09.08.2011 (as)
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DMS Expo: Alos zeigt Docuware 5.1c
DocuWare Smart Connect vereinfacht Dokumentenzugriff
»Auf der diesjährigen DMS Expo bietet sich uns die Gelegenheit, innovative Produkte und Lösungen einem breiten Fachpublikum zu präsentieren. Gleichzeitig sind wir als langjähriger und einer der erfolgreichsten autorisierten Vertriebspartner von Docuware bestrebt, Kunden vor Ort über die neuen Möglichkeiten der Version 5.1c zu informieren. In unserer Funktion als beratendes Systemhaus können wir mögliche Einsatzszenarien darüber hinaus direkt vor Ort diskutieren«, sagt Walter Wendrich, Vertriebsleiter bei Alos.
Wichtiger Bestandteil der Version 5.1c ist das Modul »Smart Connect«. Dies integriert einen Abfragebutton in beliebige Standardanwendungen, um alle relevanten Dokumente eines aktuellen Vorgangs aus dem »DocWare-Archiv« anzuzeigen. Für jeden verwendeten Button wird einmalig definiert, welche Begriffe aus der aktuellen Bildschirmmaske ausgelesen und beim Klick auf den Button als Suchbegriff in das Archiv übergeben werden. Einsatzszenarien finden sich in unterschiedlichen Unternehmensabteilungen: Verträge, Kontaktdaten oder Bescheinigungen von Mitarbeitern können beispielsweise in der Personalabteilung durch einen einzigen Mausklick angezeigt werden. Darüber hinaus unterstützt das Modul die Funktion, Indexbegriffe aus einer Anwendung für die Dokumentenablage an Docuware zu übergeben.
Die Module »DocuWare Mobile« und »DocuWare Mobile Plus« unterstützen Nutzer eines Apple-iPhones oder eines iPads beim Zugriff auf einen zentralen Dokumenten-Pool. Die Apps ermöglichen eine kurzfristige und ortsunabhängige Verfügbarkeit von wichtigen Unterlagen durch mobile Endgeräte. Der Workflow wird somit nicht unterbrochen, da relevante Dokumente beispielsweise während des Außendienstes weiterverarbeitet werden können, ohne Einsatz eines Laptops. Die Suche nach gewünschten Dokumenten aus dem Archiv wird durch eine Suchmaske und Auswahllisten, die von Administratoren konfiguriert werden können, unterstützt. In unterschiedlichen Formaten archivierte Dokumente können auf dem jeweiligen Endgerät in einem speziellen »DocuWare-Viewer« angezeigt werden. Die Funktionalität ermöglicht es, einen Workflow direkt zu bearbeiten, beispielsweise die Freigabe von Rechnungen mittels »DocuWare-Stempel« von unterwegs.
Beide Lösungen optimieren die Bearbeitung von Dokumenten. Smart Connect beschleunigt den Zugriff auf Dokumente, die einem Arbeitsprozess zugeordnet worden sind und vereinfacht die Auffindbarkeit selbiger. Die Mobile-Module unterstützen insbesondere Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten und keinen Laptop zur Hand haben.
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