16.10.2012 (eh) Drucken
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 DMS Expo:  Welche Trends bewegt ECM? (2. Teil)

  • Welche Trends bewegt ECM? (2. Teil)
  • Eine andere Sicht auf die ECM-bewegenden Trends
  • Fazit: Die Zukunft heißt EIM Enterprise-Information-Management

Der Markt für Enterprise-Change-Management (ECM) ist da, aber so richtig kommt er nicht ans Laufen. Nachdem im ersten Beitrag der Status-Quo beleuchtet bzw. sozusagen der aktuelle Standort bestimmt wurde, geht es nun im zweiten Teil darum, wie sich ECM-Lösungen zukünftig positionieren könnten.

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Project Consult Unternehmensberatung*

Dr. Ulrich Kampffmeyer
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Das Akronym ECM steht für Vieles: Electronic Counter Measures, Equity Capital Market, Edition of Contemporary Music, Extra Cellulare Matrix, Enterprise Change Management usw. Aber wer kennt schon ECM als »Enterprise Content Management«? Immer noch ein »Techi-Insider-Begriff«, nur in der Branche selbst bekannt? Und dort inzwischen durch andere Begriffe wie »Social Business«, »Big Data« usw. verdrängt? Im vergangenen Jahr war der wichtigste Trend, dass ECM keine eigenen Trends bestimmt, keine eigenen Innovationen hervorbringt, nur noch adaptiert. Wie sieht dies zur »DMS Expo« (23. Bis 25. Oktober 2012) in Stuttgart aus, der wichtigsten Branchen-Messe?

Eine andere Sicht auf die ECM-bewegenden Trends

Eigentlich ist es aber zunehmend langweilig für Autoren wie auch für Leser, immer nur diese eine Sicht wie im ersten Teil beleuchtet auf das Thema zu haben – Compliance, Cloud, Mobile, Akte, Social etc. Interessanter ist es, nach den allgemeinen Kommunikations- und Technologie-Trends und ihren gesellschaftlichen Implikationen zu schauen. Hier kann man dann hinterfragen, welche Beitrag ECM zu leisten vermag, oder ob ECM hier überhaupt keine Rolle spielt.

Beschleunigung: Alles geht immer schneller, wir sind immer erreichbar, ständig neue Entwicklungen erfordern Anpassung und Mitgehen. Beschleunigung hat vielfältige Auswirkungen auf ECM. Da ist einerseits der Konflikt, immer bei den neuesten Entwicklungen vorn dabei sein zu müssen und andererseits langfristig Information verfügbar zu halten. Ein Spagat, den nur wenige Anbieter beherrschen. Releases kommen immer schneller und man hat kaum Zeit diese einzuführen. Besonders bei komplexeren Lösungen kommt der Anwender nicht mehr hinterher. Ganz abgesehen davon, dass es immer schwieriger für die Anbieter wird, die gebotene Qualität und Stabilität der Lösungen herbeizuführen.

Der Mensch ist längst »am Anschlag«. Wir sind nur in der Lage, eine begrenzte Anzahl von Transaktionen pro Tag abzuwickeln, und werden zunehmend durch die Informationsflut – und deren immer schneller werdendes Wachstum – überfordert. Aufgabe von ECM wäre es hier, vorzuselektieren, zu bewerten, Informationen zusammenzufassen, aufzubereiten, übersichtlich zu machen, damit wir nicht überrollt werden.

Allgegenwärtigkeit: Ubiquitous ist die nächste Dimension der Durchdringung unserer Umwelt, unseres Lebens mit Technologie. Die eine, offen sichtbare Auswirkung der Allgegenwärtigkeit ist durch die Verarbeitungskapazität für Ubiquitous-Computing gegeben, die bald jeder in Gestalt von Tablets, Smartphones, Ultrabooks und anderen Geräten mit sich herum schleppt. Wir nutzen diese Geräte zur Informationsbeschaffung. Und spezielle Funktionen wie 2-D-Barcodes, RFIDs, Hotspots usw. sind ausgelegt, diese aktive Nutzung durch den Anwender zu unterstützen. Parallel dienen sie aber auch dazu, Daten ohne unser Zutun, ohne unser Wissen zu gewinnen.

Längst gibt es Rechenkraft in fast allen Geräten, die ohne diese nicht mehr nutzbar und beherrschbar sind. So sind Autos heute fahrende Computer. Diese Entwicklung greift auf immer mehr Komponenten aus und kann nun mehr durch IPv6 auch jedem Gegenstand eine eigene IP geben. Die Durchdringung wird in den nächsten Jahren vollständig sein. ECM wird hier nur eine technologische Komponente im Hintergrund sein.

Abhängigkeit: Mit der Durchdringung aller Bereiche mit Informationstechnologie wächst auch die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit der Information. In Bezug auf Verfügbarkeit sind technische Aspekte wie die Erreichbarkeit über Leitungen und Systeme aber auch inhaltliche Aspekte wie die Erschließung, das Wiederfinden, gemeint. Beim inhaltlichen Aspekt spielt die Richtigkeit zusammen mit Aktualität und Vollständigkeit der Information die entscheidende Rolle. Die Informationsflut droht hier durch schiere Masse die richtigen, wichtigen Informationen zu ersticken.

Die Abhängigkeit ist dort besonders kritisch, wo das gesamte Unternehmen auf die Verfügbarkeit ständig angewiesen ist. ECM kann hier den statistischen Aspekt der Verfügbarkeit unterstützen, zum Beispiel mit sicheren Archiven, datenbankgestützter Erschließung, mit Workflows und Wissensmanagement. Die Erreichbarkeit gewinnt durch Cloud-Angebote eine neue Dimension, wobei auch Cloud nicht die ständige, sichere Verfügbarkeit von Informationen impliziert, sondern das grundsätzliche Problem der Abhängigkeit nur auf eine andere Ebene verschiebt.

Wandel: Alles unterliegt dem Wandel, und wie wir eingangs gesehen haben, einem immer schnelleren Wandel mit immer mehreren parallelen Wandlungsträgen und sich gegenseitig beeinflussenden Auswirkungen der Wandlungsstränge. Die Veränderung findet ständig statt, und Kommunikations- und Informationssysteme müssen diesen Wandel unterstützen. Das bisherige Paradigma bei Informationssystemen sah vor, dass eine Lösung stabil fertiggestellt und dann möglichst langfristig, kontinuierlich im Einsatz ist. Die Geschwindigkeit der Entwicklung stellt dieses Modell zunehmend in Frage.

Systeme müssen heute extrem anpassungsfähig sein und Systeme müssen selbst den Wandel unterstützen. Das Zusammenspiel von Design, Ablauf, Auswertung und Bewertung von Informationen in Systemen gewinnt unter dem Stichwort Business-Intelligence nicht umsonst an Bedeutung. Um den Wandel zu unterstützen müssen Lösungen einfach zu integrieren und zu parametrisieren sein, sie müssen Standards und Standard-Interfaces unterstützen, und über effektive Werkzeuge zur Pflege verfügen.

Den Begriff Change-Management darf man aber nicht nur auf die Lösungen und den Betrieb der Lösungen anwenden, sondern muss ihn generell als Unternehmensstrategie begreifen. Es geht darum, möglichst alles parallel und koordiniert zu verändern: Technik, Organisation, Mensch und Geschäft. So wird dann aus dem Akronym ECM auch gleich Enterprise-Change-Management.

Consumerisation: Es steht für die neue treibende Kraft bei der Entwicklung von Oberflächen, Funktionalität und Nutzungsmodellen. Bisher war die Unternehmens-IT eine abgeschottete Welt. Aufwändige Clienten, an Funktionalität überbordende Oberflächen, volle Bildschirme beherrschten den Arbeitsplatz. Mit dem Browser hatte sich die Situation schon verändert und mit den mobilen Anwendungen tritt ein noch dramatischer Wandel ein. Betriebssysteme werden heute bereits so entwickelt, dass sie auf allen Arten von Geräten nutzbar sind. Der Maßstab sind nicht mehr die Oberflächen der Unternehmens-IT, sondern die der Verbraucherwelt, die des Consumers.

Intuitive Benutzbarkeit, einfachste fehlerfreie Installation, Performance, Attraktivität und viele andere Kriterien der »Benutzerfreundlichkeit« spielen jetzt bei der Entwicklung von Anwendungen die entscheidende wichtige Rolle. Und ein weiterer Trend zeichnet sich hier schon seit längerem ab – die »Gamefication«. Die Orientierung an Spielen, am spielerischen Nutzen, an der Integration spielerischer Elemente auch in Geschäftsanwendungen, gewinnt an Bedeutung. Bisherige ECM-Ansätze gehen hierbei unter, abgesehen davon, dass die Oberfläche einer elektronischen Akte vielleicht zukünftig wie eine Mediathek aussieht.

Web 2.1: Dies ist die »Gebrauchsversion« des Web 2.0. Längst ist Web 2.0 den Kinderschuhen und dem spielerischen Dasein entwachsen. Längst gibt es für Web 2.1 tragfähige Geschäftsmodelle. Längst ist Web 2.0 eine nicht mehr wegzudenkende Realität. Web 2.1 lässt sich nicht mehr über Funktionen definieren sondern nur noch über Nutzungsmodelle. Diese Nutzungsmodelle verändern die bisherige Wirtschaftslandschaft. Beispiele sind Waren- und Auktionshäuser, Reiseveranstalter, Dienstleister usw., deren Leistungen nur noch über das Web erreichbar sind.

So genannte soziale Anwendungen dringen in die Unternehmen vor, und die Unterschiede zwischen extern und intern werden fließend. ECM wird hier weiterhin eine wichtige Rolle spielen, denn die Mehrzahl der Anwendungen ist nicht auf Konsistenz, Persistenz und anderen Eigenschaften ausgelegt, die die Erfüllung von Compliance-Vorgaben im Handel, bei Medienrechten und anderen Geschäften erforderlich machen. Allerdings wird ECM hier unsichtbar, und nur wenige Mitarbeiter im Unternehmen werden noch spezielle ECM-Software zur Verwaltung und zur Auswertung der Informationen verwenden.

Kontrollverlust: Es ist ein Gefühl, das immer mehr Anwendern Sorgen macht. Was passiert mit meinen Daten, wer nutzt sie, wer missbraucht sie gegebenenfalls. Passworte, Nutzer-IDs, Kreditkarten – alles wurde schon zugänglich, offen und noch mehr geheim. Diese berechtigten persönlichen Gefühle schlagen auch in den Unternehmen auf. Nicht nur die überbordende Menge an Information sondern immer mehr Zugänge und Zugangsvarianten machen das Leben schwer. Der Schutz der essentiellen virtuellen Güter wird aufwändiger.

Mit BYOD werden zusätzliche Einfallstore geöffnet. Die Sicherheitslücken sind nicht mehr technisch zu schließen. Und das mit allen wichtigen Dokumenten beladene Notebook des Geschäftsführers, vergessen in der Bundesbahn, ist auch bei Fingerprint und kryptografischer Encodierung für Spezialisten eine leichte Beute. Hinzu kommt, dass die wenigsten überhaupt noch verstehen, was die Systeme im Untergrund, hinter den bunten Benutzeroberflächen, überhaupt noch tun. Die heutige »Technik-Affinität« in Bezug auf Software und Telekommunikation ist oberflächlich – der Glaube, die Mobile-Generation wird es richten, ist unrealistisch.

Die Manipulation durch gezielte Auswertung unserer Daten greift um sich, beginnend beim Internet, wo große Teile ausgeblendet werden, bis zur Kontrolle am Arbeitsplatz, wo man versucht dem Kontrollverlust durch Monitoring, Protokollierung und Beschränkung Einhalt zu gebieten. ECM-Technologien spielen eine wichtige Rolle beim Kampf gegen den Kontrollverlust, können aber die grundsätzlichen Probleme nicht lösen und dienen eher dazu, im Nachhinein festzustellen, wo etwas nicht wie gewünscht geklappt hat.

Googlerisation: Es eine Erwartungshaltung, die mit der Consumerisation Hand-in-Hand geht. Man erwartet, dass alles ganz einfach nur über die Eingabe in einem einzigen Feld rasend schnell zum richtigen Ergebnis führt. Inhouse-Systeme wie ein E-Mail-Postfach oder eine große Datenbankanwendung können mit der Geschwindigkeitserwartung längst nicht mehr mithalten. Und die Benutzeroberfläche, der »eine Schlitz der Wahrheit«, hat sich längst als Metapher für optimales Suchen und Finden in unsere Verhaltensmuster eingeprägt.

Muss man mehrere Felder für eine Informationserfassung oder eine Suche eingeben, sträuben sich schon die Haare ob des unnützen Aufwandes. Hier spielt sich bereits ein Krieg zwischen den Lösungen für Ordnung wie zum Beispiel Records-Management und übergreifendem, universellen Finden wie Enterprise-Search ab – eine Schlacht zwischen Ordnung und Chaos. Kundige wissen, Metadaten helfen, doch kann nicht bitte das System dies selbst ermitteln? Oder sich irgendwoher downloaden? Und warum sieht die Suche im Archiv nicht aus wie bei Google?

Die ECM-Anbieter reagieren bereits und führen die Suche über mehrere Felder in einem zusammen und passen die Ergebnislisten schon dem Look-and-Feel von Google an. Die Qualität der Ergebnisse, die Erwartung, das richtige vollständig und aktuell zu finden, bleibt dabei aber – derzeit – auf der Strecke. Semantische Technologien, die die Beziehungen zwischen Eigenschaften ermitteln, können irgendwann die bisherigen ECM-Strategien des Records Management obsolet machen.

Automatisierung: Es ist der Trend, der das Leben einfacher machen soll. Automatisierung, bei Erfassung, Verschlagwortung, Bewertung, Weiterleitung, Speicherung, Zusammenführung, Entscheidung usw. Weil unsere menschliche Informationsverarbeitungskapazität beschränkt ist, wird immer mehr auf Automatisierung gesetzt. Agenten helfen, Softwarte schlägt vor, übersetzt, berichtigt selbstständig, kontrolliert die Prozesse, verwaltet meine Termine, usw. Automatisierung hilft, mit der Technologie und der Informationsflut zurecht zu kommen, aber führt auch zu immer mehr Intransparenz in den Lösungen.

Trotzdem: Automatisierung spielt eine wichtigere Rolle bei ECM. Erkennung und Klassifikation überwinden den Flaschenhals der Erfassung von Papier mittels Scannen. Automatisierte Datenprüfung verbessert nicht nur die Qualität der Ergebnisse, sondern bringt die Information in Kontext. Regelbasierte Prozesse steuern die Workflows. Gerade innerhalb von ECM wird Automatisierung für die Verbesserung von Ergebnissen und zur Kontrolle der Informationsflüsse eingesetzt. Ohne weitergehende Automatisierung wird ECM zukünftig kaum noch wirtschaftlich einsetzbar und von Anwendern akzeptiert werden.

Governance: Alle vorangegangenen Trends kulminieren im Thema Governance: Beherrschung von Systemen, Prozessen, Informationen. Auf organisatorischer Ebene geht es um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Verantwortung. Im Sinne von Governance ist hier Kontrolle auch nicht »Nachkontrollieren«, sondern das aktive »Steuern«. Dies wird durch die Ableitung des Begriffes Governance vom Gubernator, dem Steuermann, deutlich.

Es geht um Verfahren und Techniken, die IT und die Kommunikation im Unternehmen nach vorgegebenen Prinzipien zu steuern. Diese Steuerung bedarf angesichts der Menge von Information und der Komplexität der Systeme Management-Komponenten, die aktiv über Veränderungen und Trends informieren. Hier kamen früher Management-Informations-Systeme MIS zum Einsatz. Heute spricht man eher von Business-Intelligence.

Information-Management bedarf der Governance. Information nur zu speichern und zu erschließen reicht nicht aus. ECM ist hier vielfach in der Rolle der bereitstellenden Infrastruktur. Analyse-, Management- und Governance-Komponenten sind bei ECM vielfach noch ein Desiderat. Will ECM aber den Schritt vom Content, vom unstrukturierten oder schwach strukturierten Inhalt hin zur generellen Verwaltung von Daten und Informationen beliebiger Art schaffen, wird die Unterstützung der Governance eine wichtige Eigenschaft werden.

Fazit: Die Zukunft heißt EIM Enterprise-Information-Management

Als Begriff wird ECM in Kürze überkommen sein, und wir sollten auch darüber nicht traurig sein. Begriffe, die sich an bestimmten Formen von Informationen wie Dokumenten, Content, Assets etc. orientieren, haben im Zeitalter einer übergreifenden, universellen Informationsverwaltung nichts mehr verloren. Die gleichen Verfahren, Regeln, Prinzipien und Funktionen müssen auf alle Typen von Daten und Informationen anwendbar sein.

Die Zukunft von ECM wird daher EIM Enterprise-Information-Management sein. ECM-Technologien werden dabei immer mehr in den Untergrund, in die Infrastruktur wandern. Mit modernen Oberflächen und neuen Technologien werden die Restriktionen überwunden, die einst im Zeitalter der Host-Systeme zum Entstehen eigenständiger Lösungen für die Handhabung unstrukturierter Informationen geführt haben. Das eigenständige ECM geht im universellen Information-Management auf.

Zum Teil 1: ECM – Die traditionelle Sicht auf Trends

*Zum Autor
Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Gründer und Geschäftsführer der Project Consult Unternehmensberatung. Er berät Kunden aller Branchen im In- und Ausland bei Strategie, Konzeption, Einführung, Ausbau, Migration und Dokumentation von Informationsmanagement-Lösungen (wie Records-Management, Enterprise-Content-Management, Information-Lifecycle-Management, Wissensmanagement, Dokumentenmanagement, Archivierung etc.)
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