25.10.2021 (as)
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ECM-ERP-Interview mit Dina Haack, Xsuite Group

Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse wie das Rechnungsmanagement sind laut Dina Haack, Marketingleiterin der xSuite Group, die Schnittstelle zwischen ECM und ERP und erfordern eine Integration beider Systeme. Im Gespräch geht Haack auf die verschiedenen Integrationsarten ein und gibt Tipps, indem sie beispielsweise einen Lizenzberater empfiehlt, um unnötige Kosten bei integrierter ECM-und ERP-Nutzung zu vermeiden.

Welche Schnittstellen und Möglichkeiten gibt es für die Integration von ECM- und ERP-Systemen und wie gut sind diese?

Laut Dina Haack, Leitung Marketing xSuite Group, sollte die Prozesshäufigkeit entscheiden, wie tief die ECM-ERP-Integration geht (Bild: xSuite Group)Laut Dina Haack, Leitung Marketing xSuite Group, sollte die Prozesshäufigkeit entscheiden, wie tief die ECM-ERP-Integration geht (Bild: xSuite Group)Haack: Erstens gibt es die klassische Integration, also die Installation eines Add-ons. Da sollte man eine für das jeweilige ERP-System zertifizierte Lösung nehmen. Zweitens gibt es die Anbindung über APIs, die vor allem bei Cloud-Diensten häufig genutzt wird. Hier folgt man dem Gedanken der Standardisierung. Und drittens gibt es Robotic Process Automation (RPA). Das sollte in meinen Augen aber eher die Notlösung sein, weil es keine Integration im engeren Sinne ist, sondern eher ein »an der Oberfläche kratzen«. Aber manchmal hat man ja Systeme, die keine Schnittstellen aufweisen und eine Integration oder Anbindung nicht möglich ist. Dann ist RPA zumindest ein Ausweg.

Für welche Anwendungen ist eine Integration von ECM und ERP sinnvoll?

Haack: Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse sind die Schnittstelle zwischen ECM und ERP. An dieser Stelle macht eine Integration also insbesondere Sinn. Konkrete Beispiele sind die Verarbeitung von eingehenden Dokumenten, also das Inputmanagement, zum Beispiel Auftragsbestätigungen und Rechnungen von Lieferanten oder Bestellungen von Kunden.

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Wann macht welche Integrationstiefe für den Anwender Sinn?

Haack: Ich würde es zum einen davon abhängig machen, in welcher Häufigkeit ein Prozess vorkommt. Es müssen nicht zwingend alle Bereiche hundertprozentig und nahtlos integriert sein, manchmal ist ein zusätzlicher Aufwand durch doppelte manuelle Pflege auch vertretbar, wenn ein Fall nur selten auftrifft. Für gelegentlich auftretende Fälle kann auch Datenabgleich/-übertragung mit Hilfe von Excel ausreichend sein. Integration macht Sinn, wenn ein Fall regelmäßig auftritt. Auf der anderen Seite würde ich es davon abhängig machen, wie integrationsfreundlich das vorhandene System ist. Bei einem Legacy System, das als Individualsoftware ohne Schnittstellen programmiert wurde, ist eine Anbindung ungleich aufwändiger oder vielleicht gar nicht möglich. Da könnte, wenn die Schmerzen wirklich groß sind, eventuell auch eine RPA-Lösung eine Antwort sein.

Lassen sich die gängigen ERP-und ECM-Systeme gleich gut integrieren?

Haack: Die Rede sollte eher sein von »gleich schlecht«. Das Thema Integration ist eigentlich immer DIE zentrale Herausforderung. »One size fits all« gibt es nicht. Aus dem Grund gibt es häufig auch Spezialisierungen, zum Beispiel haben wir uns auf SAP spezialisiert, um genau diese Integration professionell und erfolgreich umzusetzen.

Wovon hängt eine gute Integration ab?

Haack: Know-how über die Technologie UND Know-how über die (fachlichen) Prozesse, es sollte immer beides zusammenspielen. Es soll ja nicht nur die Technik im Hintergrund gut umgesetzt sein. Der eigentliche Punkt ist ja, dass es dem Anwender einen Nutzen bringen beziehungsweise das Leben vereinfachen soll.

Wie gut funktioniert die ECM-ERP-Integration in der Cloud? Wie tief kann eine Integration gehen, wenn der Kunde eine Multi-Tenant-Infrastruktur in einer Public Cloud wünscht?

Haack: Die Cloud macht es teils wirklich einfacher. Streng gesprochen ist es dann keine Integration des einen Systems in das andere, sondern beide Systeme kommunizieren über APIs miteinander. Aber für den Anwender aus der Fachabteilung macht das keinen Unterschied. Über APIs lässt sich auch ein nahtloses Zusammenspiel von Lösungen in beziehungsweise aus der Public Cloud realisieren. Also keine Bedenken von meiner Seite. Ganz im Gegenteil: dahin wird die Reise mittelfristig so oder so hingehen.

Wie sieht Ihre ECM-ERP-Integrationsstrategie aus?

Haack: Zweigeteilt. Wir bei xSuite bieten zum einen die klassische Integration, also Installation von Add-ons im ERP-System an. Zum anderen bieten wir bei unseren Cloud-Diensten die Anbindung über APIs an. Im Fokus liegt jeweils SAP ERP beziehungsweise »SAP S/4HANA«.

Findet eine Integration zwischen ECM und ERP statt, bedeutet das für die Anwender unter Umständen höhere Lizenzkosten, da beide Systeme von mehr Anwendern benutzt werden. Lassen sich die Lizenzmehrkosten minimieren?

Haack: Das ist tatsächlich eine Herausforderung. Da empfehlen wir unseren Kunden immer, sich von einem Lizenzberater beraten zu lassen. Einige große ERP-Hersteller verstehen bei der sogenannten indirekten Nutzung nämlich gar keinen Spaß.

Wann sollte das ECM- und wann das ERP-System die führende Rolle übernehmen?

Haack: Bei den Kernprozessen des Unternehmens sollte das ERP die führende Rolle innehaben. Bei begleitenden, sekundären Prozessen sollte das ECM die führende Rolle einnehmen. Ein Beispiel dafür: Vertragsmanagement für Handyverträge der Mitarbeiter ist ein ganz typisches Beispiel für ein Thema, wofür ein ECM-System prädestiniert ist.