| Dokumentenscanner: Erfasse die Möglichkeiten |
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Dokumentenmanagement entwickelt sich immer mehr zu einem zentralen IT-Thema, mit weit reichenden Auswirkungen auf alle Geschäftsbereiche. Entsprechend
sollte die Systematik schon bei der Dokumentenerfassung am Scanner beginnen. Der Beitrag streift die wichtigsten Überlegungen.
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| von Thomas Wulle, Geschäftsführer Avision Europe |
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| 1. Der Input - wo und wann? |
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Zunächst geht es an die Frage, ob die Scan-Vorgänge zentral oder dezentral durchgeführt werden sollen. In Unternehmen mit konstant hohem Scan-Aufkommen bietet
sich ein zentrales Konzept mit entsprechend leistungsfähiger Ausstattung an. Neben der Technik gehört fachlich-qualifiziertes Personal dazu wie auch der
jederzeit gesicherte technische Support für die ständig ausgelasteten Geräte. Andersherum vereinfacht sich die Administration, wenn die Komponenten an
einer Stelle konzentriert sind, etwa beim Einspielen neuer Treiber.
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Die dezentrale Variante ist bei verteilten Standorten oder in Abteilungen sinnvoll, die nur unregelmäßig scannen, oder wo sich der Dokumentenkreislauf in
relativ engem Rahmen bewegt. Ein wichtiger Aspekt ist auch die Frage, ob die Vorlagen »früh« oder erst nach Bearbeitung digitalisiert werden sollen.
Für komplett automatisiertes Dokumentenmanagement muss das Scannen vor allen anderen Arbeitsschritten erfolgen. Die als erstes agierende Software muss dann
in der Lage sein, dem Dokument eine grundlegende Indizierung mitzugeben, im Idealfall auch eine digitale Signatur.
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Beim »späten« Scannen wird die Vorlage erst nach Bearbeitung erfasst, etwa nach dem Anbringen eines Barcodes oder einer Identifikationsnummer.
Die Prioritäten sind dann ganz andere, entscheiden aber darüber, ob es sinnvoller ist, die Scan-Vorgänge zentral oder dezentral abzuwickeln.
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| 2. Der Output - wie und wohin? |
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Die manuelle Zusatzarbeit auf ein Minimum zu reduzieren, ist Ziel jeder Art von Dokumentenmanagement. Die Voraussetzungen entstehen bereits beim Scannen -
nämlich dann, wenn es an die Frage des Ausgangsformats geht. Hier werden die Weichen gestellt, wie gut sich ein Dokument auch nach längerer Zeit wieder
finden lässt.
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| Grundsätzlich unterscheidet man drei Formattypen: |
| a) |
Auszeichnungsformate (HTML, XML): Das Layout der gescannten Dateien ist in lesbaren Tags hinterlegt. |
| b) |
Mixed-Object-Formate (PDF, PDF/A): Jeder Dateibaustein (Text, Grafik etc.) wird separat beschrieben. |
| c) |
Rasterformate (JPEG, TIFF): Der Bildinhalt setzt sich aus einzelnen verschiedenfarbigen Bildpunkten zusammen, zum Beispiel JPEG- oder TIFF-Dateien. |
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Natürlich spielt bei der Scannerauswahl eine große Rolle, wie schnell eine Seite erfasst wird oder wie viel Papier in den Feeder passt. Noch wichtiger ist aber
die Fähigkeit der eingesetzten Capture-Software, mit den verschiedenen Formatarten umgehen zu können.
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Ein gutes Beispiel ist PDF/A, das in vielen Unternehmen bereits als Standard zur Archivierung verwendet wird. Es ist unabhängig von Geräte- und
Software-Versionen und so transparent, dass es mit wenig Aufwand analysiert werden kann. Zudem sind alle Komponenten zur Darstellung in der Datei
selbst vorhanden, also auch Schriftarten.
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Beim Scannerkauf sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass solche Formate für die Dokumentenerfassung durch die bereits beiliegende Software unterstützt
wird. Avision etwa hält für seine Geräte den so genannten »ButtonManager« bereit, mit dem der Benutzer neun Ausgabeprofile definieren kann.
So kann jede Vorlage bereits bei der Erfassung in das Format umgewandelt werden, das für durchgängiges Dokumentenmanagement bis hin zur Langzeitarchivierung
am besten geeignet ist und die Datei jederzeit wieder leicht auffindbar macht.
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| 3. Das Gerät - welches und wofür? |
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Den Scanner für alles und jeden Zweck gibt es nicht. Vor der Investition muss daher geklärt werden, welche Aufgaben in welchen Bereichen des Unternehmens
im Fokus stehen.
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Noch vor ein paar Jahren war die Unterscheidung zwischen Simplex- und Duplex-Scannern ein Kernthema. Das ist heute nicht mehr der Fall - es ist zwar immer noch
eine Frage der Kosten, aber nicht mehr so wie in der Vergangenheit. Im Zweifelsfall entscheiden sich die Benutzer heute für die Geräte, die doppelseitig scannen
können. In der Praxis braucht man das dann zwar oft nicht mehr, aber, wie gesagt, die Funktionalität ist ein gewünschter Standard geworden.
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Interessanter ist die Frage nach der Scangröße. Die klassische Dokumentenerfassung ist natürlich eng an das DIN-A4-Format gekoppelt. Jedoch bietet der Markt
immer mehr A3-Geräte, was dem Anwender einiges an zusätzlicher Flexibilität gibt. Wer hauptsächlich größere Vorlagen wie Bücher, Karten und Pläne erfasst,
kann diese Geräte gut nutzen. Avision etwa hält drei A3-Modelle mit Flachbett bereit, wobei die Simplexscanner wahlweise mit oder ohne Dokumenteneinzug zu
erhalten sind. Alles in allem sind diese Scanner meistens leistungsfähiger als ihre A4-Pendants, so dass sie sich für Belege und Korrespondenz auch in
größeren Mengen eignen.
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Am anderen Ende des Spektrums finden sich immer mehr kleinformatige Scanner, die auf die Erfassung von Ausweisen, Belegen und Visitenkarten ausgelegt sind.
Die drahtlose Übermittlung solcher Daten an verschiedene Rechner ist gerade in diesem Kontext ein interessanter Zusatz, der sich in Zukunft sicher noch
mehr verbreiten wird.
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| 4. Der Umfang - wie viel und wie schnell? |
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| Die gängige Einteilung im Bezug auf das Scan-Volumen sieht etwa so aus: |
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Arbeitsplatz-Scanner: bis 1.000 Dokumente pro Tag |
| • |
Abteilungs-Scanner: bis 3.000 |
| • |
Produktions-Scanner: ab 3.000 bis mehrere 10.000 |
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Ein schneller Scanner braucht nicht nur weniger Zeit bei der Dokumentenerfassung, er stellt auch die Originale schneller wieder zur Verfügung. Allerdings darf
die Seitengeschwindigkeit nicht das einzige Kriterium bei der Scannerauswahl bleiben. Ebenso wichtig ist die Frage nach der Papierverträglichkeit.
Selbst-durchschreibende Vorlagen (NCR-Papier) etwa lassen sich nicht mit jedem Scanner-Einzug erfassen. Genau achten sollte man in jedem Fall auf die
Herstellerangaben: Wie schnell ein Gerät arbeitet, hängt wesentlich von Papierformat und Auflösung ab. Stimmen diese Angaben bei den Scannerbeschreibungen
nicht überein, vergleicht man Äpfel mit Birnen.
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| 5. Die Qualität - wie hoch und was noch? |
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Beim Stichwort »Auflösung« werden gerne zwei Dinge verwechselt: die optische und die Ausgabeauflösung. Wie gut die Qualität des gescannten Dokuments
ist, hängt vor allem von der optischen Auflösung ab, denn diese bezieht sich auf die Leistung der verbauten Kamera. Eine CCD bietet nach wie vor die
größere Tiefenschärfe, was bei nicht plan aufliegenden Vorlagen von Vorteil ist. Je höher der optische Wert, desto besser tritt der Scan in Erscheinung.
Dieses Kriterium sollte daher bei der Geräteauswahl im Vordergrund stehen. Was die Ausgabeauflösung angeht, liegt man mit 200 dpi in den allermeisten
Fällen richtig.
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Während das Farbscannen heute kein Thema mehr ist - moderne Geräte bringen diese Fähigkeit standardmäßig mit, und das ohne Geschwindigkeitsverlust -, lohnt
sich ein Blick auf andere Bildfunktionen. So sollten Features wie die automatische Korrektur von Schräglagen oder das Aussparen von nicht benötigten Rändern
selbstverständlich sein. Kommt es doch einmal darauf an, farbige Vorlagen in Schwarzweiß zu erfassen, ist eine Schwellenwertfunktion im Scanner nützlich.
Ab einem bestimmten Schwellenwert wird ein Bit auf der Vorlage entweder als schwarz oder weiß definiert. Bei kontrastarmen oder farbintensiven Dokumenten ist
diese Unterscheidung schwierig. Dabei hilft dann die Schwellwertkorrektur, die eine wesentlich subtilere Bestimmung als schwarze oder weiße Bildpunkte zulässt.
Falls nicht im Gerät integriert, gehen solche Funktionen immer mehr auf den Gerätetreiber über.
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Bei kosmetischen Korrekturen ist jedoch auch Vorsicht geboten. Werden zum Beispiel Grauflächen entfernt, sind womöglich Satzzeichen im Scan nicht mehr zu sehen.
Oder Kommastellen bei Rechnungsbelegen, was dann natürlich weit reichende Folgen nach sich ziehen kann. Sonst schon - aber in diesem Fall wäre weniger nicht
unbedingt mehr...
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| Weitere Informationen |
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Seit 1996 bietet der taiwanesische Scannerspezialist Avision seine Produkte in Europa an. Das Unternehmen entwickelt und vermarktet eine vielfältige Palette
von Hochleistungsscannern und Schlüsselkomponenten für Multifunktionsgeräte.
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Zunächst wurden die Kunden von Taiwan aus betreut. Zwischen 2001 und 2007 bestand in Deutschland eine Kooperation mit einer Vertriebsgesellschaft.
Anfang 2008 startete die Avision Europe GmbH. In Europa erzielte das Unternehmen 2006 einen Umsatz von rund 1,4 Mio. Euro.
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Avision Europe betreut das gesamte europäische Distributorennetz und ist auch für die Logistik zuständig. Dazu unterhält Avision ein Lager am Standort
Duisburg. Dort steht den Kunden und OEM-Partnern auch ein Reparatur- und Servicecenter zur Verfügung.
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Avision Inc. wurde 1991 in Taiwan gegründet. Produziert wird in Taiwan und China. Um die hohen Marktanforderungen zu erfüllen, hat Avision seine
Produktionskapazitäten auf über 400.000 Stück pro Monat ausgelegt. Das Unternehmen unterhält OEM-Partnerschaften mit vielen führenden Scannerherstellern.
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Avision Europe GmbH
Borgschenweg 60-68, 47239 Duisburg
Tel.: +49 (0) 21 51 - 569 81 40
ax: Tel.: +49 (0) 21 51 - 569 81 42
E-Mail: info@avision.de
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