26.11.2009 (ubr) Drucken
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Sharepoint und Office als funktionales Doppel

  • Sharepoint und Office als funktionales Doppel
  • Zusammenarbeit ohne Kompromisse
  • Ideen zum Leben erwecken
  • Zugriff von überall
  • Die praktische IT-Plattform
  • Fazit

Die neue Generation von Sharepoint und Office bildet einen Teil der Business-Productivity-Infrastruktur. Zusammen sollen beide Werkzeuge neue Anwendungen schaffen, die bessere Funktionalitäten und Dienstleistungen im Unternehmen gewährleisten.

Mit der jeweils neuen Version »SharePoint 2010« und »Office 2010« will Microsoft insbesondere auf Anwenderwünsche bei der Dokumentenbearbeitung und gemeinsamen Inhaltsverwertung eingehen. In Kombination sollen beide Anwendungen mehr Funktionalitäten bei der Bearbeitung von Dokumenten und der Informationsverteilung bieten. Texte bzw. Inhalte lassen sich über PCs, Browser oder mobile Geräte abrufen, betrachten und editieren. So können Ko-Autoren gemeinsam an einer Datei arbeiten oder über »Office OneNote« auf ein Notebook zugreifen. Ebenso werden Texte, die offline verändert wurden, sofort synchronisiert, sowie der Anwender wieder am Netzwerk ist.

Der Hersteller hat vier Teilbereiche im Blick, die er mit der Kombination von Sharepoint und Office optimieren will: »Zusammenarbeit ohne Kompromisse« (Collaboration Without Compromise), »Ideen zum Leben erwecken« (Bring Ideas to Life), »Zugriff von überall« (Anywhere Access) und »Die praktische IT-Plattform« (The Practical IT Platform), wobei mit letzterem Begriff wohl eher die nützliche IT-Plattform gemeint ist.

Zusammenarbeit ohne Kompromisse

In heutigen Unternehmen wird erwartet, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit über alle verfügbaren Mittel erfolgt. Dazu gehören klassischerweise der PC und das Mobiltelefon, mittlerweile kommen weitere Instrumente hinzu wie jegliche Mobilgeräte, Internetportale oder virtualisierte Umgebungen. Simultanes Arbeiten an einem Dokument, gemeinsamer Zugriff auf alle Unternehmensinformationen und gemeinsames Erarbeiten neuer Ideen oder Strategien ist längst keine Zukunftsmusik. Office und Sharepoint 2010 sollen es Mitarbeitern erlauben, noch schneller auf Anfragen zu reagieren und so noch besser Fristen einzuhalten. Dies wird über die Zusammenarbeit mit IT-Kontrolle gewährleistet. Mitarbeiter können dabei schnell auf Informationen zugreifen, die von unterschiedlichen Experten im Unternehmen stammen. Hier spielen die Abteilung oder die Position des jeweiligen Mitarbeiters keine Rolle, ebenso wenig der Inhalt. Dabei kann es sich um Pressemitteilungen, Jahresberichte, Verträge, Produktinformationen oder Informationen zu potenziellen Kunden handeln. Ein Fallbeispiel soll dies verdeutlichen.

Bei unserem Beispiel handelt es sich um eine Angebotsanfrage, die um der Wettbewerbsfähigkeit willen zügig, effizient und mit hoher Qualität zu beantworten ist. In diesem Fall müssen der Vertriebsleiter, der Leiter der Rechtsabteilung und der Finanzdirektor zusammenarbeiten. Dafür hat das Team Ideen zusammengeführt, wie man diese Angebotsanfrage am besten bedient. Dies erfolgte mittels der Anwendung Onenote, die auf dem Sharepoint-Server läuft. Veränderungen durch einzelne Mitarbeiter erkennt Onenote und führt sie zusammen. Der Vertriebsleiter kann auf seinem Notebook anhand der Historie nachvollziehen, was das Team getan hat, seitdem er zum letzten Mal den Rechner benutzte. Nachdem er seine endgültigen Änderungen vorgenommen hat, lässt er die gesamten Informationen in eine Antragsvorlage unter Office einfließen. Mittels des integrierten Workflow-Services in Sharepoint 2010 kann er das Dokument direkt in den entsprechenden Antragsvorgang einbinden. Von dort wird es an die entsprechenden Stellen automatisch weitergeleitet, wie zum Beispiel an die Buchhaltung, die Entwicklung und die Rechtsabteilung, so dass diese ihre vorgesehenen Felder ausfüllen.

Mittels der Kombination aus Sharepoint und Office 2010 können der Leiter der Rechtsabteilung und der Finanzdirektor nun gemeinsam am gleichen Angebotsformular arbeiten. Jeder kann dabei seinen Abschnitt ausfüllen, ohne dass der andere von den Änderungen beeinträchtigt wird. Für beide können die Änderungen des anderen optisch hervorgehoben erscheinen. Schließlich übernimmt der Vertriebsleiter die letzte Kontrolle. Dafür muss er die Beiträge seiner Kollegen nicht umständlich überprüfen oder abstimmen, da ja alle immer am gleichen Dokument arbeiteten und die jeweiligen Veränderungen sofort verfolgen konnten. Dadurch entfällt ein weiterer Freigabevorgang.

Ideen zum Leben erwecken

Die heutigen komplexen Arbeitsumgebungen führen bei vielen Menschen zu einer Informationsschwemme. Sie brauchen Mittel um diese Fülle effizient zusammenzufassen und Ideen auf neue Weise darzustellen, beispielsweise in Multimediaformaten. Dazu gehört auch eine Möglichkeit unterschiedliche Arten von Inhalten einfacher und schneller zu erfassen, zu durchsuchen und wieder zu verwenden. Personal- und Kostenkürzungen tragen ihr Übriges dazu bei, dass einzelne Mitarbeiter noch effizienter werden müssen und Ressourcen optimal nutzen.

Die Fusion von Office 2010 und Sharepoint 2010 stellt eine Art Selbstbedienung bei Informationen bereit, um ständiges Nachfragen zu vermeiden. So können Mitarbeiter aussagekräftige Analysen von ihrem Desktop oder über einen Browser erstellen und anderen verfügbar machen. Mit optimierten Analysefunktionen sind nun bessere Entscheidungen möglich. Ebenso lassen sich wichtige Informationen einfacher an Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner innerhalb einer sicheren Umgebung verteilen.

Auch dies soll ein Beispielszenario verdeutlichen. Es geht um die Analyse eines großen Datenbestands von Vertriebsinformationen mit Hilfe des selbst bestimmbaren Zugriffs. Der Vertriebsleiter möchte wissen, wie sich das laufende Geschäftsjahr darstellt bzw. wie die Verkaufszahlen ausfallen.

Der Vertriebsleiter öffnet dazu einen Report, der alle Daten über das laufende Jahr enthält, um festzustellen, welche Produkte sich am besten verkaufen – eine Pivottabelle mit dynamischer Ansicht. Mittels »Gemini II for Excel« kann er Hunderte Millionen Reihen überprüfen und verschiedene Felder schnell sichtbar machen. Nun setzt er so genannte »Excel Data Slicers« neben die Pivottabelle, um es anderen Kollegen einfacher zu machen diesen Bericht zu lesen. Wenn der Vertriebsleiter nun eine Kategorie öffnet, kann er sofort die Verkaufszahlen sehen. Um diese Analyse anderen Teammitgliedern verfügbar zu machen, veröffentlicht er die Grafik in Sharepoint 2010. Die Sicherheitseinstellungen in Sharepoint garantieren, dass nur das Vertriebs- und das Marketingteam Zugriff auf diese Informationen hat und diese bearbeiten darf. Mit Hilfe des erweiterbaren »Backstage View« nutzt der Vertriebsleiter eine individualisierte Schaltfläche, um diese Informationen auf der Team-Seite zu veröffentlichen. So muss er sich keine lange URL merken. Seine Mitarbeiter können nun mittels Data-Slicer die gleichen Analysefunktionen verwenden, wenn sie online an diesem Bericht arbeiten.

Zugriff von überall

Mobil zu arbeiten, überall erreichbar zu sein und überall über alle Informationen zu verfügen gehört heute für fast jeden zum Arbeitsalltag. Der Mix von Sharepoint und Office 2010 soll dafür sorgen, dass Mitarbeiter immer Zugriff zu Informationen haben und somit schnell auf Neuigkeiten reagieren können. Zusätzlich muss die Sicherheit beim Zugriff gewährleistet sein. Auch geänderte Inhalte sollen aktuell und korrekt von überall abrufbar sein. Die Lösung verfügt über Zugriffsverbesserungen, damit Mitarbeiter mit verschiedenen Mobilgeräten, Browsern oder PCs an unterschiedlichen Standorten Inhalte gemeinsam sehen, bearbeiten oder kommentieren können. Die Daten bleiben währenddessen kohärent.

In unserem Beispiel hat der Finanzdirektor bereits das Büro ohne seinen Rechner, aber mit seinem Mobilgerät verlassen. Nun soll er eine dringend anstehende Pressemeldung zum Quartalsbericht des Unternehmens überprüfen und bearbeiten. Bevor er die Pressemeldung ändern kann, muss er die regionalen Ertragszahlen in Excel aktualisieren. Über sein Mobilgerät nutzt er einen Browser, um auf die Sharepoint-Bibliothek zu gelangen und öffnet den Bericht. Änderungen, die er über sein Mobilgerät vornimmt, werden weder die Qualität des Formats oder die Darstellung der Tabelle beeinträchtigen. Die Aktualisierung der Ertragszahlen wird vom Finanzdirektor gespeichert und so bleibt sein Team auf dem neuesten Stand. Seine Mitarbeiter übernehmen die geänderten Zahlen für die Pressemitteilung. Allerdings muss der Direktor noch zusätzliche Kommentare zu den neuen Daten hinzufügen. Mit einem PC im Hotel, der nicht über Office verfügt, und über einen Webbrowser kann er nun die notwendigen Inhalte eingeben. Dazu nutzt er wieder die Sharepoint-Bibliothek, über die er die Pressemeldung aufruft. Innerhalb des Browsers wird das Dokument genau so dargestellt wie auf einem Office-fähigen Rechner und der Direktor kann es bearbeiten und abspeichern. Ebenso lässt sich Powerpoint über den Webbrowser und die Bibliothek nutzen und er kann zusätzlich eine entsprechende Präsentation anpassen. Die Teamkollegen können problemlos die vom Finanzdirektor bearbeiteten Dokumente über die Bibliothek abrufen und ohne weitere Freigabeprozesse verwenden. Die Informationen sind darüber hinaus vor ungewolltem Zugriff sicher, da sie nur auf dem Sharepoint-Server liegen.

Diese Funktionalität lässt sich ebenso nutzen, wenn ein Mitarbeiter eine Präsentation benötigt, die bislang noch nicht auf seinem PC vorhanden war. Über den Sharepoint-Server kann er sich diese Präsentation herunterladen. Änderungen, die er eventuell offline vornimmt, werden automatisch an den Server gesendet, sowie er wieder mit einem Netzwerk verbunden ist. Das gilt auch für Änderungen an Datenbanken oder Produktinformationen. Nötig hierfür sind »SharePoint Workspace 2010«, »Office InfoPath 2010« innerhalb Workspace und »Office Access 2010«.

Die praktische IT-Plattform

Die IT-Landschaft muss natürlich die Geschäftsprozesse so unterstützen, dass effiziente Arbeitsweisen, hohe Dienstleistungsqualität und Einsparungen möglich sind. Gleichzeitig müssen Interoperabilität für unterschiedliche Hardware und die Einhaltung rechtlicher sowie interner Vorgaben gewährleistet sein. Die neuen Versionen von Office und Sharepoint erlauben nun Lese- und Schreibzugriff auf branchenspezifische Applikationen und externe Datenquellen wie zum Beispiel von SQL, Oracle, SAP, Siebel oder auf  CRM, Webdienste und Kundenanwendungen. Backend-Daten und Geschäftsprozesse lassen sich nun mit den bekannten Office-Anwendungen abbilden. Zusätzliche Schulungen entfallen und der Zugriff auf geschäftsrelevante Inhalte wird erweitert.

Beispielsweise haben Mitarbeiter Lese- und Schreibzugriff auf externe Datenquellen und die Option Daten offline zu nehmen. Der Line-of-Business-Manager (LOB-Manager) muss Budgetinformationen für ein internes Projekt aktualisieren und eine Freigabe vom Finanzdirektor erhalten. Um die notwendigen Inhalte aus dem ERP-System zu erhalten, verwendet er »SharePoint 2010 Business Connectivity Services« (BCS), was ihm Lese- und Schreibzugriff via Excel erlaubt. Damit kann er den Budgetbericht in Excel öffnen und die Informationen auswählen, die er für die Aktualisierung der Gehaltslisten benötigt. Dafür muss er das aktuelle Budget, den geplanten Etat, Abweichungen und mehr abrufen. Der LOB-Manager transferiert 10 Prozent eines anderen internen Projekts (Büroausstattung) zu seinem Projekt (Gehaltslisten) innerhalb des Excel-Berichts. Gleichzeitig überprüft er die Budgetabweichungen in einer einfachen Grafik. Dann klickt er die Schaltfläche »Update Budget Transfer« im Excel-Report und speichert die Änderungen unter Sharepoint 2010, wodurch wiederum die Synchronisation mit der SAP-Datenbank gegeben ist. Die gespeicherte Aktualisierung löst eine Benachrichtigung an den Finanzdirektor aus, den Budgettransfer zu prüfen und zu bestätigen. Da der Direktor gerade das Büro verlässt, lädt er den Bericht auf seinen PC. Auch er bearbeitet den Bericht und sichert die Änderungen. Nachdem der Rechner über das Netzwerk wieder Kontakt zum Sharepoint-Server hat, erfolgt zunächst der Abgleich hier und im Folgenden in der SAP-Datenbank.

Mit der Plattform lassen sich auch die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten vereinfachen und Geschäftsprozesse automatisieren, wodurch Anfragen intern und extern schneller bearbeitet werden sollen. Portale und Webseiten sind so schneller online, effizienter zu warten und verfügen über Selbstbedienungsfunktionen für Angestellte, Partner und Kunden. Inhalte können im Intranet, Extranet und Internet vorliegen. In unserem abschließenden Beispiel muss der Marketingverantwortliche an einer Dokumentation zur Vorstellung eines neuen Produkts arbeiten und eine externe Site erstellen.

Der Marketingmanager öffnet zunächst eine Präsentation in Powerpoint 2010 und nimmt eine Aktualisierung der Produktdetails vor. Eine »Word 2010«-Vorlage (Template) ist Teil des Dokuments und kann einfach erkannt werden. Diese Vorlage muss verändert werden, um die Informationen zum Produkt zu aktualisieren. Die neuen Versionen von Word und Sharepoint verfügen über eine verbesserte Erfassung der Metadaten. Dabei werden automatisch Dokumenteninformationen hinzugefügt. Die Funktion »AutoComplete« erleichtert den Metadateneintrag. Die Automation dieses Prozesses vereinfacht nicht nur die Nutzung der Dokumente, sondern stellt sicher, dass sie besser verwaltet und wiedergefunden werden können. Der Marketingmanager füllt die Metadatenfelder, um zu garantieren, dass alle produktrelevanten Informationen erfasst sind. Ist das Dokument erstellt, startet er einen Vorgang, der den Site-Designer auffordert, den Seiteninhalt zu aktualisieren und zu veröffentlichen. Der Designer kann direkt in »SharePoint Designer 2010« eine Seite mit Hilfe von Vorlagen erstellen. Die Aktualisierung erfolgt entsprechend dem Produkt-Dokument und veröffentlicht es über die Sharepoint-Seite.

Fazit

Microsoft ist zwar in punkto Sharepoint noch immer in vielen Bereichen auf Partner angewiesen, die Version 2010 zeigt aber größere Flexibilität und mehr Verknüpfungspunkte zu anderen Microsoft-Produkten. Der Hersteller will damit ganz klar weg vom Fokus auf ECM und hin zu einer globalen Schnittstelle für alle unternehmensrelevanten Prozesse und Inhalte. Enterprise 2.0, Kompatibilität zu Datenbanken, Workflow-Optimierung und Geschäftsprozesse stehen klar im Vordergrund. Die beschriebenen Szenarien zeigen, wie viel mehr der Anwender erreichen kann, wenn er seine gesamte Microsoft-Landschaft auf Version 2010 umstellt. Nicht zuletzt auch ein guter Marketingschachzug des Software-Riesen. Trotzdem profitiert der Kunde vom gewachsenen Funktionsumfang. Allerdings wird sich der geneigte Anwender zunächst intensiv damit beschäftigen müssen, sonst wird er nicht alle Möglichkeiten ausschöpfen können.


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