Itella bewährt sich bei ZEG Zentraleinkauf

E-Rechnungen rechnen sich doch. Seit Jahren bereits setzt die Genossenschaft ZEG Zentraleinkauf Holz + Kunststoff eG beim Rechnungsdruck und -versand ihrer monatlich zirka 60.000 Rechnungen auf das »iPrint«-Dienstleistungsangebot des Dokumenten- und Informationslogistiker Itella. Um den gesamten Umfang an möglichen Kosteneinsparungen voll auszuschöpfen, entschied sich die ZEG 2008 für eine schrittweise Umstellung hin zu kostengünstigeren elektronischen Rechnungen über »Itella iBilling«. Zusammen mit Itella wurden vor der Umstellung die möglichen Einsparpotenziale genau definiert und festgestellt. Grundvoraussetzung dieser Umstellung war es, auch die Mitglieder der ZEG von den kostengünstigeren E-Rechnungen zu überzeugen.


Die ZEG ging dabei eigenen Angaben zufolge von Anfang an aktiv auf ihre Adressaten zu, um diese in die Entscheidung mit einzubinden und die Akzeptanz für E-Rechnungen zu erhöhen. Ziel war es, zunächst zirka 10 Prozent des gesamten Rechnungsaufkommens elektronisch zu bearbeiten und zu versenden, und die E-Rate dann schrittweise auszuweiten.

Seit dem dritten Quartal 2008 bietet die ZEG nun bereits den Versand von E-Rechnungen erfolgreich an. Die Empfänger können zwischen papierbasierten Rechnungen sowie der elektronischen Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) frei wählen. Dafür übergibt die ZEG alle Rechnungsdaten einfach über die bestehende zentrale Schnittstelle direkt an Itella. In die seit jeher mitgelieferte Steuerungsdatei wurden alle nötigen Informationen zur Art und Weise der Versendung schnell und einfach integriert: Ob als klassische Printrechnung auf dem Postweg oder als E-Rechnung, alle Steuerungsmerkmale wurden im Vorfeld einmalig genau definiert.

»Mit der ZEG haben wir einen wichtigen Schritt in Richtung e-Rechnung in der gesamten Branche gemacht«, erläutert Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. »Hier kann man sehen, wie einfach und harmonisch die Umstellung auf ‚e’ erfolgen kann – zum Vorteil von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.«

»Moderne, schlanke Prozesse und Angebote zum Vorteil unserer Mitglieder sind unser oberstes Ziel. Wir wollten unsere Mitglieder auch von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren lassen, ohne damit Zusatzaufwand zu verursachen«, sagt Christian Kössler, Leiter Rechnungswesen bei der ZEG. »Das bedeutete, keinen teuren separaten Prozess für E-Rechnungen einzuführen, sondern E-Rechnungen schrittweise und ohne nennenswerten Aufwand in unsere bestehenden Abläufe zu integrieren. Bereits vor 2008 haben wir erfolgreich mit Itella zusammengearbeitet. Darum waren wir uns sicher, dass der Multi-Channel-Versand über eine zentrale Itella-Lösung der richtige war.«

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