10.12.2014 (as)
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ECM-Cloud-Lösungen im Portrait

  • Inhalt dieses Artikels
  • Mit Amagno individuelle Regeln definieren
  • Docuware mit Archiv- und Workflow-Funktionen
  • Tec Media Services bietet DMS-Cloud- und Lohn-Portal-Lösung

Was geht ECM-mäßig bereits in der Cloud und was nicht? Während sich klassische On-Premise-Lösungen in der Funktionsvielfalt immer stärker angleichen, sind die Unterschiede im Cloud-Bereich noch größer. Amagno, Docuware und Tec Media Services bieten ECM-Cloud-Angebote, die unter anderem die strukturierte und automatisierte Ablage von Dokumenten beherrschen.

Mit Amagno individuelle Regeln definieren

Dokumente im amagno NETWORK verwalten (Bild: Amagno)Über sogenannte digitale Magnete will das niedersächsische Unternehmen amagno mit »amagno NETWORK« die Art der Ablage für Abteilungen, Teams und Unternehmen sowie für Privatpersonen verändern. Benutzer definieren statt bestimmten Ordnern fachliche Regeln wie die Zusammenfassung aller Inhalte (Dateien, Belege, Emails) nach Kundennummer, Projektnummern und anderen Merkmalen. Amagno trennt quasi die Dateien von einer Struktur. Vorteil ist, dass derselbe Inhalt ohne Redundanz zu verschiedenen Themen auffindbar ist und die Zuordnung automatisch stattfindet.

Der Dateiimport kann per Drag and Drop erfolgen oder durch die Anbindung an Scanningsysteme mittels TWAIN oder FTPS sowie durch den manuellen oder automatischen E-Mail-Import inklusive Anhänge via IMAP- Protokoll und die Ablage als PDF während eines Druckvorgangs durch den mitgelieferten Druckertreiber. Amagno organisiert dann die Inhalte in Gruppen mit einem Rollenrechtekonzept.

Die Lösung beinhaltet viele klassische DMS/ECM-Funktionen wie Checkin/Out, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen und zeigt für fast 100 Formate die Dateien als Vorschau an. Ohne Integrationen aus jeder Anwendung startet die Hotkey-Suche in hunderten Formaten im Volltext. Inhalte lassen sich exportieren und teilen, zum Beispiel via Weblink an Stelle Dateiversand per Mail.

Beispielsweise für den Posteingang oder Wiedervorlagen erlaubt Amagno den Aufbau von digitalen Geschäftsprozessen. Dabei bilden digitale optische Stempel den bisherigen natürlichen analogen Ablauf in Unternehmen ab.

Neben dem Client für Windows mit TCP/IP-Verschlüsselung bietet Amagno seine Web-App mit SSL-Verschlüsselung und WebDAV-Unterstützung für das direkte Bearbeiten von Dateien auf mobilen Endgeräten, zum Beispiel Scanning-Apps, Office Lösungen oder Signatursoftware.

»amagno NETWORK« ist für lesende und gering arbeitende Benutzer bis 100 MB Transfervolumen kostenfrei. Bis 10 GB kostet es pro Anwender 15 Euro pro Monat und steigert sich entsprechend weiter. Unternehmensangaben zufolge zählt das Amagno Network aktuell 7.000 Anwender.

 

Docuware mit Archiv- und Workflow-Funktionen

Dokumente in der DocuWare Cloud verwalten (Bild: Docuware)DocuWare bietet sein gleichnamiges Dokumenten-Management-System neben der On-Premise-Version seit 2012 als Software-as-a-Service-Lösung an. Es ermöglicht die Archivierung, Bearbeitung, Indexierung und Suche von elektronischen sowie papiergebundenen Dokumenten und bietet Workflow-Funktionen. Der System-Zugriff erfolgt entweder per Desktop- oder Web-Client beziehungsweise über eine App für Smartphones und Tablet-PCs. Für den Input von papiergebundenen Dokumenten unterstützt Docuware Online alle ISIS-, TWAIN- und  WIA-kompatiblen Scan-Geräte. Geräte von Sharp, Toshiba, Xerox, Ricoh und Kyocera steuern Docuware Online auch direkt über ihr Bedienpanel. Der Docuware-Desktop-Client bedient die Docuware-Web-Scan- und Import-Applikationen. Zusammenhängende Dokumente in Dokumentenstapel können per Barcode und farblich markierten Blätter voneinander getrennt sein. Die Dokumente lassen sich auch manuell trennen, wenn sie bereits eingelesen sind.

Im nächsten Arbeitsschritt kann der kostenpflichtige webbasierte Dienst Intelligent Indexing Service Papierunterlagen automatisiert ablegen, wobei er Felder einer Ablagemaske selbständig ausfüllt und indexiert. Anwender sind in der Lage, unternehmensspezifische Begriffe für einen Dokumententyp frei zu wählen. Erkennt der Dienst ein Dokument als »Rechnung (eingehend)«, wird das Dokument als solches weiter ausgelesen, als Indexbegriff aber der einheitlich festgelegte Ausdruck »Eingangsrechnung« verwendet.

Neben den Papierdokumenten lassen sich elektronische Dokumente aus Applikationen mit beliebigen Formaten per Drag and Drop und Importfunktionen einbinden. Alle elektronisch archivierten Dokumente können die Anwender mit Docuware Online suchen, anzeigen, downloaden, bearbeiten und in Geschäftsprozesse integrieren. Beispielsweise ist es möglich, einen Workflow zur Rechnungsfreigabe einzurichten, an dem verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter ortsunabhängig mitwirken können. Hierzu stehen neben der webbasierten Zugriffsmöglichkeit mit »Docuware Mobile« Apps für alle gängigen mobilen Geräte, etwa iPhone, iPad, Blackberry, Tablets oder Smartphones mit Android beziehungsweise Windows Phone 7 sowie Tablets mit Windows 8 zur Verfügung. Für Sicherheit sorgt Docuware durch redundante, verschlüsselte Speicherung der Dokumente und Datenzugriff ausschließlich per SSL und HTTPS.

»Docuware Online Professional« kostet für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und maximal 50 GB Speichervolumen zusammen mit dem »Intelligent Indexing Service« beispielsweise 490 Euro pro Monat. Das gleiche Angebot mit 250 GB Speichervolumen unter der Bezeichnung »Docuware Online Enterprise« ist für 990 Euro pro Monat erhältlich. Jedes weitere GB zusätzliches Speichervolumen kostet für das Professional-Angebot sechs Euro pro Monat und für die Enterprise-Variante drei Euro pro Monat. Ein Basispaket mit vier Client-Lizenzen und 20 GB verfügbaren Speicher ist ab 160 Euro im Monat zu haben. Nach dem neuesten Stand verfügt Docuware im Public-Cloud-Bereich über 52 Kunden mit 2000 Anwendern. Die Hälfte der Kunden befindet sich in den USA, die andere in Europa mit vielen davon in Deutschland.

Tec Media Services bietet DMS-Cloud- und Lohn-Portal-Lösung

Dokumente im TMS Archiv verwalten (Bild: Tec Media Services)Tec Media Services aus Bremen ist mit »TMS Archiv« als reiner Cloud-DMS-Lösung seit fünf Jahren aktiv. Inzwischen verfügt das System über mehr als 250 Mandanten mit über 3.000 Anwendern. Sowohl die gespeicherten Dokumente als auch die Software befinden sich komplett in der Public Cloud, so dass keine Installation von lokaler Software nötig ist. Die Anwender können in TMS Archiv Dokumente in Standard-Dateiformaten und E-Mails archivieren. Generell ist Scannen und Archivieren per Twain-Schnittstelle inklusive Barcode- und  Zeichenerkennung (OCR) möglich. Zudem ist TMS Archiv im »Fujitsu ScanSnap Quick Menü« integriert, was das direkte Scannen von Dokumenten in das Cloud-DMS mit einem Knopfdruck erlaubt. Kunden sind in der Lage, flexible elektronische Aktenstrukturen indexiert zu erstellen und damit beispielsweise Vertrags-, Lieferschein-, Rechnungs- und Personalakten zu verwalten und zu recherchieren. Pro Anwender und GB-Speichervolumen startet die Lösung bei 75 Euro monatlichen Kosten.

In Kooperation mit ZOLL & COMPANY offeriert Tec Media Services seit Juni außerdem den Cloud-Dienst »ePayslip« über den vor allem mittelständische Unternehmen Lohnabrechnungen bereitstellen können. Damit sind die sensiblen Dokumente nicht nur revisionssicher gespeichert, sondern stehen den Mitarbeitern auch jederzeit gesammelt für den Abruf über PCs oder mobile Endgeräte zur Verfügung. Die Lösung funktioniert unabhängig vom Lohnsystem und per Standard-Browser über eine verschlüsselte Verbindung.