08.12.2011 (as) Drucken
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ECM für die Prozessintegration

Martin Böhn, Head of ECM bei BARC (Bild: BARC)
In vielen Unternehmen ist das ECM-System die erste flächendeckend verbreitete Anwendung, mit der sich Prozesse verbessern lassen. Im Gegensatz zu vielen Fachanwendungen ist die Anwenderzahl zumeist nicht auf Abteilungen beschränkt, was die Abbildung auch übergreifender Prozesse erlaubt. »Die meisten Anwender fordern, mit möglichst wenigen Applikationen zu arbeiten, dabei aber viele Informationen im Zugriff zu haben. Für sie ist nicht mehr die Verwaltung oder das »Suchen und Finden«, sondern die Nutzung der in den Dokumenten enthaltenen Informationen der entscheidende Mehrwert«, erklärt Martin Böhn, Head of ECM beim Business Application Research Center (BARC). (Das ausführliche ECMguide.de-Interview mit Martin Böhn lesen Sie hier.)

Durch die Integration von ECM-Software mit Fachanwendungen werden die Aufgabenstellungen der Mitarbeiter unterstützt, indem den Dokumenten ein inhaltlicher Kontext beispielsweise in Form einer Akte ebenso wie ein Nutzenkontext (konkrete Aufgabe oder konkreter Vorgang) gegeben wird.

Am Ende profitieren Unternehmen bei integrierten ECM-Prozessen von direkten und indirekten Kosteneinsparungen. Direkte Kostenaspekte ergeben sich beispielsweise aus dem Wegfall von Druckkosten für Papierlisten, die oft der klassische Träger von Prozessinformationen sind. Hinzu kommen prozessbedingte Einsparungen wie das Nutzen von Skonto oder das Vermeiden von Mahngebühren durch eine ECM-gestützte Rechnungseingangsbearbeitung.

Noch wichtiger sind aber die indirekten Kosten, insbesondere die Zeit- und Qualitätsvorteile, die Böhn so beschreibt: »Die Zeitvorteile beschränken sich nicht auf die nun automatisierten Schritte, welche der Mitarbeiter früher manuell durchführen musste. Durch die Abbildung der Prozesse im ECM-System kann der Aufgabe ein besserer Kontext mitgegeben werden, was Suchen, Nachfragen, Doppelarbeiten etc. vermeidet«. Die Qualitätsvorteile sind ähnlich zu sehen. Da die Software die Prozesse steuert, werden keine Fristen oder ganze Teilschritte übersehen. Kontrollpunkte und Regeln helfen, das Arbeiten zu verbessern und zu vereinfachen. Zudem können viele Regeln in der Software selbst abgebildet werden – der Mitarbeiter muss sie sich nicht mehr merken.

Somit lassen sich Nachweispflichten über die Erzeugung und Behandlung von Dokumenten einfacher und umfassender erfüllen. Das Partnermanagement verbessert sich, indem man Lieferanten und Kunden schnell und fundiert Auskunft geben kann, womit ein positiver Image-Effekt für das gesamte Unternehmen verbunden ist.

Weiterführende Links
Ausfühliches Interview mit Martin Böhn, Head of ECM bei BARC
Mehr zu integrierten ECM-Prozessen im ECMguide.de-Online-Special
BARC veranstaltet auf der CeBIT erstmals ein Business-Intelligence-Forum
Mehr über BARC


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