Saperion-Studie: elektronische Akte hat noch Potenzial

Der Einsatz elektronischer Akten hat sich in speziellen Aufgabenbereichen etabliert. Egal, ob Handel, Fertigungsindustrie oder im Dienstleistungssektor: Unternehmen setzen auf die elektronische Akte, um Suchzeiten und Papierverbrauch zu reduzieren, langfristig Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern. Dies belegt jetzt eine Umfrage, die der ECM-Experte Saperion unter 130 Teilnehmern aus mittelständischen Unternehmen, auf seiner Anwenderkonferenz in Berlin durchgeführt hat. Die Konferenz fand Ende April statt (ECMguide.de berichtete).


Doch damit die Investition in die elektronische Akte zum gewünschten Erfolg führt, müssen die Unternehmen einen Schritt weitergehen und die Einführung der digitalen Akte als unternehmerisches Gesamtkonzept ansehen. Konkret zeigt die Umfrage, dass bereits über ein Drittel (38 Prozent) der Befragten Geschäftsinformationen in digitalen Akten vorhält. Das Konzept »elektronische Akte« umfasst aber vorwiegend spezielle Unternehmensbereiche – bei den Teilnehmern ist die Kundenakte mit Abstand am häufigsten im Einsatz (33 Prozent), gefolgt von der Projektakte (9 Prozent).

Vereinzelt werden bereits auch Angebotsakte, Kreditakte und Produktionsakte elektronisch angelegt. Eine durchgängige Verwendung über alle Unternehmensbereiche hinweg ist dagegen fast nicht anzutreffen, ergab die Studie. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass das Potenzial der elektronischen Akte noch nicht ausgeschöpft wird. Dabei ist den Unternehmen offensichtlich durchaus bewusst, was man mit der elektronischen Akte erreichen könnte – vorausgesetzt, man nutzt sie als unternehmerisches Gesamtkonzept. Der Einschätzung der Befragten nach wird die Bedeutung der elektronischen Akte in den kommenden Jahren weiter wachsen.

»Die derzeit einseitige Nutzung der elektronischen Akte begründet sich im mangelnden Verständnis für das unternehmerische Potenzial der ganzheitlichen Informationsverwaltung«, analysiert Saperion-CEO Rudolf Gessinger. »Unternehmen setzen bisher auf ausgewählte Teilbereiche. Vereinzelte Insellösungen haben allerdings nur mäßige Auswirkung auf die Gesamtperformance. Dass es bei ECM um die durchgängige Optimierung von Informationsprozessen beziehungsweise die Eliminierung von wesentlichen Mängeln geht, die sich durch alle Geschäftsprozesse ziehen, haben die wenigsten erkannt. ECM ist für die meisten Entscheider immer noch kein Management-Thema.«

Deshalb rät Saperion Unternehmen, die sich mit der Einführung elektronischer Akten beschäftigen, zu einem »durchgängigen Konzept statt Insellösungen«. Um nachhaltig und langfristig Kosten senken zu können, sollte besonderer Wert auf die umfassende Verzahnung aller Bereiche gelegt werden. Eine Empfehlung, die auf fruchtbaren Boden fällt: 47 Prozent planen laut Studie den Einsatz einer digitalen Akte, um zukünftig das volle Potenzial ihrer ECM-Strategie ausschöpfen zu können.

»Das Konzept der elektronischen Akte ist die Zukunft der Archivierung. Als unternehmerisches Gesamtkonzept etabliert, profitieren Unternehmen in vielerlei Hinsicht: Compliance-Konformität wird gewährleistet, Prozesse werden optimiert, Kosten gesenkt und der Umsatz langfristig gesteigert«, erklärt Gessinger. »Die rege Nachfrage unserer Kunden und die Ergebnisse der Umfrage zeigen deutlich: Insellösungen sind überholt – wer zukünftig als Unternehmen erfolgreich sein will, braucht eine umfassende ECM-Strategie.«

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