25.01.2014 (as)
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Interview zu Trends im E-Mail-Management, ELO

Ein Hybridbetrieb aus client- und serverbasiertem Lösungsansatz ist nach Meinung von Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer vom DMS-/ECM-Anbieter ELO, beim E-Mail-Management in jedem Fall zu empfehlen, da er hohe Flexibilität beschert. Unternehmen können die Vorteile aus beiden Welten nutzen: zur automatisierten Ablagelogik bei serverbasierter Archivierung ermöglicht die clientbasierte Ablage zusätzliche Freiheit.

Wie hoch ist aus Ihrer Sicht das Potenzial für E-Mail-Management-Lösungen in deutschen Unternehmen?

Karl Heinz Mosbach, ELO (Bild: ELO)
Karl Heinz Mosbach, ELO (Bild: ELO)
Mosbach: Da die E-Mail Kommunikationsmittel Nummer eins ist und hierdurch das Datenvolumen stetig ansteigt, ist das Potential weiterhin sehr groß. Insbesondere unter dem Aspekt, dass auch heute noch viele Unternehmen keine E-Mail-Management-Lösungen haben.

Es gibt die unterschiedlichsten Lösungen für E-Mail-Management: Client- und serverseitige, hardware- und cloudbasierte Lösungen. Zu welcher Art tendieren die Anwender derzeit am meisten?

Mosbach: Das ist zum Teil natürlich kundenspezifisch und unterscheidet sich je nach Business, in welchem sich der Kunde bewegt. Allgemein tendieren die Unternehmen zum serverbasierten Lösungsansatz, bei dem natürlich sofort für alle Anwender ein Vorteil erzielt werden kann und sichtbar ist.

Rein Client- oder rein Server-seitige E-Mail-Archivierung haben jeweils ihre Nachteile. Empfiehlt sich daher nicht in jedem Fall eine Hybrid-Lösung?

Mosbach: In jedem Fall. Eine serverbasierte Archivierung ist immer regelbasiert und ermöglicht dementsprechend nur eine eher starr festgelegte Geschäftslogik zu fahren. Fährt der Kunde aber den Hybridbetrieb aus client- und serverbasiertem Lösungsansatz, besteht natürlich wesentlich mehr Flexibilität. Hierbei kann das Unternehmen die Vorteile aus beiden Welten nutzen, die zusätzlich zur automatisierten Ablagelogik zusätzliche Freiheit gerade durch die clientbasierte Ablage ermöglichen.

Welche Vor- und Nachteile sehen Sie bei dem steigenden Angebot für cloudbasiertes E-Mail-Management?

Mosbach: Beim cloudbasierten Lösungsansatz wird oft nur der Aspekt der Datensicherung gesehen. Die E-Mails sollen halt sicher archiviert sein. Dieser reine Archivierungsansatz ist aber zu kurz gedacht, da E-Mails meist wichtige prozessbezogene Informationen enthalten, die unbedingt dem richtigen Prozess zugeordnet gehören (ob Vorgangsakte, Workflow etc.). Moderne Lösungen werden hierzu neben der klassischen Archivierung auch E-Mail-Management-Aspekten gerecht, die heute mangels Verzahnung mit den bestehenden Applikationswelten bei Cloud-Lösungen meist nicht vorhanden sind.

Was wird bei der Implementierung einer E-Mail-Management-Lösung von Anwendern häufig unterschätzt?

Mosbach: Unterschätzt wird häufig die Einbettung in die bestehenden Geschäftsprozesse. Oft erkennt man erst im Nachhinein, welche enormen Vorteile sich bei einer gut durchdachten Lösung ergeben. Man gewinnt natürlich auch die Erkenntnis, dass es sinnvoll ist, etwas mehr Zeit in die Planung und Konzeption einer E-Mail-Management-Lösung zu investieren. Das zahlt sich im Nachhinein um ein Vielfaches aus.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind bei der Implementierung einer E-Mail-Management-Lösung besonders zu beachten?

Mosbach: Zum einen, dass man neben einer guten Konzeption auch klare Regeln aufstellt für die Organisation und die Mitarbeiter. Zum Beispiel, dass klare Festlegungen mit dem Umgang von privaten E-Mails getroffen werden. Ein anderer Aspekt ist die Definition eines Berechtigungskonzepts, welches je nach Art der E-Mail den Zugriff auf geschäftsrelevante E-Mails und dazu autorisierten Personen ermöglicht. Eine lückenlose Protokollierung ist ein weiterer Aspekt, der im E-Mail-Management zu berücksichtigen ist.

Die E-Mail konkurriert mit vielen weiteren elektronischen Nachrichtensystemen wie sozialen Netzwerken, E-Postbrief, De-Mail und Twitter. Welche Konsequenzen hat dies für E-Mail-Management-Systeme?

Mosbach: Eine tragende E-Mail-Management-Lösung bietet konsequenterweise Module an, die die neuen Nachrichtensysteme anbinden. So werden nicht nur E-Mails, sondern auch alle anderen Informationsträger zusammengeführt und ganzheitlich im Geschäftsprozess verfügbar gemacht. So fehlt bei wichtigen Entscheidungen keine Information.

Gibt es bereits überalterte E-Mail-Management-Lösungen am Markt und wie sollen Anwender damit umgehen?

Mosbach: Das kommt vor allem auf die Bedeutung und die notwendige Verfügbarkeit der bereits gespeicherten Lösung an. Dient dies nur der reinen Aufbewahrung, kann man diese aus rechtlichen Gründen als Altarchiv bestehen lassen. Aktiv wird dann aber mit einer neuen Lösung gearbeitet, die wesentlich mehr Möglichkeiten bietet. In den meisten Fällen, insbesondere wenn man das Altarchiv abschalten möchte, wird man bei aufbewahrungspflichtigen E-Mails diese in das neue System übernehmen. Hierzu bieten die meisten Systeme Importfunktionen.

Welche Anforderungen muss ein E-Mail-Management-System in jedem Fall erfüllen?

Mosbach: Die sichere, rechtskonforme Archivierung der E-Mails, leistungsfähige Suche, Recherche und Auswertefunktionen, serverbasierte, automatisierte und regelbasierte Mechanismen, moderne E-Mail-Client-Integration für eine individuelle Steuerung, letztlich die einfache Zuführung/Verarbeitung zu/von bestehenden Geschäftsprozessen und die Abbildung vorhandener Businesslogik.


Überblick

Rein juristisch kommen Unternehmen an der E-Mail-Archivierung nicht mehr vorbei. Doch selbst ohne diese Pflicht, würde keine Firma dieses Thema wieder abschaffen. Zu sehr sind Unternehmen auf die Informationen angewiesen, die sich in den E-Mails verbergen. Um ihre Nutzung zu optimieren, gehen viele Lösungen über das reine Archivieren hinaus und beschäftigen sich auch mit der E-Mail-Verwaltung und dem E-Mail-Management. Sie erleichtern dem Anwender die Recherche und dem Administrator die Systempflege.

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