16.02.2008 (kfr) Drucken
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ECM mit MOSS – geht das überhaupt?

  • Inhalt dieses Artikels
  • MOSS ist eine Collaboration-Software
  • ECM-Anbieter veredeln Sharepoint
  • Ausblick auf MOSS und ECM

Microsofts Office-Sharepoint-Server gilt in Fachkreisen als Collaboration-Software mit Dokumentenmanagement- und Such-Funktionalität. Die Software konkurriert weniger mit etablierten ECM-Anbietern, sondern erschließt neue Einsatzgebiete. Noch ist die Lösung allerdings lückenhaft.

von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer, und Sarah Risse, Beraterin bei Project Consult Unternehmensberatung

 Zum Vergrößern anklicken!  MOSS 2007 als ECM-Lösung
Grafik: Project Consult
Der Markt für Enterprise-Content-Management (ECM) befindet sich im Wandel. Zusammenschlüsse und Akquisitionen haben zu einer Konzentration bei den Anbietern von Standard-Software geführt, die nunmehr wie IBM, EMC oder OpenText komplette ECM-Suiten anbieten. Andere Standard-Software- und Hardware-Hersteller sowie Systemintegratoren dringen mit eigenen Produkten ebenfalls in den Markt. Hierzu gehören Unternehmen wie SAP, Computer Associates, Hitachi Data Systems und Oracle. Den größten Veränderungsdruck auf den Markt erzeugt jedoch zurzeit Microsoft.

Der Software-Gigant erhebt ebenfalls den Anspruch, ein vollwertiges ECM-Portfolio zu besitzen. Gemessen am Anspruch für ECM, der auf der Definition der AIIM international beruht, ist dieses Angebot jedoch unvollständig und ungleichgewichtig verteilt. Dies betrachten zahlreiche traditionelle ECM-Anbieter als Chance, mit ihren Produkten die Lücken von Microsoft zu füllen. Hier gibt es besonders zwei Ansatzpunkte: die Unzulänglichkeiten von Outlook/Exchange im Umfeld von E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung sowie die Lücken im Microsoft »Office Sharepoint Server« (MOSS). Von MOSS hatten sich viele Anwender einiges erwartet und die ECM-Anbieter einiges befürchtet. Jedoch zeigt sich, dass MOSS eher den ECM-Markt öffnet, als ihn effektiv zu bedienen. Die Nachfrage für den MOSS ist groß, Anbieter wie Marktbegleiter verzeichnen ein erhöhtes Interesse für die Microsoft-Lösung, gleichzeitig macht sich aber auch Ernüchterung breit und Integrationen der ECM-Anbieter für den MOSS werden gefordert. So ist MOSS heute eher als Marktöffner zu sehen denn als ebenbürtiger Konkurrent der traditionellen, spezialisierten ECM-Anbieter.

MOSS ist eine Collaboration-Software

Was die von Microsoft selbst als ECM-Plattform positionierte Software wirklich an Funktionalität bietet, ist viel diskutiert worden. Mittlerweile verbreitet sich die Ansicht, dass es sich um eine Collaboration-Software mit grundlegender Dokumentenmanagement- und Such-Funktionalität handelt, die weit von einem umfassenden ECM-System entfernt ist. Mit Teamseiten, Dokumentenarbeitsbereichen, Office-Client-Integration und Messaging-Funktionen stellt MOSS 2007 ein gutes Collaboration-Werkzeug dar.

Das Dokumentenmanagement umfasst Grundlegendes wie Versionsverwaltung, Check-in/Check-out und mit der Inhaltstypen-Funktion (ein Ansatz, der sich ähnlich wie die Nutzung von Dokumentenklassen im Dokumentenmanagement positioniert), die Möglichkeit zur Standardisierung von Metadaten, Dokumenttypen und Vorlagen. Es fehlen Funktionen wie die automatische oder manuelle Klassifizierung von Dokumenten, virtuelle Sichten und Ordner.

Einfache Abstimmungs-Workflows lassen sich in Sharepoint abbilden, zur Umsetzung komplexerer Prozesse müsste ein Tool wie »Windows Workflow Foundation« hinzugezogen werden. Beim Recordsmanagement bietet Sharepoint nur eine sehr rudimentäre Verwaltung nach Aufbewahrungsfristen. Eine Preserve-Komponente mit Single-Instance-Archivierung, Rendition-Management und Speichermanagement fehlen komplett, genauso wie die Bereiche Capture und Deliver.

ECM-Anbieter veredeln Sharepoint

Genau diese Lücken versuchen immer mehr Hersteller zu schließen und bieten Lösungen zur Integration ihrer ECM-Funktionalität mit dem Sharepoint an. Diese Veredelungen oder Vervollständigungen von Sharepoint reichen von reinen Archivierungslösungen für Sharepoint-Dokumente bis zur umfangreichen Integration von Archivinhalten und anderen ECM-Komponenten wie Workflow. Es scheint große Unterschiede zwischen den einzelnen Angeboten zu geben und gleichzeitig herrscht große Unklarheit in Hinblick auf die tatsächliche Integrationstiefe der jeweiligen Lösungen.

Eine Marktstudie von PROJECT CONSULT aus dem Sommer 2007 teilt die angebotenen Integrationslösungen in drei Kategorien ein:

1. Add-On für das Archiv
Produkte, die »nur« die Archivierung von Inhalten aus dem Sharepoint im ECM-Repository anbieten und damit die fehlende Archivierungskomponente des MOSS ausgleichen. Als Beispiele lassen sich Ceyoniq, Docuware, Easy und Saperion aufführen.

2. Nutzung der Sharepoint-Oberfläche für ECM-Produkte
In der zweiten Kategorie Anbieter, die den MOSS als attraktive Oberfläche für ihr eigenes Produkt ansehen und dementsprechend auch ECM-Funktionalität wie den Postkorb im MOSS abbilden. Als Beispiele lassen sich unter anderem ELO Office und Meridio nennen.

3. ECM-Integration
Als dritte Kategorie die am weitesten gereiften Integrationslösungen, die versuchen, alle ECM-Komponenten in der Sharepoint-Umgebung anzubieten. Hier tummeln sich beispielsweise Open Text, d.velop, EMC Documentum, IBM/FileNet sowie SER Solutions.

Auffällig ist, dass kaum einer der Anbieter die Möglichkeit sieht, sein ECM mit den Collaboration-Funktionen aus dem Sharepoint zu veredeln und diese aus der ECM-Umgebung nutzbar zu machen. Die Stärken der befragten ECM-Anbieter liegen deutlich im Bereich der Hauptlücke von MOSS, der revisionssicheren Archivierung. In der Umsetzung reichen die Strategien von der manuellen Verschiebung bis hin zu automatischen Verfahren mit Klassifikation. In diesem Bereich ist auch zunächst die größte Nachfrage aus dem Markt zu verzeichnen, was nicht verwunderlich ist. Stellt sich doch nach der Installation einer MOSS-Umgebung schnell die Frage, wie sich die SQL-Datenbank entlasten lässt und Dokumente langfristig revisionssicher aufbewahrt werden können.

Ausblick auf MOSS und ECM

MOSS 2007 ist noch relativ neu, daher fehlen bei vielen Anbietern noch praktische Erfahrungen und natürlich auch größere Referenzinstallationen. Die Antworten der Anbieter zeigen deutlich, dass sich bezüglich der Schnittstellen, der Funktionalität, der Abgrenzung und der Preise noch vieles im Fluss befindet. Entscheidend für den Erfolg der eingebundenen ECM-Produkte wird die Tiefe, Einfachheit der Installation und Handhabung sowie die Verbreitung von Sharepoint selbst als Dokumenten-Management- und Collaboration-Werkzeug sein.

Aber auch Microsoft schließt seine Lücken. Erste Anläufe waren mit der Zertifizierung DoD-5015.2 zu beobachten. Weitere in der Zusammenführung von Vista, Sharepoint und Exchange werden folgen. Die Übernahme von FAST integriert zudem neue Suchtechnologien in die Plattform. Auch in anderen Feldern wie Business-Process-Management baut Microsoft seine eigenen Produkte aus. Eine enge Kooperation ist daher für die Partner nur begrenzte Zeit nützlich. Je mehr Funktionen Microsoft selbst liefert, desto weniger kann der Partner beisteuern und muss sich andererseits in eine immer höhere Spezialisierung drängen lassen. Gerade bei allen Themen, die mit Compliance zu tun haben, wird Microsoft nachlegen. Gleiches wird für Funktionalitäten gelten, die Web-2.0-Feeling vermitteln und Microsoft-Internet-Angebote stärken. Die Schwelle wird damit für Zulieferer und Partner immer höher gelegt. Noch lässt es sich gut davon leben, die heutigen Lücken im Portfolio von Microsoft zu bedienen.