BARC: Archivlösungen erfordern klaren Migrationspfad

Im Bereich der elektronischen Archive vollzieht sich derzeit ein Wandel: Weg von optischen Speichern hin zu Disk-basierten Systemen. Aber dies stellt Administratoren vor ganz neue Herausforderungen, wenn die elektronischen Dokumente beispielsweise 30 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Was ist bei einem Release-Wechsel der ECM-Software oder der Speicherlösung?

»Es ist davon auszugehen, dass insbesondere mittel- bis langfristige Archivierungsanforderungen (beispielsweise 30 Jahre) nicht mit der gleichen technischen Basis erfüllt werden können. Die technische Entwicklung der letzten 15 Jahre hat hier schon deutliche Veränderungen hervorgebracht, bzw. die fast völlige Ablösung von optischen Speichermedien«, erklärt Martin Böhn, Senior Analyst beim Beratungs- und Forschungsinstitut BARC in einem ECMguide.de-Interview anlässlich unseres Schwerpunkts über Trends bei der Archivierung. Daher sei seiner Meinung nach darauf zu achten, dass die Archivspeicher eine Selbstüberwachungsfunktion besitzen, um sich gegen Informationsverlust durch kaputt gehende Speichermedien abzusichern.

»Zum anderen ist ein klarer Migrationspfad gefordert«, betont Böhn. »Bei der Migration ist darauf zu achten, dass nicht nur die Objektdaten (also die Dokumente) auf neue Medien übertragen werden können, sondern dass auch die fachlichen und die technischen Metadaten wie Fristen weiter genutzt werden können. Das logische Modell muss erhalten bleiben, auch wenn sich die technische Umsetzung darunter ändert.«

Neuer Trend bei den Archivspeichern: hin zu NAS und SAN

Böhn erkennt bei den Speichertechnologien seit Jahren die klare Abkehr von optischen Speichern wie Jukeboxen mit DVD-/UDO-Medien hin zu den aktuell dominierenden Content-Adressed-Storage-Systeme (CAS) wie beispielsweise von EMC, NetApp oder IBM.

Aber es gibt einen neuen Trend. »Allerdings versuchen immer mehr Unternehmen, die Speicherkosten zu senken, indem nicht teure CAS-Speicher, sondern normale Speichersysteme, zum Beispiel NAS und SAN, eingesetzt werden, und die Unveränderlichkeit der Informationen organisatorisch/technisch gelöst wird statt rein technisch auf der Speicherebene«, erläutert Böhn. »So kann durch einen HASH-Wert als eindeutige Prüfsumme nachgewiesen werden, dass Dokumente auf dem Speicher nicht verändert wurden. Zwar wäre ein Löschen auf dem normalen Speicher theoretisch möglich, da der Speicher aber zum Beispiel nur durch ein ECM-System angesprochen werden kann und hier ein klares Rechtemodell greift, wird ein Löschen somit organisatorisch bzw. mit Software-Mitteln verhindert. Dieses Vorgehen wurde auch schon von verschiedenen Wirtschaftsprüfern anerkannt, was den Unternehmen erhebliche Einsparungen bei Speicherkosten ermöglicht.«

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