Schritt für Schritt zum digitalen Archiv mit Fiducia

Die auf die Finanzbranche spezialisierte Fiducia IT AG unterstütztihre Kunden bei der Erstellung eines digitalen Archivs und der Digitalisierungvon Geschäftsprozessen. Häufig kommen dabei Dokumentenscanner derFujitsu-Tochter PFU zum Einsatz. Die Scanner stehen bei den einzelnen Bankennicht nur am Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses, sondernermöglichen diesen vielfach erst.

Rund 100.000 Anwender aus rund 750 Banken nutzen IT-Lösungenvon Fiducia und vertrauen dem Sicherheitsstandard des Fiducia-Rechenzentrums. Einwichtiges Service-Angebot, das rund 280 Bankkunden mit ungefähr 65.000Anwendern in Anspruch nehmen, ist die Archivierung im Fiducia-eigenenArchivsystem FCMS (Fiducia Content Management System). Zu den weiteren Serviceszählen der Rechenzentrumsbetrieb unter Einsatz aktueller Technologie ebenso wiedie Entwicklung und Implementierung integrierter IT-Lösungen.

Kunden, die das digitale Archiv nutzen wollen, benötigen elektronischeGeschäftsprozesse. In vielen Fällen bedeutet dies, Prozesse umzustellen undDokumentenscanner einzusetzen, um  wegvon Papierdokumenten zu kommen. Bevor etwa Zahlungsverkehrsbelege oder Verträgeauf die digitale Reise ins Fiducia-Archiv gehen, werden sie bei den Kunden vorOrt eingescannt, sowohl in der Zentrale als auch in den einzelnen Filialen.Dies beschleunigt die Prozesse in der Dokumentenverarbeitung deutlich undreduziert zudem die Kosten für den Papiertransport.

Schnellere Prozesse und Revisionssicherheit

Neben Kostenaspekten spielen auch andere Erwägungen einewichtige Rolle. »Denn es steht völlig außer Frage, dass eine Bank heute einelektronisches Archiv haben muss, allein schon aufgrund derRevisionssicherheit. Informationen müssen wiederauffindbar, transparentnachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden«,erklärt Jochen Böttinger, Produktmanager bei Fiducia.

Genau das erreichen die Banken mit einem digitalen Archiv.Das weiß nicht nur der Revisor zu schätzen, dem das digitale Archiv diebenötigten Dokumente per Knopfdruck liefert. Auch der Kunde am Bankschaltereiner Filiale profitiert von den digitalisierten und dadurch beschleunigtenProzessen: Gleich ob Antrag, Einzahlung, Überweisung oder eine Auskunft: Mussteder Mitarbeiter hinter dem Schalter früher erst in der Hauptstelle anrufen undeinen Kollegen bitten, ein bestimmtes Schriftstück herauszusuchen und per Faxzuzuschicken, greift er heute direkt auf alle benötigten Informationen zu undkann seinen Kunden viel schneller bedienen. Zudem können die Banken dankelektronischem Archiv gesetzliche Vorschriften besser einhalten. Ein Beispielist die 2012 in Kraft getretene EU-Richtlinie SEPA (Single Euro Payments Area).Diese besagt zum Beispiel, dass eine Zahlung von einer Bank zu einer andereninnerhalb von Europa in 48 Stunden abzuwickeln ist.

Maßgeschneiderte Scan-Lösungen

Die technische Ausstattung für das Digitalisieren ihrerDokumente stellt

Fiducia ihren Kunden in Form von Dokumentenscannernbereit. Das passende Modell können sich die Kunden im Fiducia-Shop aussuchen.Dort befindet sich neben Scannern weiterer Hersteller fast die kompletteProduktpalette der Fujitsu-Scanner im Angebot: Von der kleinenArbeitsplatz-Lösung »fi-6130Z« mit einem täglichen Scanvolumen zwischen 800 und4.000 Scans über den Produktionsscanner »fi-5950«, der bis zu 100.000 Dokumentepro Tag einlesen kann, bis zu den Netzwerkscannern »fi-6010N« und »ScanSnapN1800«. In 85 Prozent aller Fälle entscheiden sich die Banken für einen Dokumentenscannervon Fujitsu.

Einfache Bedienung überzeugt

Dass die meisten Dokumentenscanner, die über die Ladenthekedes Fiducia-Shops gehen, aus dem Hause Fujitsu stammen, hängt laut Böttingerunter anderem auch mit dem guten Preis-Leistungsverhältnis zusammen. Doch dasist nicht alles: Ob eine Bank sich für einen Fujitsu-Scanner oder lieber dasModell eines anderen Herstellers entscheidet, steht und fällt mit der Akzeptanzder Anwender. Und die ist im Falle der Fujitsu-Lösungen hoch. Dies beschreibtder Fiducia-Experte am Beispiel der Netzwerkscanner. »Diese haben ein relativgroßes Touchpad. Will ein Mitarbeiter zum Beispiel Überweisungen einscannen,drückt er auf den Knopf ‚Überweisungen‘, dann gibt er nur noch die Anzahl anund legt die Dokumente ein. Sonst muss er nichts tun. Das kommt bei den Bankensehr gut an, denn die Einführung eines solchen Scanners macht im Prinzip keineArbeit.«

Der Weg zum digitalen Archiv

Noch längst nicht alle Banken sind auf den digitalen Zugaufgesprungen. Doch der Trend geht klar in Richtung elektronisches Archiv. Aufdem Weg dorthin unterstützt Fiducia die Banken mit Beratungsdienstleistungen.In der Planungsphase arbeiten die Experten des Dienstleisters Hand in Hand mitder bankinternen Projektgruppe, idealerweise bestehend aus dem Vorstand, derRevisionsabteilung sowie dem Organisations- und Fachverantwortlichen.

Im ersten Schritt digitalisieren die Banken meist densogenannten Passivbereich, in dem die Bank-, Spar- und Termineinlagen derKunden bearbeitet werden. »Hier erzielt man sehr schnell sehr gute Effekte«,begründet der Fiducia-Fachmann die Vorgehensweise. »Denn die Mitarbeiter, dieam Schalter stehen, müssen im Gespräch mit dem Kunden keine Dokumente mehrsuchen. Sie klicken einfach in das Archiv und finden dort in der Kundenaktealle benötigten Informationen, Vollmachten, etc.« Als nächster Schritt folgtdas Aktivgeschäft, also im Wesentlichen das Kredit- und Anlagengeschäft. SindPassiv- und Aktivbereich digitalisiert, kommen oft noch die einzelnenBetriebsbereiche hinzu.

Scannen von Altbestand

Ein sehr großer Bankkunde digitalisiert derzeit denkompletten Altbestand seiner Kreditakten. »Hier haben wir es mit Aktenbergen zutun, die teilweise mehr als 30 Jahre alt sind und eine entsprechend schlechtePapierqualität aufweisen«, erzählt Böttinger. Dafür nutzt die Bank zweiProduktionsscanner der »fi Series«. Ebenso wurde dezentral eine Infrastrukturfür das Digitalisieren aufgebaut, bei der Netzwerkscanner von Fujitsu zumEinsatz kommen.

Das Ziel,  papierloszu arbeiten, um damit Zeit und Kosten zu sparen, erscheint greifbar: »Bei circa80 bis 90 unserer größten Anwender gibt es fast nichts mehr auf Papier«, soBöttinger. Zumindest bei der digitalen Archivierung arbeitet sich Fiducia mit ihrenKunden ziemlich nahe an einen papierlosen Zustand heran.