13.04.2011 (as) Drucken
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Im Interview: Optimal Systems

Von Sharepoint profitiert auf Anbieterseite nicht nur Microsoft als Hersteller. Weitere Nutznießer sind auch ECM-Anbieter, die ergänzende Lösungen anbieten und Integrationsspezialisten. Wie diese die Vorteile von »SharePoint 2010« bewerten und welche Schwächen die Lösung noch hat, beschreibt uns Karsten Renz, CEO von Optimal Systems.

Welche Strategie verfolgt Ihr Unternehmen im Zusammenhang mit »SharePoint«?

 Karsten Renz
Karsten Renz
Renz: Anders als andere ECM-Hersteller betrachten wir bei Optimal Systems Sharepoint nicht als Konkurrenzprodukt. Vielmehr unterstützt die Optimal-Systems-Gruppe ihre Kunden bei der Umsetzung einer optimalen ECM-Strategie, wenn diese sich für Sharepoint entschieden haben, denn beide Systeme ergänzen sich ideal. Wir sehen in der Kombination von Sharepoint und unserer ECM-Plattform »OS|ECM« eine Bereicherung des Produkts- und Lösungsspektrums. Uns ist es wichtig, unseren Kunden die Orchestrierung ihrer Daten, Dokumente und Geschäftsprozesse so einfach wie möglich zu machen. Aus diesem Grund haben wir sowohl Schnittstellen zu Sharepoint wie auch zu anderen Portalen entwickelt, genauso wie wir ebenfalls die Anbindung an eine Vielzahl von Fachanwendungen und ERP-Systeme zur Verfügung stellen.

Wie sieht Ihr Produkt- und Dienstleistungsangebot rund um Sharepoint aus?

Renz: Wir bieten die Schnittstellen »OS[Sharepoint-Archiv]« und »OS[Sharepoint-DMS]« an, mit denen wir Sharepoint mit digitalem Archiv und erweiterten Dokumentenmanagement-Funktionen dotieren. Unsere ECM-Suite OS|ECM lässt sich problemlos in eine bereits existierende MS-Sharepoint-Umgebung einbinden.

Welches Integrationskonzept verfolgen Sie hinsichtlich Sharepoint?

Renz: Mit Hilfe der Schnittstellen »OS[Sharepoint-Archiv]« und »OS[Sharepoint-DMS]« stehen die OS|ECM-Funktionen wie revisionssichere Archivierung, Dokumentenmanagement, Workflow Management, virtuelle Aktenpläne sowie Posteingangsverarbeitung auch für die Dokumente der Microsoft Sharepoint-Welt zur Verfügung. Durch die Integration von OS|ECM lassen sich auf einfache Weise große Daten - und Dokumentenbestände innerhalb der MSS 2010-Infrastruktur verwalten – das MSS 2010-Umfeld wird durch die Auslagerung der Daten deutlich entlastet.

Welche bedeutenden Verbesserungen bringt Sharepoint 2010 aus Ihrer Sicht den Anwendern?

Renz: Externe Nutzer lassen sich leichter einbinden. Zudem hat sich die Strukturierung und Sicherheit bei der Verwaltung unternehmensweiter Contents, das Wissensmanagement und die Integration von Business-Anwendungen verbessert. Enterprise Collaboration einschließlich Workflow Management wurden erweitert. Der Zugriff auf alle Unternehmensinformationen geschieht schneller. Es ist eine revisionssichere Langzeitarchivierung von MSS 2010-Dokumenten möglich und es gibt eine verbesserte Auskunftsbereitschaft durch archivübergreifende Recherche. Insgesamt wurde auch die Performance gesteigert.

Was fehlt Sharepoint 2010 im Vergleich zu einer reinen ECM-Lösung?

Renz: Microsoft hat die Wichtigkeit von Enterprise Content Management (ECM) erkannt und deswegen zunehmend ECM-Funktionen für eine verbesserte Informationsverwaltung in die Office-Suite und Sharepoint 2010 integriert. Dennoch fehlen Sharepoint 2010 wichtige Bestandteile zu einem vollwertigen ECM. Aus diesem Grund hat Optimal Systems eine bidirektionale Anbindung entwickelt, die das Funktionsspektrum in Bezug auf Collaboration und Dokumentenmanagement vergrößert. Damit erhält der Kunde den optimalen Nutzen aus beiden Welten – ECM und Sharepoint.

Was kann Sharepoint 2010 im Vergleich zu einer reinen ECM-Lösung besser?

Renz: Sharepoint ist gut geeignet, Informationen verschiedener Datenquellen als Portal zusammen zu fassen, um Firmenbereichen oder einzelnen Mitarbeitern einen reduzierten, angepassten Zugang zu dem Content zu gewähren, den sie für ihre Arbeitsprozesse brauchen. Dies geschieht so, dass der Anwender nicht mehrere Systeme dafür bedienen muss. Unserer Erfahrung nach sind diejenigen Portale beliebt, die Datenräume für Kunden und Geschäftspartner extern zur Verfügung stellen und als eine Art Fenster ins Unternehmenswissen fungieren, in das Kunden bzw. Partner in kollaborativen und informativen Prozessen einbezogen werden. Portale eignen sich gut für die Zusammenarbeit in unstrukturierten Umgebungen. Jeder Anwender hat ein sehr individuelles Frontend, wie »MySite«, und hat beispielweise Zugriff auf ein Dokument. Mehrere Anwender können das Dokument bearbeiten, weiterleiten oder andere Aktionen durchführen. Aber Prozesse wie Archivierung, Sicherung, Recherche finden im Hintergrund im ECM-System statt.

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