragsende, Erinnerungsdatum und Kündigungsfrist. Um keine Fristen zu versäumen, steht ein Wiedervorlagenmanagement zur Verfügung, das auch erstellte Wiedervorlagen automatisch aktualisiert, falls Vertragsänderungen auftreten. Die nötigen Freigabeschritte lassen sich per ELO Workflow definieren und kontrolliert abwickeln. Bei der Vertragsbearbeitung im Team hilft die ELO Collaboration- Funktionalität »Dokumentenfeed«, die den Beteiligten alle Diskussionsbeiträge anzeigt.

Für die Vertragsverwaltung sind alle relevanten Vertragsinformationen und zugehörige Dokumente in einer Vertragsakte abgelegt und zentral verfügbar. Zusätzlich können Anwender standardisierte Deckblätter und Etiketten drucken, um Originaldokumente verlinkt abzulegen. Scannt man den aufgedruckten QR-Code, erscheint beispielsweise am Smartphone die zugehörige digitale Akte. Beim Öffnen passt sich durch das Responsive Design die Programmoberfläche automatisch an das Endgerät an. Zur Erfassung von abgeschlossenen Verträgen stehen vordefinierte Stichwortlisten zur Verfügung, die zum Beispiel Mandanteninformationen, Vertragsnummern und Laufzeiten enthalten.

Beim Vertragscontrolling hilft das Vertragsmanagement-Cockpit, das wichtige Informationen auch grafisch anzeigt. Von hier können Anwender auf die zugehörige Vertragsakte zugreifen und Statusänderungen, Freigabe- sowie Kündigungsszenarien initiieren. Welche Fristen anstehen, lässt sich im Kalender ablesen. Zusammenhänge zwischen einzelnen Verträgen macht die Zeitleistendarstellung deutlich. Wird beispielsweise für einen Mitarbeiter mit einem befristeten Arbeitsvertrag ein Kfz-Leasingvertrag mit einer längeren Laufzeit abgeschlossen, sind Termine wie Kündigungsfristen schnell vergleichbar.

Beim Anlegen von Zahlungsplänen stehen tagesaktuelle Wechselkurse zur Verfügung, wodurch Anwender von der eindeutigen Vergleichbarkeit der Verträge beispielsweise in Euro oder Dollar profitieren. Freigabeszenarien lassen sich ebenfalls auf Basis der Wechselkurse steuern.

ELO Business Solution Contract ist seit Ende September 2016 verfügbar und wird über alle ELO Business Partner wie n-komm vertrieben. Das Entry-Modul reicht für maximal 100 User, jedoch kann ELO die Lösung auch für größere Anwenderzahlen zur Verfügung stellen. Einige Firmen haben ELO Business Solution Contract bereits im Einsatz. In der Anlaufphase befinden sich beispielsweise der Spezialist für Partikelschäume Ruch Novaplast, der Hersteller für professionelle Beschallungs- und Audiosysteme d&b audiotechnik sowie die neu geschaffene Abteilung »Vertragscontrolling« der Stadt Spremberg.

Forcontract behält auch bei verschachtelten Verträgen die Übersicht

Startbildschirm der forcont-Vertragsmanagementlösung (Bild: forcont)Bei forcont business technology heißt die Lösung für das digitale Vertragsmanagement »forcontract | Der Vertragsmanager«. Forcontract ist Bestandteil seiner eigenentwickelten Software für das professionelle Enterprise Content Management (ECM), die in der »forcont factory Suite« zusammengefasst ist. Neben der Vertragsmanagementlösung gibt es unter anderem Applikationen für das Personalmanagement, das mobile Dokumentenmanagement und für die Langzeitarchivierung.

Forcontract gestattet die zentralisierte Ablage aller relevanten Dokumente und Vertragsinformationen in einer digitalen Akte. Die Lösung bildet interne Freigabeprozesse ab, erlaubt ein flexibles Reporting und unterstützt durch eine Vertreterregelung die pünktliche Bearbeitung aller Aufgaben. Außerdem erleichtert sie durch eine komfortable Suchfunktion Recherchen, sorgt für die automatische Kontrolle von Terminen, Kündigungen und Verlängerungen von Verträgen und macht alle Änderungen durch eine automatische Versionierung und Vertragshistorie revisionssicher nachvollziehbar. Zueinander in Beziehung stehende Verträge lassen sich verknüpfen: So können Verträge etwa einem übergeordneten Liefervertrag zugeordnet werden, aus dem sich weitere Pflichten und Fristen ergeben.

Forcontract und die Forcont Factory Suite sind aktuell in der Version FX 3.2d verfügbar. Zu den Neuerungen in der Vertragsmanagementlösung zählt ein rollenbasierter Zugriff auf Dokumentvorlagen im Rahmen der integrierten Dokumenterstellung. Zudem können Felder in Vorlagen jetzt Attributnamen aus Forcontract verwenden, die während der Erstellung des Vertragsdokuments automatisch gefüllt werden. Auch die Daten für unternehmensinterne Vertragspartner lassen sich jetzt durch Zusatzfelder individuell erweitern.

Forcontract ist wahlweise im klassischen Lizenzmodell On Premises oder als Cloud Service betreibbar. Das Hosting erfolgt in einem sicherheitszertifizierten Rechenzentrum von T-Systems, bei dem die Lösung für die Übertragung eine 256-bit-SSL-Verschlüsselung nutzt. Die Anwendung kann entweder von Forcont direkt oder von Vertriebspartnern bezogen werden. Neben dem Telekom Business Marketplace zählen unter anderem i4 Consult und oneresource dazu. Unter den Kunden der Vertragsmanagement-Lösung von forcont befinden sich GASAG Berliner Gaswerke AG, Stadtwerke Tübingen GmbH und BlueArc Real Estate GmbH & Co. AG.

»otris contract« von Otris Software arbeitet browserbasiert

Vertragsübersicht bei otris contract von Otris Software (Bild: Otris Software)Die Software-Lösung für Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung »otris contract« von otris software erfasst Verträge inklusive Dokumente, Informationen sowie Anlagen. Zusammengefasst in zentralen Vertragsakten können Anwender komplexe Vertragsgenehmigungs-Workflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung verwalten. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. Über umfangreiche Suchfunktionen wie spezielle Formulare können Anwender die gesamten Inhalte der Vertragsdatenbank nach den erfassten Informationen durchsuchen und Suchen abspeichern. Auf Wunsch werden die Inhalte der Vertragsdokumente beim Hochladen automatisch indexiert, so dass diese bei Suchanfragen über eine Volltextrecherche einbezogen werden. Über ein differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen lassen sich Zugriffsrechte steuern. Parallel dazu kann die Ablage der Verträge auch auf Basis von Organisationshierarchien und Gesellschaftsstrukturen erfolgen.

Otris Contract verfügt über eine integrierte Business-Intelligence-Lösung, die unter anderem ermöglicht, beliebige Daten aus der Vertragsdatenbank inklusive aller Finanzwerte oder auch Daten aus anderen Quellen zur individuellen Auswertung abzurufen. Die Ausgabe der Vertragsauswertungen lässt sich unterschiedlich gestalten, sie steht in gängigen Ausgabeformaten zur Verfügung und kann an das Corporate Design angepasst werden.

Bei Otris Contract handelt es sich um eine browserbasierte Anwendung, die keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer erfordert. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen den Austausch mit bestehenden Systemen. Die Lösung kann auf dem firmeneigenen Server oder in der Cloud betrieben werden. Zusätzlich zum Hosting bietet Otris Software die Übernahme der Administration der Vertragsdatenbank an.

Der Hersteller stellte die aktuelle Version 3 Anfang 2016 vor. Sie hat ein individuelles Dashboard, das einen kompakten Überblick über alle relevanten Verträge liefert. Zusätzlich zum Dashboard sorgt die nun dreiteilige Oberfläche für mehr Transparenz: Neben der bekannten Baumstruktur und der Vertragsübersicht werden in einer weiteren Einheit Vertragsdetails beziehungsweise Vertragsdokumente der ausgewählten Akte angezeigt. Responsive Design sorgt dafür, dass sich die Darstellung unterschiedlichsten Endgeräte-Formaten wie Desktops und Tablet-PCs anpasst.

Direkt aus Outlook heraus können E-Mails – einzeln oder stapelweise – den jeweiligen Vertragsakten per Drag-and-Drop-Funktion zugeordnet werden. Einzelne Bestandteile einer Mail, wie Betreff, Inhalt oder Empfänger lassen sich in Feldern ablegen und sind somit über die Suchfunktion komfortabel auffindbar. Anhänge werden dem Vertrag in Form von Dokumenten zugefügt. Die Ablage der originären E-Mail-Datei sowie der Dokumente erfolgt revisionssicher in der Vertragsdatenbank. Die einzelnen E-Mails sind wie im Mailprogramm jederzeit les-, such- und sortierbar, so dass Nutzer von einer zentral verwalteten Vertragskorrespondenz ohne Medienbrüche profitieren.

Das Fristenmanagement ist in der neuen Version 3 nicht mehr an Verträge gebunden. Fristen können nun für alle Akten-Typen genutzt werden. So kann der Nutzer eine Frist im Zusammenhang mit Vertragspartnern oder Zahlungsreihen setzen. Die Erneuerung einer Lieferantenauskunft oder aber Überprüfung eines ausstehenden Zahlungseinganges geraten durch die Erinnerungsfunktion nicht mehr in Vergessenheit.

Laut Otris Software liegen die Alleinsgellungsmerkmale ihrer Vertragsmanagementlösung Otris Contract unter anderem in der anwenderfreundlichen Bedienoberfläche und der Flexibilität, die Standardlösung auch an individuelle Kundenbedürfnisse anpassen zu können. Otris Software vertreibt die Software, die beispielsweise bei Metro oder dem ISAR Klinikum im Einsatz ist, direkt an Unternehmen jeder Größe.