DMS Expo:  Vorschau auf die heimlichen Stars

Zwar schweben Trendthemen wie Big Data, Cloud, Social Networking, Mobility und Cloud über der DMS Expo, die nächste Woche in Stuttgart stattfinden wird, doch die heimlichen Stars sind Lösungen rund um Business Process Management (BPM)  und Workflow. Zwischen dem Informationseintritt ins Unternehmen und dem Austritt sollen die angekündigten ECM-/BPM-Lösungen möglichst viele Anwendungen und Abläufe integrieren, automatisieren und beschleunigen.

Big Data, Cloud, Social Networking und Mobility sind die Trendbegriffe, die Messeveranstalter und Aussteller im Zusammenhang mit der DMS Expo häufig nennen. Blickt man auf die Produkte und Lösungen, die die Aussteller für die Messe ankündigen, geht es sehr häufig um die Prozessautomatisierung der verschiedensten Abläufe im Unternehmen. Trotzdem ist dies kein Widerspruch, denn die Themen sind eng miteinander verzahnt. Nur wenn die Prozesse im Unternehmen automatisiert sind und unterschiedliche Anwendungen berücksichtigen, ist beispielsweise ein mobiler Zugriff sinnvoll. Zwar gibt es schon einige ECM-Lösungen, die sowohl die Mobilität als auch die Prozessintegration irgendwie bewerkstelligen, aber das Ende der Fahnenstange ist hierbei noch längst nicht erreicht. Dieter Woeste, Geschäftsführer des beratenden ECM-Systemhauses ALOS, denkt konkret an die weitere Verfeinerung von Integrationslösungen zu verschiedenen Informationsdatenquellen im Sinne von Analytics und Business Intelligence: »Es gibt noch viel Spielraum für den ECM-Markt, sich mit Customer Experience Management (CEM) in Richtung CRM,

Input-Lösungen zur Datenerfassung

Alos selbst zeigt auf der DMS Expo unter anderem Erfassungslösungen, die die digitalisierten Dokumente nach dem Scannen unterschiedlich weiterverarbeiten. Die eigene Lösung Alos-Flow erweitert die IT-Landschaft um automatisierbare Aktivitäten und gestaltbare Workflows, die von einfachen Systemmonitoring-Aufgaben bis hin zu komplexen Image-Processing-Abläufen reichen. Ebenso stellt Lexmark eine »Distributed Intelligent Capture Solution« vor, die geschäftsrelevante Informationen aus digitalisierten Papierdokumenten ausliest, die Dokumente klassifiziert und sie automatisch an Geschäftsanwendungen wie DMS-, ERP- und Finanzmanagement-Systeme übermittelt. Die manuelle Verschlagwortung von Dokumenten entfällt, Informationen werden dadurch laut Lexmark schneller zugänglich und Geschäftsprozesse beschleunigt. Ähnliches will auch Konica Minolta mit seinen Multifunktionsdruckern bizhub zeigen. Auch hier sollen die Besucher die reibungslose Worflow-Interaktion zwischen ECM-System und Dokumenten aus unterschiedlichen Anwendungen sowie die automatisierte Erfassung von Dokumenten bereits am Multifunktionssystem erleben.

Auswirkungen auf die Scanner-Hardware

Neue Anforderungen stellt die Prozessintegration gerade beim Input-Prozess aber auch an spezialisierte Hochleistungsscanner wie sie Inotec baut, dessen Geschäftsführer Peter Schnautz, hierzu folgendes sagt: »Prozess-Effizienz in Unternehmen setzt voraus, dass die Informationen aus der Briefpost schnell und sicher in den virtuellen Postkörben der Workflow- und Dokumentenmanagement-Systeme landen. Die Ansprüche an Lösungen zur Digitalisierung großer Belegmengen sind entsprechend gestiegen.« Der Bedarf gehe hin zu Systemen, die mehrere Kriterien gleichzeitig erfüllen: Eine hohe Erfassungsgeschwindigkeit, beste Image-Qualität, ein nahezu unterbrechungsfreies Scannen, ergonomische Bedienung und niedrige Gesamtbetriebskosten. Zusätzlich sollte das System flexibel genug sein, sich unterschiedlichen Anwendungsszenarien anzupassen und mit den Kundenbedürfnissen zu wachsen. Diese Markterfordernisse verlangen von den Herstellern von Hochleistungs-Dokumentenscannern neue Konzepte. Dazu gehören unter anderem der Einsatz von High-End-Signalprozessoren, intelligente Lösungen für die Papierzuführung und den Papierfluss und modernste Bedienkonzepte per Touchscreen sowie langlebige Komponenten und umfangreiche Upgrade- und Update-Möglichkeiten.

Mitarbeiter wollen vernetzt arbeiten

Nicht nur Effizienzgründe aus Unternehmersicht treiben die integrativen Lösungen voran, sondern auch die Wünsche der Mitarbeiter, die die ECM- und IT-Systeme für ihre Arbeit verwenden. »Menschen wollen vernetzt arbeiten und ihr Wissen teilen«, meint Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer des ECM-Unternehmens ELO. »Ebenso ist ihr Bedürfnis nach flexiblem und ortsunabhängigem Arbeiten ungebrochen. Es spiegelt den Wunsch nach einer gesunden Work-Life-Balance und Leichtigkeit wider, mit der sie heute ihre Arbeit gestalten wollen«. Im Messefokus von ELO stehen daher Mobility, intelligente Geschäftsprozesssteuerung und die Problematik fachbezogener Lösungsbausteine für branchenabhängige und -unabhängige Anwendungen. Mit der neuen App »ELO for Mobile Devices« verschaffe das Unternehmen den Anwendern genau die Unabhängigkeit, die im Arbeitsumfeld gefragt ist - beispielsweise flexibel auf Dokumente und Informationen zugreifen und Geschäftsprozesse per Fingertipp steuern. Die neue Version des ELO Business Logic Providers soll Nutzer von Routineaufgaben entlasten und eine applikationsübergreifende Bearbeitung der Geschäftsvorfälle ermöglichen. windream thematisiert ebenfalls »ECM-Lösungen für den mobilen Einsatz« und präsentiert unter anderem die neue Windream-Mobile-App, eine Applikation zum mobilen Dokumentenmanagement für Smartphones und Tablet-PCs.

Weitere BPM-Lösungen für den automatischen Dokumentendurchlauf

Am Beispiel der digitalen Rechtsakte und des Vertragsmanagements zeigt Circle Unlimited wie Unternehmen den gesamten Dokumentenlebenszyklus optimieren können. Nach der Erfahrung des Softwareherstellers ist häufig der Rechtsbereich in Unternehmen die treibende Feder für ein Vertragsmanagement. Das Thema wird von dort aus gesteuert und in anderen Fachbereichen bereitgestellt. Mit vorkonfigurierten Templates für Business Process Management (BPM) und ECM will Comarch dem Messepublikum die Beschleunigung von Abläufen und Prozessen schmackhaft machen. Die ECM-/BPM-Business-Templates verfügen bereits über vorkonfigurierte Aktenmodelle wie Kundenakten, Lieferanten- und Personalakten. Ferner enthalten sie Geschäftsabläufe beispielsweise Rechnungsprüfung, Vertragsverwaltung oder Dienstreise/Urlaubsanträge, die mit überschaubarem Aufwand an die individuellen Anforderungen von Unternehmen anpassbar sein sollen. Das Hennefer IT-System- und Beratungshauses Conet Solutions stellt unter anderem Integrationsszenarien mit Microsoft und SAP zur DMS Expo vor. Am Beispiel von Angebotsprozessen bringt »Officebridge« Daten aus Customer-Relationship-Lösungen (CRM) von SAP, Microsoft und anderen Systemen in Microsoft-Word-Dokumente. Somit werde innerhalb eines automatisierten Prozesses eine systemübergreifende, aber für den Anwender medienbruchfreie Interaktion mit den vorhandenen, unternehmenseigenen Systemen möglich. Weitere Workflow- und BPM-Beispiele wie auch von Devacon sind auf der Messe in Stuttgart zu sehen. Natürlich gibt es daneben auch einiges anderes zu bestaunen, wie Lösungen mit Sharepoint, Output-Management und De-Mail sowie E-Postbrief.