06.06.2011 (as)
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Im Interview: Iron Mountain Deutschland

Bislang kann Iron Mountain für seine Kunden vom Papier über Laborproben bis hinzu digitalen Dokumenten alles archivieren. Das Interview mit dem Geschäftsführer Günter Börgmann zeigt die Vielfältigkeit. Durch den geplanten Verkauf der Digitalsparte an Autonomy wird sich daran einiges ändern. Was genau ist bislang noch nicht absehbar.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Implementierung einer Archivierungslösung in der Praxis?

 Hans-Günter Börgmann
Hans-Günter Börgmann
Börgmann: Eine Herausforderung besteht darin, die nötige Infrastruktur, sichere Prozesse sowie die personellen Ressourcen für eine effiziente Archivierung bereitzustellen. Häufig unterschätzen Unternehmen den Aufwand sowie die nötigen Anfangsinvestitionen und die laufenden Kosten. Die größte Herausforderung ist aber ganz klar die sichere und rechtskonforme Archivierung. Hierfür muss das Unternehmen im Vorfeld seinen Bedarf und die relevanten gesetzlichen Regelungen genau kennen. Zudem müssen Verantwortliche definieren, welche Daten geschäftskritisch sind und damit besonderen Schutz und gesonderte Prozesse bei der Archivierung benötigen. Bei allen diesen Herausforderungen kann Iron Mountain als externer Dienstleister unterstützen, der sich auf die Sicherheit und das Management von Informationen spezialisiert hat. So kommt ein Unternehmen schnell und ohne Umwege ans Ziel.

Welche Compliance-Anforderungen kann ein Unternehmen mit Hilfe Ihrer Archivierungslösung erfüllen?

Börgmann: Mit unseren Services für das Informationsmanagement decken wir sämtliche Compliance-Anforderungen ab und zwar über alle Datenformate hinweg – also sowohl für Papierdokumente als auch digitale Informationen. Gleichzeitig passen wir unsere Archivierungs-Services auf den spezifischen Bedarf verschiedener Branchen wie beispielsweise Banken, Versicherungen, Krankenhäuser oder Fluggesellschaften an. Hier berücksichtigen wir auch entsprechend die spezifischen Compliance-Anforderungen und beraten unsere Kunden.

Welche Voraussetzungen muss das Unternehmen selbst mitbringen, damit die Erfüllung der Compliance-Anforderungen mit Ihrer Archivierungslösung funktioniert?

Börgmann: Die wichtigste Voraussetzung des Kunden für unsere Archivierungslösungen ist Vertrauen. Vertrauen in Iron Mountain als zuverlässigen Outsourcing-Partner für die sichere Archivierung von Informationen. Das belegen wir mit 60 Jahren Erfahrung im Management von Informationen, wichtigen Zertifizierungen nach ISO 9001:2008 und dem Payment Card Industry Standard, PCI, sowie zufriedenen Kunden in allen Branchen.

Verfügt Ihre Lösung über einen eigenen Archivspeicher oder verwenden Sie hierfür eine Drittlösung?

Börgmann: Für die sichere Archivierung von Papierdokumenten haben wir in Deutschland 15 eigene Archivcenter in Betrieb. Diese erfüllen höchste Sicherheitsstandards und optimale Lagerbedingungen für die Dokumente. Gleiches gilt für unseren Service der externen Datensicherung. Hier lagern wir die Datenträger unserer Kunden, beispielsweise Tapes, zur Sicherung von Server- oder PC-Daten in speziell klimatisierten Standorten und transportieren die Medien in eigens ausgestatteten Sicherheitsfahrzeugen. Und natürlich bieten wir auch eine sichere Archivierung digitaler Daten in unseren eigenen Cloud-Rechenzentren. Dabei werden die Daten zur Sicherheit an zwei Standorten gespiegelt.

Welche Archivmedien unterstützt Ihre Archivierungslösung?

Börgmann: Unsere Lösungen beziehungsweise Services unterstützen sämtliche Archivmedien. Von Papier über Festplatten und Tapes bis hin zur Online-Speicherung. Durch standardisierte Schnittstellen erfolgt die Anbindung an das Kundensystem immer nahtlos.

Welche Besonderheit bietet Ihre Archivierungslösung?

Börgmann: Der volle Umfang aller Datenformate – bei uns hat der Kunde die Wahl und kann von Papierdokumenten über Tapes und Festplatten bis hin zu Daten in der Cloud alle möglichen Archivierungsformen wählen. Darüber hinaus profitieren Unternehmen mit einem externen Partner auch von bewährten Prozessen und den hohen Sicherheitsstandards. Hinzu kommt, dass wir auch die Voraussetzungen für die Archivierung spezifischer Informationen erfüllen, beispielsweise für die Aufbewahrung medizinischer Proben oder Daten. Hierfür sind einige unserer Archivcenter nach den strengen Sicherheitsstandards des Qualitätssicherungssystems „Gute Laborpraxis“ (GLP) zertifiziert, welche die Arzneimittel-Industrie erfüllen muss. Zudem erfüllen alle unsere Standorte den PCI-Standard für einen sicheren Umgang mit Kreditkartendaten. Dadurch sind wir auch zuverlässiger Partner für die Kredit- und Zahlungsverkehrsindustrie.

Welche Trends sehen Sie in der Entwicklung von Archivierungslösungen?

Börgmann: Hinter dem Begriff »Archivierung« steckt sehr viel mehr als nur die Aufbewahrung von Daten. Es geht vielmehr darum, diese optimal zu verwalten und Prozesse aufzusetzen, welche die Informationen eines Unternehmens effizient in die Geschäftsstrategie einbinden. Zudem sind mit der Archivierung und dem Management der Informationen viele Anforderungen an die Sicherheit der Daten oder gesetzliche Regelungen verbunden. Häufig fehlen für diese Aufgaben unternehmensintern jedoch die nötigen Ressourcen und das Know-how. Der Trend wird deshalb in den nächsten Jahren verstärkt in Richtung Outsourcing der Archivierung an einen spezialisierten Dienstleister gehen. In vielen Märkten außerhalb Deutschlands ist das bereits der Fall.

Wie stellen Sie Ihre Archivierungslösung auf diese Trends ein?

Börgmann: Das papierlose Büro wird es auch in nächster Zukunft nicht geben. Unternehmen werden also nach wie vor verschiedenste Datenformate von Papier bis Bites archivieren müssen – und mit der damit einhergehenden Komplexität umgehen müssen. Dem Outsourcing-Trend entsprechend, können Unternehmen schon heute mit Iron Mountain diese Komplexität beherrschbar machen, gleichzeitig Kosten sparen und sich wieder auf ihre eigenen Kernkompetenzen konzentrieren.