Baustoffmarkt Gersthofen spendiert seinen Stammkunden ein DMS

Dokumentenmanagement-Lösung »Office Manager Pro« archiviert direkt aus E-Mail heraus (Bild: Softwarebüro Krekeler)

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Dokumentenmanagement-Lösung »Office Manager Pro« archiviert direkt aus E-Mail heraus (Bild: Softwarebüro Krekeler)

Elektronische Rechnungen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit: Sie sparen nicht nur Kosten und schonen die Umwelt, sondern können von ihren Empfängern auch einfacher in ein elektronisches Archiv überführt beziehungsweise mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet werden. Denn die vorherige Digitalisierung, wie sie hierzu bei papiergebundenen Rechnungen notwendig ist, entfällt.

Diese Mehrwerte ermöglicht künftig der Baustoffmarkt Gersthofen seinen Kunden, wobei dies noch mit einem ganz speziellen Service kombiniert wird. »Unsere Stammkunden«, erklärt Lasse Paul Pedersen vom Baustoffmarkt Gersthofen, »erhalten ihre Rechnungen bei Bedarf nicht nur elektronisch, sondern von uns mit dem ‚Office Manager Pro’ auf Wunsch noch eine DMS-Lösung dazu, mit der sie diese rechtssicher und einfach archivieren können.«

Pfiffige Idee: Software fürs Dokumentenmanagement ausm Baustoffmarkt

Die DMS-Lösung stammt vom Softwarebüro Krekeler, das die erste Version des Office Manager bereits 1997 auf der damaligen CeBIT vorstellte. Der Baustoffmarkt – für viele Handwerker in der Region erste Anlaufstelle für die Materialbeschaffung rund um den Neubau und die Sanierung von Gebäuden – erweitert mit der Dokumentenmanagement-Lösung seine Service-Palette um ein weiteres Element. »Neben idealen Lösungen und Produkten für das Bauvorhaben und fachkundige Beratung durch geschulte Fachverkäufer erhalten unsere Kunden nun auch die passende Software für die digitale Verwaltung aller im Arbeitsalltag anfallenden Dokumente – und zwar alles aus einer Hand«, sagt Pedersen.

Damit Handwerker das DMS-Paket sofort verwenden können, kümmert sich der Baustoffmarkt Gersthofen um die Einrichtung. In der DMS-Lösung ist außerdem von Werk aus bereits ein angepasstes Importprofil hinterlegt, welches eine Mail mit einer elektronischen Rechnung vom Baustoffmarkt erkennt, und die Rechnung nebst Rechnungsnummer sowie weiterer Angaben automatisch in das Archiv übernimmt. Die Stammkunden des Baustoffmarktes Gersthofen erhalten darüber hinaus eine spezielle Anleitung für die Archivierung von Dokumenten mit dem Office Manager Pro.

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About the Author: Engelbert Hörmannsdorfer