Océ-Studie: Papierpost bitte auf den Bildschirm

Ganz langsam nimmt das papierlose Büro nun doch noch Formen an. Denn die Fachbereichsverantwortlichen in den Unternehmen liebäugeln mit der Idee, sich die postalische Korrespondenz elektronisch ihrem E-Mail-Account zuleiten zu lassen. Sie erwarten davon vor allem eine systematischere Postbearbeitung und bessere Archivierung der Geschäftsbriefe. Allerdings ist die Akzeptanz solcher Lösungen zwischen den verschiedenen Fachbereichen sehr unterschiedlich. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Erhebung von Océ Document Technologies bei mehr als 400 Unternehmen.


Demnach würde es fast jeder dritte Befragte sehr gerne sehen, wenn die Geschäftsbriefe nach der Zustellung eingescannt werden und er sie anschließend ebenso wie E-Mails am Rechner bearbeiten könnte. Weitere 36 Prozent zeigen sich für solche Lösungen aufgeschlossen, während ein weiteres Drittel derzeit noch keine Begeisterung dafür entwickeln kann.

Wer sich für eine solche Posteingangsbearbeitung mit Zuleitung an die eigene Mailadresse interessiert, hat vor allem im Sinn, dass er die als Brief oder elektronisch zugeleitete Post gleichermaßen am PC bearbeiten kann. 54 Prozent sehen darin für sich persönlich einen wesentlichen Nutzen. Ebenso wird von fast jedem Zweiten als Vorteil die einfachere Archivierung und bessere Verfügbarkeit der digitalisierten Papierpost genannt. Im Ergebnis versprechen sich 46 Prozent davon eine höhere Arbeitsproduktivität.

Beim Blick auf die unterschiedlichen Fachbereiche bestehen jedoch teilweise deutliche Unterschiede. So zeigen sich die IT-Leiter naturgemäß solchen technischen Lösungen gegenüber deutlich offener als beispielsweise die Finanzmanager in den Unternehmen. Diese Gruppe bevorzugt laut der Océ-Erhebung auch zukünftig überwiegend die Geschäftspost als klassische Briefe auf ihrem Schreibtisch, während sich die Vertriebsverantwortlichen hingegen wesentlich innovationsfreudiger zeigen. So erwarten sie beispielsweise, dass sie schneller auf Kundenanfragen reagieren können, wenn ihnen die eingehende Post als elektronische Dokumente zur Verfügung gestellt wird.

»Immer mehr erweist sich das Nebeneinander von Papier- und digitalen Dokumenten als deutlich erschwerend für die Arbeitsprozesse«, analysiert Johannes Schacht, Leiter Business Development bei Océ Document Technologies. Zudem würde die postalische Korrespondenz anders archiviert als elektronische Dokumente, so dass meist kein gleichzeitiger Zugriff auf die erforderlichen Informationen bestehe.

Schacht erwartet deshalb für die nächsten Jahre einen deutlichen Trend, dass die Geschäftspost eingescannt und den Abteilungen oder namentlichen Adressaten im Unternehmen elektronisch zugeleitet wird: »Der Effizienzgewinn ist enorm, weil die Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt werden.« Außerdem lasse sich ein erheblicher Wettbewerbsnutzen erreichen, weil schneller auf Kundenbedürfnisse reagiert werden könne. »Kunden haben kein Verständnis mehr für lange Bearbeitungszeiten ihrer Anliegen, deshalb schlägt sich eine Digitalisierung der Eingangspost auch positiv in der Servicequalität nieder«, meint der Océ-Manager.

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