21.12.2016 (eh)
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Ab Januar 2017 dürfen diese Unterlagen vernichtet werden

  • Inhalt dieses Artikels
  • Konkret: Diese Unterlagen können ab 1. Januar 2017 weg
  • »Office Manager« verwaltet Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher

Archivansicht der Dokumentenmanagement-Lösung »Office Manager« unter Windows 10 (Bild: Softwarebüro Krekeler)Archivansicht der Dokumentenmanagement-Lösung »Office Manager« unter Windows 10 (Bild: Softwarebüro Krekeler)Pünktlich zum Jahresbeginn stehen viele Unternehmer wieder vor der Frage: Welche Unterlagen können eigentlich dem Reißwolf übergeben und welche Dateien unwiderruflich gelöscht werden? Das Softwarebüro Krekeler, Hersteller der Dokumentenmanagement-Lösung »Office Manager«, klärt über anstehende Archivierungsfristen auf.

Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen sechs und zehn Jahren. Im Einzelnen bedeutet dies, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre, und Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen sechs Jahre archiviert werden müssen.

Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden.

Konkret: Diese Unterlagen können ab 1. Januar 2017 weg

Ab 1. Januar 2017 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2010 oder zuvor erstellt wurden. Aus dem Jahr 2006 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben bzw. unwiderruflich gelöscht werden.

»Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden«, erläutert Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros. Er verdeutlicht dies an einem Beispiel: »Wenn 2006 die letzte Buchung für 2004 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2017 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2004 vernichtet werden.«

»Office Manager« verwaltet Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher

Das Softwarebüro Krekeler hat mit Office Manager eine DMS-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) auf dem Markt, mit der alle papiergebundenen und digitalen Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in einem digitalen Archivierungssystem verwaltet und aufbewahrt werden können. »Office Manager berücksichtigt übrigens die Möglichkeiten der WORM-Software ‚rdxLock’ insbesondere hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege«, sagt Krekeler. »Aus dem Belegdatum und dem Aufbewahrungszeitraum errechnet Office Manager automatisch den Zeitpunkt, ab dem ein Beleg gelöscht werden darf.«

Office Manager ist als 32- und 64-Bit-Edition für Windows-Betriebssysteme ab XP in einer Enterprise-Version für Firmennetzwerke sowie als Edition »Pro« für Einzelarbeitsplätze erhältlich.

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