26.06.2012 (as)
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E-Akte bei Arbeitsagentur durch IBM und Deutsche Post
Die Bundesagentur für Arbeit (BA) führt ihr Großprojekt zur Umstellung des Papierarchivs in ein elektronisches Archiv mit Hilfe der Deutschen Post und IBM durch. Wie ECMguide.de berichtete geschah die Vertragsunterzeichnung für diesen Deal bereits im März 2009. Nach dem damals vorgegebenen Zeitplan sollte das komplette Roll-out noch in diesem Jahr also bis Ende 2012 erfolgen.
Zum Einsatz kommt das Dokumentenmanagementsystem »FileNet P8« von IBM, wobei eine für die Arbeitsagentur maßgeschneiderte Bedienoberfläche gesondert entwickelt wurde. Das Gesamtprojekt E-Akte besteht zum einen aus der Digitalisierung von Papierdokumenten (Kundenakten, Posteingänge, Postausgänge sowie Sachbearbeitungsunterlagen), zum anderen aus der Bereitstellung dieser Dokumente und Akten für die jeweils zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in elektronischer Form. In dem eingesetzten Dokumentenmanagementsystem stehen die elektronischen Schriftstücke zur Verfügung und werden in einem Langzeitarchiv gerichtsverwertbar, revisionssicher und langfristig verkehrsfähig gespeichert.
Nach Pilotphase der E-Akte folgt bundesweite Archivumstellung
Die Pilotierung der E-Akte startete im Juni 2011 in den Agenturen für Arbeit und Servicecentern im Bereich der Regionaldirektion Sachsen-Anhalt-Thüringen und endete im Dezember 2011. Nun folgt der bundesweite Einsatz der E-Akte in allen 176 Agenturen für Arbeit, 400 weiteren Dienststellen und der Familienkasse.
Die dabei zu verarbeitenden Datenmengen sind enorm: Allein im Bereich Arbeitsförderung (SGB III) führt die BA über 22 Millionen Kundenakten mit einem Dokumentenaufkommen von 260.000 neuen Dokumenten täglich. Die Familienkasse (Kindergeld) verwaltet über 13,2 Millionen Kundenakten mit 140.000 neuen Dokumenten täglich. »Zur Digitalisierung werden die Dokumente bundesweit in zehn Scan-Zentren der Deutschen Post gebracht, die der Dienstleistungspartner der Arbeitsagentur ist«, berichtet eine Sprecherin der Deutschen Post im Gespräch mit ECMguide.de. Danach werden die Dokumente direkt am Bildschirm der jeweils zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abrufbar sein. Rund 40.000 Nutzer werden Zugriff auf die Plattform haben.Die allgemeinen Vorzüge eines elektronischen Archivs sind ausführlich in unserem Online Special zur elektronischen Akte beschrieben. Wie die meisten Anwender verspricht sich auch die Arbeitsagentur Vorteile durch den Wegfall von Lagerraum und Aktentransporten sowie den standortunabhängigen Zugriff auf erforderliche Akten und Dokumente. Wegen schnellerer Arbeitsprozesse soll auch ein besserer Service für die Kunden möglich sein. Ab 2017 rechnet die Arbeitsagentur zudem mit Kosteneinsparungen im dreistelligen Millionen-Euro-Bereich.
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