Die auf die Finanzbranche spezialisierte Fiducia IT AG unterstützt
ihre Kunden bei der Erstellung eines digitalen Archivs und der Digitalisierung
von Geschäftsprozessen. Häufig kommen dabei Dokumentenscanner der
Fujitsu-Tochter PFU zum Einsatz. Die Scanner stehen bei den einzelnen Banken
nicht nur am Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses, sondern
ermöglichen diesen vielfach erst.
Fiducia schafft digitale Archive für Banken (Bild: Fiducia)Rund 100.000 Anwender aus rund 750 Banken nutzen IT-Lösungen
von Fiducia und vertrauen dem Sicherheitsstandard des Fiducia-Rechenzentrums. Ein
wichtiges Service-Angebot, das rund 280 Bankkunden mit ungefähr 65.000
Anwendern in Anspruch nehmen, ist die Archivierung im Fiducia-eigenen
Archivsystem FCMS (Fiducia Content Management System). Zu den weiteren Services
zählen der Rechenzentrumsbetrieb unter Einsatz aktueller Technologie ebenso wie
die Entwicklung und Implementierung integrierter IT-Lösungen.
Kunden, die das digitale Archiv nutzen wollen, benötigen elektronische
Geschäftsprozesse. In vielen Fällen bedeutet dies, Prozesse umzustellen und
Dokumentenscanner einzusetzen, um weg
von Papierdokumenten zu kommen. Bevor etwa Zahlungsverkehrsbelege oder Verträge
auf die digitale Reise ins Fiducia-Archiv gehen, werden sie bei den Kunden vor
Ort eingescannt, sowohl in der Zentrale als auch in den einzelnen Filialen.
Dies beschleunigt die Prozesse in der Dokumentenverarbeitung deutlich und
reduziert zudem die Kosten für den Papiertransport.
Schnellere Prozesse und Revisionssicherheit
Neben Kostenaspekten spielen auch andere Erwägungen eine
wichtige Rolle. »Denn es steht völlig außer Frage, dass eine Bank heute ein
elektronisches Archiv haben muss, allein schon aufgrund der
Revisionssicherheit. Informationen müssen wiederauffindbar, transparent
nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden«,
erklärt Jochen Böttinger, Produktmanager bei Fiducia.
Genau das erreichen die Banken mit einem digitalen Archiv.
Das weiß nicht nur der Revisor zu schätzen, dem das digitale Archiv die
benötigten Dokumente per Knopfdruck liefert. Auch der Kunde am Bankschalter
einer Filiale profitiert von den digitalisierten und dadurch beschleunigten
Prozessen: Gleich ob Antrag, Einzahlung, Überweisung oder eine Auskunft: Musste
der Mitarbeiter hinter dem Schalter früher erst in der Hauptstelle anrufen und
einen Kollegen bitten, ein bestimmtes Schriftstück herauszusuchen und per Fax
zuzuschicken, greift er heute direkt auf alle benötigten Informationen zu und
kann seinen Kunden viel schneller bedienen. Zudem können die Banken dank
elektronischem Archiv gesetzliche Vorschriften besser einhalten. Ein Beispiel
ist die 2012 in Kraft getretene EU-Richtlinie SEPA (Single Euro Payments Area).
Diese besagt zum Beispiel, dass eine Zahlung von einer Bank zu einer anderen
innerhalb von Europa in 48 Stunden abzuwickeln ist.
Maßgeschneiderte Scan-Lösungen
Die technische Ausstattung für das Digitalisieren ihrer
Dokumente stellt 
Digitalisierte Geschäftsprozesse beginnen häufig beim Scannen (Bild: Fujitsu Fiducia ihren Kunden in Form von Dokumentenscannern
bereit. Das passende Modell können sich die Kunden im Fiducia-Shop aussuchen.
Dort befindet sich neben Scannern weiterer Hersteller fast die komplette
Produktpalette der Fujitsu-Scanner im Angebot: Von der kleinen
Arbeitsplatz-Lösung »fi-6130Z« mit einem täglichen Scanvolumen zwischen 800 und
4.000 Scans über den Produktionsscanner »fi-5950«, der bis zu 100.000 Dokumente
pro Tag einlesen kann, bis zu den Netzwerkscannern »fi-6010N« und »ScanSnap
N1800«. In 85 Prozent aller Fälle entscheiden sich die Banken für einen Dokumentenscanner
von Fujitsu.
Einfache Bedienung überzeugt
Dass die meisten Dokumentenscanner, die über die Ladentheke
des Fiducia-Shops gehen, aus dem Hause Fujitsu stammen, hängt laut Böttinger
unter anderem auch mit dem guten Preis-Leistungsverhältnis zusammen. Doch das
ist nicht alles: Ob eine Bank sich für einen Fujitsu-Scanner oder lieber das
Modell eines anderen Herstellers entscheidet, steht und fällt mit der Akzeptanz
der Anwender. Und die ist im Falle der Fujitsu-Lösungen hoch. Dies beschreibt
der Fiducia-Experte am Beispiel der Netzwerkscanner. »Diese haben ein relativ
großes Touchpad. Will ein Mitarbeiter zum Beispiel Überweisungen einscannen,
drückt er auf den Knopf ‚Überweisungen‘, dann gibt er nur noch die Anzahl an
und legt die Dokumente ein. Sonst muss er nichts tun. Das kommt bei den Banken
sehr gut an, denn die Einführung eines solchen Scanners macht im Prinzip keine
Arbeit.«
Der Weg zum digitalen Archiv
Noch längst nicht alle Banken sind auf den digitalen Zug
aufgesprungen. Doch der Trend geht klar in Richtung elektronisches Archiv. Auf
dem Weg dorthin unterstützt Fiducia die Banken mit Beratungsdienstleistungen.
In der Planungsphase arbeiten die Experten des Dienstleisters Hand in Hand mit
der bankinternen Projektgruppe, idealerweise bestehend aus dem Vorstand, der
Revisionsabteilung sowie dem Organisations- und Fachverantwortlichen.
Im ersten Schritt digitalisieren die Banken meist den
sogenannten Passivbereich, in dem die Bank-, Spar- und Termineinlagen der
Kunden bearbeitet werden. »Hier erzielt man sehr schnell sehr gute Effekte«,
begründet der Fiducia-Fachmann die Vorgehensweise. »Denn die Mitarbeiter, die
am Schalter stehen, müssen im Gespräch mit dem Kunden keine Dokumente mehr
suchen. Sie klicken einfach in das Archiv und finden dort in der Kundenakte
alle benötigten Informationen, Vollmachten, etc.« Als nächster Schritt folgt
das Aktivgeschäft, also im Wesentlichen das Kredit- und Anlagengeschäft. Sind
Passiv- und Aktivbereich digitalisiert, kommen oft noch die einzelnen
Betriebsbereiche hinzu.
Scannen von Altbestand
Ein sehr großer Bankkunde digitalisiert derzeit den
kompletten Altbestand seiner Kreditakten. »Hier haben wir es mit Aktenbergen zu
tun, die teilweise mehr als 30 Jahre alt sind und eine entsprechend schlechte
Papierqualität aufweisen«, erzählt Böttinger. Dafür nutzt die Bank zwei
Produktionsscanner der »fi Series«. Ebenso wurde dezentral eine Infrastruktur
für das Digitalisieren aufgebaut, bei der Netzwerkscanner von Fujitsu zum
Einsatz kommen.
Das Ziel, papierlos
zu arbeiten, um damit Zeit und Kosten zu sparen, erscheint greifbar: »Bei circa
80 bis 90 unserer größten Anwender gibt es fast nichts mehr auf Papier«, so
Böttinger. Zumindest bei der digitalen Archivierung arbeitet sich Fiducia mit ihren
Kunden ziemlich nahe an einen papierlosen Zustand heran.
