Studie von Kyocera: Nachholbedarf bei Dokumentensicherheit

Im Mittelstand und bei kleinen Unternehmen besteht Optimierungspotenzial, wenn es bei sensiblen Dokumenten wie Verträgen oder Korrespondenzen um den Schutz vor unberechtigtem Zugriff geht. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage des Statistikportals Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions. Im Rahmen der Untersuchung wurden von August bis September dieses Jahres 1.000 Büroangestellte mit Computerarbeitsplatz zu ihrem Umgang mit vertraulichen Informationen befragt

Erhöhte Sicherheitsrisiken bei Netzwerkordnern und Druckern

Das Ergebnis: Mehr als 70 Prozent der deutschen Büroangestellten kommt oft beziehungsweise täglich mit sensiblen Dokumenten in Berührung. 53 Prozent gaben sogar an, mindestens einmal pro Woche Zugriff auf nicht für sie bestimmte Dokumente zu haben. »Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen liegen Dokumente häufig in Netzwerk-Ordnern, auf die jeder Zugriff hat. Diese Informationen können dann nicht nur sehr leicht eingesehen, sondern auch kopiert oder weitergeleitet werden. Dies ist natürlich ein Risiko – insbesondere bei unzufriedenen oder unvorsichtigen Mitarbeitern«, kommentiert David Pütz, Produktmarketing Manager bei Kyocera Document Solutions die Ergebnisse der Befragung.

Neben Netzwerkordnern entpuppen sich aber auch Bürodrucker bzw. Multifunktionssysteme als Sicherheitsrisiko: So hat fast jeder fünfte Befragte (18 Prozent) schon einmal Ausdrucke von Kollegen im Ausgabefach des Druckers gefunden, die dort vergessen wurden. 28 Prozent gaben sogar an, dass sie hier oft beziehungsweise regelmäßig auf sensible Dokumente stoßen, die nicht für ihre Augen bestimmt sind.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) tragen zu mehr Sicherheit bei

Die Umfrage zeigt, dass vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Nachholbedarf beim Thema Dokumentensicherheit haben. So gaben 40 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern an, dass ihr Unternehmen keinerlei Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentensicherheit ergriffen hat. In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind es hingegen nur 9 Prozent. »Obwohl die Verbesserung der IT-Security seit langem zu den wesentlichen Herausforderungen in deutschen  Unternehmen gehört, zeigt die Umfrage, dass gerade beim Umgang mit sensiblen Dokumenten noch Nachholbedarf besteht. Dabei lassen sich beispielsweise mit Print-&-Follow-Lösungen oder Dokumentenmanagementsystemen Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestalten«, erklärt Pütz.

Technische Möglichkeiten sind vorhanden, um Dokumentensicherheit und Datenschutz zu verbessern und beispielsweise Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten wie die ab Mai 2018 geltende Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) zu erfüllen.