Optimal Systems kündigt OS|ECM Version 7 mit ILM an

Das Berliner ECM-Softwarehaus Optimal Systems hat mit »OS|ECM Version 7« ein Major-Release ihrer ECM-Suite vorgestellt. Neben Ergonomieverbesserungen steht auch die optimierte Verwaltung von Informationen im gesamten Dokumenten-Lebenszyklus im Fokus – von der Erstellung und Erfassung über die Archivierung bis hin zur eventuell notwendigen Vernichtung.

Eigentlich war die Wiederbelegung des ILM-Gedankens (Information Lifecycle Management) überfällig. 2006 gab es darum schon mal einen großen Hype, der allerdings von Anbietern aus der Storage-Szene (StorageTek oder EMC) für sich vereinnahmt wurde. Den ECM-Anbietern hätte die ILM-Thematik eigentlich besser zu Gesicht gestanden, denn letztendlich geht es mit der Explosion der unstrukturierten Daten sehr stark um Dokumenten-Lifecycle-Management.

ILM wichtig wegen Compliance-Anforderungen

Diesen Gedanken greift nun folgerichtig Optimal Systems endlich stärker auf. Denn zum »smarten« Arbeiten und zur effizienten Wissenserschließung gehört auch, dass Informationen gemäß rechtlicher Vorgaben (IT-Compliance) während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden.

Mit OS|ECM Version 7 werden zahlreiche Neuerungen bezüglich eines umfassenden und effektiven Information-Lifecycle-Management geboten, wie zum Beispiel Retentionszeiten auch für komplette Akten anstatt nur für einzelne Dokumente sowie die zertifizierte Unterstützung von »SAP ILM«. Des Weiteren gibt es eine neue Anbindung an den »Tivoli Storage Manager« von IBM, sowie eine erweiterte Schnittstelle zum ERP-Paket »Dynamics NAV« von Microsoft.

»Eine der typischen Herausforderungen für Unternehmen«, erklärt Robert Reibis, Director Software Development bei Optimal Systems, »ist das Vernichten von Unterlagen nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, wie zum Beispiel bei nicht berücksichtige Bewerbungen oder Patientenakten, die sehr unterschiedlich sind und somit eine Herausforderung an die technologische Umsetzung stellen. Mit dem neuen Release werden Szenarien für das Aussondern von Dokumenten, Akten oder vollständigen Vorgängen ideal unterstützt und somit diversen Compliance-Anforderungen gleichermaßen entsprochen.«

Weniger Mausmeter und weniger Klicks zum Ziel

Aber natürlich dafür bei neuen Releases auch ein neues »Look and Feel« nicht fehlen. Bereits in den letzten Versionen der ECM-Suite spielte immer wieder das Thema »Ergonomie« eine große Rolle, was Unternehmensangaben zufolge auch durch OS|ECM-Anwender in verschiedenen unabhängigen Kundenzufriedenheitsstudien honoriert wurde. Wegen der hohen Bedeutung von Ergonomie für die Effizienz von Arbeitsabläufen hat das Berliner Softwarehaus auch die aktuellste Version hinsichtlich Benutzerführung und Anwenderfreundlichkeit weiter optimiert.

So wurden in der 7er Version die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten erweitert und die Arbeitsoberfläche grundlegend erneuert. Bei der Entwicklung der neuen Version hat Optimal Systems eigenen Angaben zufolge aktuelle Methoden zur Usability-Messung angewendet sowie Ergebnisse von Anwenderbefragungen einbezogen.

»Wir haben auf die visuelle Nähe der meistgenutzten Funktionen geachtet und die Strecken, die der Mauszeiger auf dem Bildschirm zurückgelegt maßgeblich gekürzt«, betont Reibis. »Das Ergebnis ist messbar: Die neue überarbeitete Oberflächengestaltung führt schneller zum Ziel. Allein durch die kürzeren Mausbewegungen und die geringere Anzahl an Klicks sparen Anwender Zeit, arbeiten komfortabler und effizienter.«

Kernapplikationen im Hintergrund laufen schneller

Darüber hinaus seien Kernapplikationen der Software, die im Hintergrund arbeiten, in der Version 7 verschlankt und mit Blick auf Effizienz verbessert worden. „Wir haben vor allem die Laufzeiten optimiert, was besonders beim Business-Process-Management zu spürbarer Beschleunigung der Vorgänge führt, verspricht Reibis.

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