Qualität schmeckt – Effizienz durch ECM bei Confiseriespezialist

Papier dominierte bis 2019 die internen Prozesse der Johannes Lühders KG. Die Umstellung auf umweltfreundlichere und transparentere digitale Abläufe versprach ein deutliches Plus an Effizienz – bei der Ablage von Dokumenten sowie beim Rechnungsmanagement.

Die Johannes Lühders KG wurde im Jahr 1909 gegründet. Heute erwirtschaftet sie am Firmensitz in Stelle bei Hamburg mit rund 130 Mitarbeitern einen Jahresumsatz im zweistelligen Millionenbereich. Das niedersächsische Familienunternehmen produziert kulinarische Spezialitäten aus Ingwer sowie saisonale Süßwarenerzeugnisse und vertreibt diese weltweit. Die inhabergeführte Firma fühlt sich sowohl der Tradition als auch dem Zeitgeist verpflichtet. Um letzterem gerecht zu werden, wollte die Geschäftsführung die internen Abläufe sukzessive auf digitale Beine stellen. Denn die Administration gestaltete sich aufgrund der gut laufenden Geschäfte immer aufwendiger.

Für die Digitalisierung sprachen alleine Tausende von Ein- und Ausgangsrechnungen, die abzulegen waren, sowie der dadurch stetig wachsende Platzbedarf. Lange Suchzeiten waren nicht länger wirtschaftlich und der hohe Papierverbrauch umwelttechnisch gesehen nicht nachhaltig. Ziel war, die Effizienz und Transparenz der Vorgänge zu steigern. Umgesetzt werden sollte dies zum einen mit Hilfe einer rechtskonformen elektronischen Archivierung, die jederzeit einer Prüfung gemäß GoBD standhält. Zum anderen mit einem automatisierten Rechnungsmanagement, das dazu beiträgt, fehlerträchtige manuelle Eingaben zu vermeiden und keine Skontofristen mehr zu versäumen.

Schritt für Schritt weg vom Papier

Lühders machte sich also auf die Suche nach einem maßgeschneiderten ECM-System. Fündig wurde der Confiseriespezialist im Rahmen einer Veranstaltung der Fluctus IT GmbH. Der IT-Dienstleister unterstützt seit vielen Jahren mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung rund ums digitale Backoffice – insbesondere in den Bereichen ECM, Customer-Relation-Management (CRM) und Enterprise-Resource-Planning (ERP). Im ECM-Umfeld ist Fluctus auf die Einführung der Software der Stuttgarter ELO Digital Office GmbH spezialisiert und konnte mit einer auf die Anforderungen von Lühders zugeschnittenen Lösung punkten. Als Basis sollte die ELO ECM Suite dienen, ergänzt durch die Business Solution für die Buchhaltung ELO Invoice.

Somit begann Mitte 2019 unter Federführung des Business Partners die Implementierung der ECM-Suite als Basis. »Zunächst wurden die Arbeitsplätze in Buchhaltung und Einkauf damit ausgestattet. Später folgten Compliance, Fertigung, Personalwesen, Qualitätsmanagement, Vertrieb sowie der Versand, so dass das System seit Anfang 2020 unternehmensweit bei uns im Einsatz ist«, erinnert sich die kaufmännische Leiterin der Johannes Lühders KG Christiane Groschyk.

Alle eingehenden papierbasierten Dokumente werden seither automatisch eingescannt und GoBD-konform abgelegt. Alle berechtigten Mitarbeiter haben orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Informationen, die Volltextsuchfunktion ELO iSearch sorgt für deren schnelles Auffinden. Zusätzlich ermöglicht das Servermodul ELO XC über die nahtlose Einbindung des Microsoft Exchange Servers die automatische und rechtskonforme Archivierung der E-Mails, ebenfalls gemäß GoBD.

Enge ERP-ECM-Verzahnung beschleunigt Rechnungsdurchlauf

Zudem wurde die Suite über eine eigens entwickelte Schnittstelle nahtlos an das ERP-System Mesonic Winline angebunden. So lassen sich nicht nur manuelle Eingaben und damit Medienbrüche vermeiden, sondern auch Rechnungen automatisch im ECM-System vorgangsbezogen archivieren. Das Klassifizierungsmodul ELO DocXtractor erkennt Beleginformationen wie Rechnungsempfänger, Betrag oder Kreditor automatisch. Der intelligente Assistent extrahiert sie, gleicht sie bei vorhandenem Bestellbezug mit dem ERP-System ab und prüft sie auf Korrektheit. Im Anschluss gelangen die Rechnungen – per in die Suite integriertem Workflow – an den für die Prüfung und Freigabe zuständigen Bearbeiter im Fachbereich beziehungsweise seinen definierten Vertreter.

Nach erfolgter Freigabe schickt der Workflow die Rechnung an die Buchhaltung zurück, wo sie mit Hilfe der ebenfalls installierten Business Solution für digitales Rechnungsmanagement weiterverarbeitet wird. Die Rechnung wird gemäß der gewählten Ablagelogik einem Sachkonto zugeordnet, die Daten dem ERP-System übergeben und die Zahlung angestoßen. Das automatisierte Verfahren befreit die Mitarbeiter in der Buchhaltung von Routinetätigkeiten und beschleunigt den Rechnungsdurchlauf erheblich. Fristen werden für einen rechtzeitigen Skontoabzug automatisch überwacht. Und das Management profitiert dank integrierter Liquiditätsvorschau von mehr Transparenz.

Hoher Effizienzgewinn und rechtskonforme Strukturen

Lühders hat mittlerweile rund 40 Arbeitsplätze mit der ECM-Lösung ausgestattet. Ein- und Ausgangsrechnungen lassen sich nun rechtskonform ablegen und sind über die Volltextsuche per Knopfdruck auffindbar. Insgesamt entlasten die automatisierten Prozesse und individuell konfigurierbaren Workflows die Mitarbeiter erheblich und steigern deren Effizienz. Das Rechnungsmanagement sorgt für eine digitale Überwachung des Zahlwesens und damit für pünktliche Zahlungsläufe. »Obwohl wir bisher lediglich 30 Prozent der Möglichkeiten der ECM-Lösung ausschöpfen, sind wir mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Die Mitarbeiter waren dank der Schulung durch den IT-Dienstleister rasch mit der neuen Arbeitsweise vertraut und möchten diese mittlerweile nicht mehr missen«, so das Fazit von Christiane Groschyk.

Demnach schätzen die User speziell Funktionen wie zum Beispiel den E-Mail-Versand von Belegen direkt aus der ECM-Suite heraus oder die Möglichkeit, Gruppen zu bilden, sprich Aufgaben spezifischen Abteilungen anstatt einzelnen Personen zuzuweisen. Praktisch sind zudem das Collaboration-Tool ELO Feed zum direkten Informationsaustausch mit den Kollegen sowie die ELO Haftnotizen für kurze Mitteilungen ähnlich einem Post-it. Und last but not least lassen sich in der ebenfalls installierten digitalen Personalakte alle Dokumente rund um das Personalmanagement rechtskonform ablegen.

Lühders hatte sich von der Einführung der ECM-Lösung deutlich transparentere und effizientere Vorgänge erwartet und ist nicht enttäuscht worden. Ganz im Gegenteil: Insgesamt überzeugt die workflowbasierte Automatisierung Mitarbeiter wie Geschäftsführung durch Zeitersparnis und rechtskonforme Abläufe gemäß den Prinzipien der Nachhaltigkeit.