21.10.2015 (as)
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»IBM Verse ist für das digitale und mobile Zeitalter gebaut«

Mit Notes im Gepäck war IBM bislang nicht als Trendsetter in der Oberflächengestaltung von E-Mail-Clients bekannt. Nun hat es IBM mit Verse doch geschafft, ein modern wirkendes E-Mail-Frontend für Business-Anwender zu kreieren. Wie Verse generell und im Zusammenspiel mit E-Mail-Management und –Archivierung funktioniert, berichtet Stefan Pfeiffer, zuständig für Marketing Social & Workforce bei IBM, im ECMguide.de-Interview.

Zur CeBIT 2015 hat IBM mit Verse einen in seiner Oberfläche und Intelligenz innovativen E-Mail-Client vorgestellt, der nun schon ein paar Monate am Markt ist. Welche Funktionen und Eigenschaften schätzen Anwender in der Praxis am meisten?

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Stefan Pfeiffer, IBM (Bild: IBM)Pfeiffer: Zwei Funktionen gehören sicher zu den Favoriten: Im IBM Verse-Posteingang im Browser habe ich unten am Bildschirm immer auch meine Termine im Blick und Verse erinnert mich sogar daran, dass ich in 21 Minuten den nächsten Termin habe. Natürlich kann ich den Termin inklusive Online Meeting sofort öffnen. Die zweite sehr wichtige Innovation ist die Möglichkeit, statt große Dateianhänge zu versenden, Dokumente gleich im angedockten IBM Connections abzulegen und nur noch zu teilen. So sparen wir Speicherplatz und stellen konsistente Dokumente sicher. Last but not least bietet IBM Verse in Verbindung mit IBM Connections einen Single-Point-of-Access zu allen Funktionen für die Zusammenarbeit und Kommunikation: Chatten, Online Meetings, online Editieren, Social Networking mit File Sharing und vieles mehr. Das schätzen die Anwender.

Was ist aus Ihrer Sicht das Innovativste an Verse?

Pfeiffer: Die komfortable Oberfläche mit der Fokussierung auf einfache Bedienung ist sicher das, was Anwender besonders schätzen. IBM Verse ist für das digitale und mobile Zeitalter gebaut und orientiert sich an der Bedienung von Tablets und Smartphones. Hier bemerkt man die langen Vorarbeiten zusammen mit Anwendern in zahlreichen IBM Design Thinking Workshops. Der entsprechende Input ist in das Produkt eingeflossen und fließt weiter in das Produkt ein.

Wie schlägt sich Verse aus kommerzieller Sicht?

Pfeiffer: IBM Verse wird am Markt sehr positiv aufgenommen. Viele Unternehmen schauen sich das Produkt an und schätzen auch die Möglichkeiten, mit IBM Verse in die Cloud zu migrieren. Wir als IBM machen das ja selbst vor und sind beste Referenz.

Die Einhaltung von Compliance-Regeln, die sich unter anderem aus GoBD, HGB und AO ergeben, betreffen alle Inputkanäle. Wie lassen sich die Regelungen mit Verse bzw. anderen Technologien/Produkten am einfachsten einhalten?

Pfeiffer: IBM Verse ist in dieser Beziehung ganz traditionell E-Mail. Hier greifen Produkte und Dienstleistungen, die IBM schon seit geraumer Zeit anbietet, ob es nun der IBM Content Collector für richtlinienbasierte Archivierung ist oder ob es integrierter Services sind, die dabei unterstützen, die E-Mails von Unternehmen im Falle einer Unterbrechung oder zur Erfüllung der rechtlichen Offenlegungspflicht zu schützen, zu archivieren und zugänglich zu halten.

E-Mail ist nur ein Kanal im digitalen Dialog. Wie können Unternehmen dies hinsichtlich der Archivierung und des Input-Managements berücksichtigen?

Pfeiffer: Die Diskussion ist doch nicht neu. Schon vor 10 Jahren oder davor haben wir es unter dem Schlagwort E-Mail-Archivierung diskutiert. Sind E-Mails compliance-relevante Dokumente? Ja. Das gilt genauso für alle anderen Kanäle. Jedes Unternehmen muss im Sinne einer Risikobewertung entscheiden, wie viel Aufwand man in die Archivierung welchen Kanals investiert.

E-Mail-Systeme und natürlich auch viele weitere Softwareprodukte laufen heutzutage in der Cloud, On-Premise und hybrid. Welche Auswirkungen hat dies auf die E-Mail/Input-Archivierung und das E-Mail/Input-Management?

Pfeiffer: IBM hat hier natürlich reagiert und bietet IBM Cloud Managed Backup an. Das Angebot umfasst Datensicherungsservices auf Basis von Public, Private oder Hybrid Clouds vor Ort oder an einem anderen Standort. So kann individuell ein Plan für die jeweiligen Sicherungs-, Aufbewahrungs- und Abrufanforderungen erstellt und umgesetzt werden.

Geschäftlichen Nutzen erzielen Unternehmen unter anderem, wenn sie den Input mit Geschäftsprozessen verknüpfen. Inwiefern ist Verse für die Verknüpfung geeignet?

Pfeiffer: IBM Verse bietet als im Browser auf offenen Standards umgesetzte Lösung alle entsprechenden Voraussetzungen. Am Beispiel der voll integrierten Umgebung mit IBM Connections und IBM Verse sieht man ja, wie das leistungsstarke Aktivitätenmodul von Connections und Verse nahtlos zusammen arbeiten. Diese Integration ist meiner Ansicht einer der leistungsfähigsten Kombis, Projekte innerhalb des Unternehmens oder gerade auch in Zusammenarbeit über die Cloud mit Externen abzubilden. Ich selbst wickele damit mit meinen Agenturen und Lieferanten vielfältigste Projekte von der Veranstaltungsplanung bis zur Koordination von Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ab. Einfacher und sicherer geht nicht.

Wie verbreitet ist aus Ihrer Sicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen beginnend beim E-Mail-bzw. Input-Eingang in der Unternehmenswelt?

Pfeiffer: Die Frage kann so nicht generell beantwortet werden. Es gibt eine Vielzahl von Industrien, in denen Prozesse standardisierbar sind. Klassisch werden ja immer die Schadensabwicklung bei Versicherungen oder Anträge bei Finanzdienstleistern genannt. In diesen Szenarien ist E-Mail meist ein Träger- und Benachrichtungsmedium. Daneben gibt es seit jeher die nicht oder schwer strukturierbaren Prozesse. Genau hier hat IBM Verse mit seinem aufgabenorientierten Ansatz  und der Möglichkeit, E-Mail-Dialog als Thread zu betrachten, enorme Stärken. Ich kann Aufgaben, die für mich zu erledigen sind, ebenso im Blick behalten wie Aufgaben, die ich für jemanden erledigen muss. Ein Klick genügt und ich habe die entsprechende Übersicht.

Welche Bedeutung hat das Thema E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management bei IBM?

Pfeiffer: IBM ist nicht umsonst seit Jahren ein Anbieter von E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management. Waren vor Jahren noch Themen wie Speichermanagement wichtig, so sind es heute vor allem die gesetzlichen Vorschriften, die das Thema dominieren. Wir bieten deshalb sowohl Produkte wie auch Services an, wobei aus meiner Sicht der umfassende Blick auf Archivierung wichtig ist. E-Mail ist nur ein, wenn auch sehr wichtiger Informationstopf.



Überblick

Rein juristisch kommen Unternehmen an der E-Mail-Archivierung nicht mehr vorbei. Doch selbst ohne diese Pflicht, würde keine Firma dieses Thema wieder abschaffen. Zu sehr sind Unternehmen auf die Informationen angewiesen, die sich in den E-Mails verbergen. Um ihre Nutzung zu optimieren, gehen viele Lösungen über das reine Archivieren hinaus und beschäftigen sich auch mit der E-Mail-Verwaltung und dem E-Mail-Management. Sie erleichtern dem Anwender die Recherche und dem Administrator die Systempflege.

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