30.09.2019 (as)
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Übersicht: Digitale Personalakten und HR-Lösungen auf ECM-Basis

  • Inhalt dieses Artikels
  • Übersicht: Digitale Personalakten und HR-Lösungen auf ECM-Basis
  • Personal- und Skillverwaltung mit »nscale HR« von Ceyoniq Technology
  • Docuware regelt HR-Prozesse in der Cloud und On-Premise
  • Dvelop verschickt digitale Gehaltsabrechnung aus elektronischer Personalakte
  • Personaldaten, Prozesse und Termine mit HR-Lösung von ELO steuern
  • Forcont mit skalierbarer SaaS-Lösung für HR-Aufgaben
  • Onbase von Hyland unterstützt HR-Prozesse inklusive Onboarding
  • Kendox-Lösung arbeitet alleine oder aus HCM-Anwendung heraus
  • Kyocera mit vorkonfigurierten HR-Tools für kleine und mittelständische Unternehmen
  • Digitale Personalakte und Workflows von Optimal Systems
  • SER sorgt für gute SAP-Anbindung

Um digitale Talente anzuziehen, HR-Prozesse effizient zu gestalten und rechtliche Vorgaben wie die DSGVO zu erfüllen, ist die Digitalisierung der Personalabteilung dringend anzuraten. Häufig ist digitales Dokumentenmanagement die Basis, um HR-Prozesse elektronisch zu gestalten. Eine Auswahl an Lösungen haben wir in dieser Übersicht zusammengestellt. Dieses Update enthält Ergänzungen zur Lösung von Hyland.

Von der Personalplanung und -gewinnung über die -verwaltung und Gehaltsabrechnung bis zu Weiterbildungsmaßnahmen - die Aufgaben in der Personalabteilung sind dokumentenintensiv. Um intern effizient zu arbeiten, setzen Unternehmen verstärkt auf digitalisierte HR-Prozesse, die sie über digitale und elektronische Personalakten und weitergehende HR-Software realisieren.

Viele Anbieter aus dem Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management- (ECM-) Bereich bieten Lösungen für HR-Prozesse an. Teils basieren sie direkt auf den Standardlösungen, teils sind es Pakete oder Module, die speziell auf HR-Abteilungen zugeschnitten sind und Basis-ECM- oder -DMS-Software benötigen. Bei der Auswahl ist daher auf die Software-Voraussetzungen und, um Integrationsmöglichkeiten nutzen zu können, auf Schnittstellen zu anderen HR-Programmen zu achten.

Nicht vergessen sollten Unternehmen auch neben den internen HR-Prozessen, die externen – also das Bewerbermanagement – zu digitalisieren. Denn nur wer selbst digital arbeitet und dies auch nach außen deutlich macht, wird in der Lage sein, digitale Talente anzuziehen und im Unternehmen zu halten.

Personal- und Skillverwaltung mit »nscale HR« von Ceyoniq Technology

Mit »nscale HR« von Ceyoniq Technology sind Anwender in der Lage, personalbezogene Daten und Dokumente beginnend mit der Bewerbung zu organisieren und zu strukturieren. Neben der Bewerberakte kann Nscale HR Personalstammdaten, Arbeitsverträge und Zeugnisse ablegen, Termine planen sowie Fortbildungen managen und Urlaubs- und Fehlzeiten festhalten. Außerdem umfasst sie Reisekosten- und Spesenabrechnungen, Gehaltsdaten, Altersvorsorge und Weiterbildungsnachweise.

Um Informationen schnell zu finden, ist die Verstichwortung, also das Kombinieren eines Schriftstückes mit  Metainformationen im Vorfeld möglich. Zu jedem Objekt, jeder Information beziehungsweise jedem Dokument lassen sich definierte  Attribute bestimmen.

Über die integrierte Skillverwaltung kann die Lösung die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter erfassen. So lässt sich etwa ermitteln, wer als Ansprechpartner für ein bestimmtes Thema bereit steht oder auf welchen Gebieten noch Lücken vorhanden sind. Aufgrund der Auswertefunktionen besteht auch die Möglichkeit, generell die Personalentwicklung von Abteilungen zu analysieren.

Wünscht ein Mitarbeiter beispielsweise die Einsicht in seine Personalakte, kann dies durch einen temporären Zugriff geschehen. Nach Ablauf der vorgegebenen Zeit oder dem Beenden der Einsicht verfällt diese Möglichkeit wieder.

Der Zugriff auf Nscale HR kann sowohl standortgebunden vom festen Arbeitsplatz als  auch mobil über iOS- und Android-basierte Endgeräte erfolgen.

Im Einsatz ist Nscale HR beispielsweise bei DKB Service, der Hanse Merkur Versicherungsgruppe und der IHK für München und Oberbayern.


Docuware regelt HR-Prozesse in der Cloud und On-Premise

Grafik zur digitalen Personalakte von Docuware Die digitale Personalakte von Docuware umfasst beliebige Unterlagen aus den verschiedensten Quellen (Bild: Docuware)Das als Cloud- und On-Premise-System verfügbare Enterprise-Content-Management-(ECM-)System »DocuWare« des gleichnamigen Herstellers DocuWare bietet auch für HR-Prozesse geeignete Lösungen. Docuware verwaltet HR-Unterlagen wie Zeugnisse, Krankenscheine, Lohnabrechnungen und E-Mails aus allen Quellen einheitlich in einer elektronischen Akte. Anwender können über Indexbegriffe und Schlagworte im Volltext recherchieren. Dokumente lassen sich verschlüsselt, sicher und entsprechend rechtlicher Vorgaben aufbewahren. Dabei kann die Aufbewahrungsdauer genau festgelegt werden, um etwa Bewerbungsunterlagen rechtzeitig wieder zu löschen. Eine individuell definierbare Berechtigungsstruktur sorgt dafür, dass nur befugte Personen auf sensible Informationen zugreifen können.

Der Zugriff kann ortsunabhängig und passwortgeschützt per Web oder App erfolgen. So sind Führungskräfte in der Lage, im Home Office einen Blick in die Zielvereinbarungen ihres Teams zu werfen oder Mitarbeiter sich Gehaltsabrechnungen direkt aus ihrer Akte zu laden. Darüber hinaus lässt sich Docuware auch mit beliebigen HR-Programmen verbinden, sodass Anwender direkt aus der Personalverwaltungs-Software Dokumente ablegen und aufrufen können.

Praktiziert wird dies beispielsweise bei Assmann Zeitarbeit, wo Docuware in die HR-Software »LANDWEHR L1« integriert ist. Dadurch können alle Mitarbeiter von der gewohnten Oberfläche der HR-Software auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen. Der Personaldienstleister nutzt die Cloud-Variante und hat in sieben Monaten 800 digitale Personalakten archiviert. Alle neuen Personaldokumente, die zum größten Teil noch immer per Post eintreffen, werden gescannt, indexiert und über die Mitarbeiternummer automatisch zugeordnet und archiviert. Mit Belegen wie Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise oder Jahresmeldungen wird ebenso verfahren.

Dvelop verschickt digitale Gehaltsabrechnung aus elektronischer Personalakte

Über die digitale Personalkte von Dvelop lassen sich auch Gehaltsabrechnungen verschicken (Bild: Dvelop)Über die digitale Personalkte von Dvelop lassen sich auch Gehaltsabrechnungen verschicken (Bild: Dvelop)Die digitale Personalakte von d.velop übernimmt für Anwender die workflow-gestützte Automatisierung personalbezogener Prozesse und sorgt für die zentrale, platzsparende Archivierung gescannter Dokumente wie Verträge und Krankmeldungen. Sie bildet die vorhandenen Ablagestrukturen im digitalen Aktenplan ab, gewährleistet den Aktenzugriff mit Suchmöglichkeiten und spürt falsch abgelegte Akten auf. Die Lösung unterstützt die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, gesetzlichen Datenschutzrichtlinien, Archivierungspflichten und vorgeschriebenen Löschfristen nach GoBD oder SOX.

Per automatischer Wiedervorlage und Aufgabenverwaltung geraten Aufgaben und Arbeitsschritte nicht so leicht in Vergessenheit. Die digitale Personalakte bietet eine sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard) und genügt damit auch hohen Sicherheitsanforderungen an die sensiblen Daten im Personalarchiv. Ein ortsunabhängiger Zugriff über mobile Geräte gehört ebenfalls zu den Funktionen wie die Volltext-Verschlagwortung der Dokumente, eine klare und sichere Berechtigungsstruktur und die temporäre Berechtigungsübergabe per Mausklick.

Mit einer Verbindung zur Dvelop Cloud-Lösung »foxdox« ist direkt aus der digitalen Personalakte heraus der Versand einer digitalen Gehaltsabrechnung möglich. Der Kunde Zentis praktiziert dies bereits seit mehreren Jahren. Damit lassen sich laut Dvelop Kosten für den Prozess, Fakturierung, Versand und Porto von mehr als drei Euro pro digital zugestellter Gehaltsabrechnung einsparen.

Personaldaten, Prozesse und Termine mit HR-Lösung von ELO steuern

So regelt »ELO Business Solution HR« die Akteneinsicht (Bild: ELO Digital Office)Im Rahmen der spezifischen Fachlösungen »ELO Business Solutions« bietet der ECM-Softwarehersteller ELO Digital Office zwei Lösungen für Personalabteilungen.

Bei »ELO Business Solution HR« handelt es sich um eine digitale Personalakte, welche die traditionell gebundene Akte ersetzt und sämtliche Dokumente unabhängig von deren Format an einer zentralen Stelle vereint. Die Lösung erfasst nicht nur Personaldaten, sondern ist auch in der Lage, Prozesse zu initiieren und Termine zu steuern.

Stammdaten der Mitarbeiter können aus vorhandenen HR-Systemen in die ELO-Personalakte übertragen werden. Ein permanenter Datenabgleich sorgt für Aktualität. Folgende Bearbeitungsschritte, wie notwendige Installations- oder Bedarfsanforderungen oder eine Mitteilung an die Mitarbeiter, werden automatisch initiiert. Änderungen von Mitarbeiterdaten werden über einen Antrag vorbereitet und nach Freigabe automatisch übernommen. Checklisten mit Kommentarfunktionen helfen, den Überblick über alle nötigen Aktivitäten zu bewahren.

Die zweite von ELO vorgestellte HR-Lösung ist »ELO HR Recruiting« zum digitalen Bewerbermanagement. Sie enthält eine automatisierte Stellenpublikation und ein Online-Portal für Bewerber, die hier den Status ihrer Bewerbung einsehen können. Dashboards geben einen Überblick über alle relevanten Personalthemen wie Bewerbungsstatus und Anzahl der eingegangenen Bewerbungen geben und erlauben eine schnelle Datenanalyse.

Darüber hinaus verfügt die HR-Lösung über Talent-Pools, in denen vielversprechende Kandidaten verwaltet werden können, die sich auf ausgeschriebene Stellen beworben hatten, aber noch nicht eingestellt wurden. ELO HR Recruiting bietet zudem die Möglichkeit, Punkte für bestimmte Anforderungskriterien zu vergeben, aus denen sich automatisiert ein ABC-Ranking der Bewerber erstellen lässt. Vorgefertigte E-Mail-Templates zur einfachen Handhabung verschiedener Arbeitsvorgänge beispielsweise Bewerbungseingang, Einladung zum Vorstellungsgespräch und Absagen ergänzen die Business Solution und machen die Kommunikation transparent.

Bei beiden Lösungen ist das EU-DSGVO-konforme Arbeiten ein wichtiger Aspekt: Berechtigungskonzepte, Datenverschlüsselung sowie datenschutzrelevante Verwaltungsoptionen durch Löschfristen gehören zum Standard und werden den Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten gerecht. Zur Prozesssteuerung verfügen die Lösungen außerdem über vorkonfigurierte und automatisierte Workflows sowie anpassbare Vorlagen und Zugriffsberechtigungskonzepte.

Die ELO Business Solutions, zu denen unter anderem auch Lösungen für Vertrags- und Rechnungsmanagement zählen, bauen auf den ELO-Kernsystemen für Enterprise Content Management auf. Sie integrieren sich in die Mittelstandssoftware »ELOprofessional« sowie in das mandantenfähige System für Großunternehmen und Konzerne »ELOenterprise«.


Forcont mit skalierbarer SaaS-Lösung für HR-Aufgaben

Elektronische Personalakte von ForcontElektronische Personalakte von Forcont (Bild: Forcont Business Technology)

Mit einem Einstiegspreis von 69 Euro im Monat pro Nutzer stellt forcont business technology die elektronische Personalakte »forpeople | Der Personalmanager« als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung. Als Web-Client benötigen Nutzer einen HTML5- und JavaScript-fähigen Browser, der über TCP/IP kommuniziert. Alternativ ist die Lösung aber auch als Lizenz zu erwerben.

In der elektronischen Personalakte lassen sich alle Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter speichern und verwalten. Somit sind alle personenbezogenen Daten für den Sachbearbeiter online direkt und vollständig zugänglich. Der Zugang zu Forpeople kann über Rechtefreigaben für unterschiedliche Benutzergruppen gesichert und der Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumentenarten beschränkt werden. Auf diese Weise können selbst Dritte, wie Rechtsanwälte oder Personalberater, einen zeitlich begrenzten Zugriff erhalten.

Die Lösung überwacht diverse Termine und erinnert durch Wiedervorlage und Mailbenachrichtigungen an Fristen sämtlicher Dokumente, zum Beispiel die Gültigkeit von Zertifikaten oder befristete Verträge. Dabei steht die Verfahrensweise im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften und unterstützt die Einhaltung von Betriebsvereinbarungen. Das Löschen von Abmahnungen nach bestimmten Zeitvorgaben ist nach dem Vier-Augen-Prinzip gesichert. Über die automatische Protokollierung sind alle Arbeitsschritte, wie Änderungen an den Stammdaten oder das Bearbeiten von Dokumenten, stets nachvollziehbar. Die Integration von Dokumenten und Daten aus Systemen wie »SAP HCM« ist ebenfalls möglich.

Für die Bereitstellung des SaaS-Angebots greift Forcont auf die Partnerschaft mit T-Systems zurück, die als deutscher Anbieter dem deutschen Rechtsrahmen verpflichtet ist. Mit der Verwendung eines digitalen SSL-Zertifikats stellt Forcont die verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung sicher. Alle Informationen werden verschlüsselt (256-bit-SSL-Verschlüsselung) mit dem Rechenzentrum ausgetauscht. Dadurch wird gewährleistet, dass die Inhalte während des Übertragungsvorgangs vertraulich bleiben. Mit dem SaaS-Modell ist Forpeople auch für kleine und junge Unternehmen interessant, die kein komplettes Enterprise Content Management System nutzen.

Die digitale Personalakte lässt sich mit weiteren HR-Tools erweitern. So können Personalverantwortliche mit der digitalen Arbeitgeberakte HR-Dokumente, die nicht in die Personalakte gehören, effizient und datenschutzkonform verwalten. Die automatisierte Vertragserstellung vereinfacht das Erstellen weitestgehend standardisierter Anstellungsverträge sowie weiterer Vertragsdokumente zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Bei der Einhaltung der Antiterrorismusverordnungen kann die Sanktionsprüfung unterstützen. Hierzu werden Prüfdaten gegen Sanktionslisten abgeglichen, die Vorgänge protokolliert und archiviert.

Im August 2018 hat der Hersteller nun das Modul »forpeople Self Service« vorgestellt, mit dem Personalsachbearbeiter den Beschäftigten elektronische Dokumente wie Bonusvereinbarungen und Arbeitszeugnisse schnell, vertraulich und ohne zusätzlichen Aufwand zustellen können. Umgekehrt sind mit dem »Self Service-Modul« auch Arbeitnehmer in der Lage, vertrauliche Informationen wie Stundennachweise und Anfragen an die Personalabteilung zu schicken. Beide Seiten können jederzeit rekapitulieren, was wann übermittelt oder angefragt wurde. Druck- und Versandkosten entfallen ebenfalls.

Im Einsatz ist Forpeople beispielsweise bei GEMA, Haufe Gruppe und ISS Schweiz AG.

Onbase von Hyland unterstützt HR-Prozesse inklusive Onboarding

Mit Onbase von Hyland HR-Aufgaben lösen (Bild: Hyland)Mit Onbase von Hyland HR-Aufgaben lösen (Bild: Hyland)Die Content-Services-Plattform »OnBase« von Hyland unterstützt Unternehmen und HR-Mitarbeiter bei der effizienten Durchführung von Verwaltungsaufgaben, beschleunigt den Zugriff auf Informationen, automatisiert Personalprozesse und hilft bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

Die Hyland-Lösung ermöglicht die Digitalisierung von Personalakten, erfasst und verwaltet HR-Unterlagen unabhängig von deren Format und führt sie an einer zentralen Stelle zusammen. Das erlaubt einen Überblick über alle Mitarbeiterinformationen. Zudem ermöglicht Onbase bis auf wenige Ausnahmen die vollautomatische Klassifizierung und Indexierung von Inhalten sowie die Extraktion von Daten aus elektronischen Formularen und importierten Dokumenten.

Inhalte und Prozesse können von berechtigten Personen jederzeit und standortunabhängig abgerufen werden. Die Benutzererfahrung ist dabei personalisiert und auf mobilen Geräten verfügbar. Erfasste Inhalte lassen sich in andere Kernanwendungen wie ERP- oder Personalinformationssysteme (HRIS) integrieren. Dadurch stehen sie direkt innerhalb der Anwendungen und vertrauten Benutzeroberflächen zur Verfügung und werden in Echtzeit in Hintergrundsystemen synchronisiert. Onbase ermöglicht zudem externen Beteiligten, beispielsweise Bewerbern oder Prüfern, sicheren Zugriff auf definierte Inhalte und Self-Service-Angebote.

Strukturierte Personalprozesse wie die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Freigaben oder anderen formularbasierten Aufgaben lassen sich beschleunigen. Die Lösung nutzt unter anderem konfigurierbare Workflow-Tools zur Automatisierung redundanter, manueller Aufgaben, weist allen an einem Prozess beteiligten Personen bestimmte Tasks zu, meldet, sobald Teilaufgaben erledigt sind und stellt sicher, dass Personen zur richtigen Zeit alle für eine bestimmte Aufgabe relevanten Informationen vorliegen.

Hyland bietet eine breite Palette an Content-Management-Funktionalitäten, die sich in die Onbase-HR-Lösung integrieren lassen: zum Beispiel Collaboration-Tools zur gemeinschaftlichen Bearbeitung von Dokumenten, Lösungen für das Versionsmanagement, Checklisten zur Dokumentation des Aufgabenfortschritts und Content Composer zur automatischen Erstellung und Distribution von Korrespondenz.

Weiterhin unterstützt Onbase Personalabteilungen bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien wie der DSGVO und schützt Inhalte während des gesamten Lebenszyklus mit integrierter Datenredundanz. Die Software verwaltet die Dokumentenaufbewahrung und das Records Management, identifiziert und benachrichtigt automatisch über fehlende Inhalte, stellt sicher, dass wichtige Dokumente wie Zeugnisse vollständig und korrekt erfasst sind und löscht automatisch personenbezogene Daten ab deren Ablaufdatum. 

Onbase, das On-Premise oder aus der Cloud bereitgestellt werden kann, deckt außerdem den Onboarding-Prozess ab. Die Lösung erlaubt eine abteilungsübergreifende Koordination, die zentrale Sammlung und Bearbeitung aller relevanten Dokumente sowie einen vollständigen Überblick und uneingeschränkte Kontrolle über den gesamten Onboarding-Prozess.Referenzkunden sind beispielsweise heinen`s und Kwik Trip in den USA.


Kendox-Lösung arbeitet alleine oder aus HCM-Anwendung heraus

Personalakten lassen sich mit Kendox Infoshare direkt oder über eine HCM-Anwendung indirekt verwalten (Bild: Kendox)Personalakten lassen sich mit Kendox Infoshare direkt oder über eine HCM-Anwendung indirekt verwalten (Bild: Kendox)Mit der »Kendox InfoShare Digitale Personalakte« lassen sich alle Dokumente wie Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer  oder  Bescheinigungen wie Zeugnisse und Ausbildungsnachweise digitalisieren. Laut Kendox stehen sie im revisionssicheren Archiv zentral und rund um die Uhr zur Verfügung. Detaillierte Zugriffsberechtigungen sorgen dafür, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf sensible Informationen haben und sowohl gesetzliche als auch interne Datenschutzrichtlinien umgesetzt sind. Berechtigte Benutzer haben auf die relevanten Informationen entweder direkt über die Kendox-Lösung Zugriff oder aus der zentralen Human-Capital-Management- (HCM-) Anwendung heraus. So können auch Personalakten automatisch aus der führenden Anwendung heraus erzeugt werden. Die Stammdaten des Mitarbeiters werden dabei als Information am »Digitalen Aktendeckel« angebracht. Dies erlaubt einen strukturierten Zugriff auf die digitalen Akten, ohne dass dazu die HCM-Anwendung verwendet werden muss. Neben der direkten Integration in die führende HCM-Anwendung können Anwender sowohl über den mobilen Web Client als auch über eine browserbasierte Aktenanwendung auf Akten und Dokumente zugreifen.

Über die Office-Integration der digitalen Personalakte können neue Dokumente mit Hilfe des Vorlagen-Managers und Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden. Die Zuordnung des neuen Dokuments in die richtige Akte erfolgt dabei automatisch.

Wo und wie die digitale Personalakte betrieben wird, spielt keine Rolle: entweder on-premise, gehosted im Rechenzentrum oder bezogen aus der Cloud. Zu den Anwendern der HR-Lösung von Kendox zählt Fredy Wiesner Gastronomie in der Schweiz, die in der Personaladministration von 500 Mitabeitenden mit Kendox Infoshare Zeit gespart, Prozesse optimiert und die Datenhaltung sicherer gestaltet haben.

Kyocera mit vorkonfigurierten HR-Tools für kleine und mittelständische Unternehmen

Der Kyocera Workflow Manager im EinsatzDer Kyocera Workflow Manager im Einsatz (Bild: Kyocera Document Solutions)Zur Cebit 2016 stellte Kyocera Document Solutions erstmals Workflow-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen vor, zu denen auch ein HR-Modul zählt. Das HR-Modul kann personalrelevante Dokumente wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Reisekosten-Abrechnungen oder Weiterbildungsnachweise rechtssicher in einer digitalen Akte speichern sowie zentral und strukturiert verwalten. Vorkonfigurierte Masken, Attribute,  Strukturen und Auswertungen erleichtern Anwendern den Einstieg in die Software. Die Lösung bietet Möglichkeiten zur Mitarbeiter- und Volltextsuche sowie eine Terminverwaltung und einen übergreifenden Personalkalender für jeden Mitarbeiter. Außerdem regelt ein Rechtekonzept mit vorkonfigurierten Anwenderrollen, zum Beispiel Sachbearbeiter und Vorgesetzter, den Zugriff auf sensible Informationen.

Der Kyocera Workflow Manager HR setzt auf vorkonfigurierte Aktenstrukturen und bietet die Möglichkeit, HR-typische Workflows wie bei einem Beförderungsprozess abzubilden: In der Regel muss zunächst der Vorgesetzte eine Beurteilung schreiben. Hat er diese in der Akte erstellt, geht der Prozess weiter zu einem Bearbeiter in der Personalabteilung, der auf dieser Basis ein Zwischenzeugnis formuliert. Parallel erstellt ein anderer Bearbeiter einen Änderungsvertrag. Nach Unterschrift aller Beteiligten werden die Dokumente eingescannt und in der digitalen Personalakte archiviert. Jetzt ist die Verwaltung gefordert, alle notwendigen Arbeitsmaterialien anzupassen. So erhält ein Mitarbeiter die Aufgabe, einen neuen Satz Visitenkarten mit den Veränderungen im Titel oder den Kontaktdaten des Mitarbeiters anzufertigen. Das Facility-Management muss ein neues Türschild am Büro anbringen und natürlich muss die Personalabrechnung über geänderte Gehaltsprofile informiert werden, damit diese zum Dienstantritt auf der neuen Position bei der Auszahlung das geänderte Gehalt berücksichtigt.

Mit dem Kyocera Workflow Manager HR lassen sich all diese Prozesse digital abbilden und automatisieren. Er begleitet dazu die Kommunikation zwischen HR und Fachabteilungen. Dazu weist die Software allen relevanten beziehungsweise an einem Prozess beteiligten Personen Aufgaben zu und meldet, wenn eine Teilaufgabe abgeschlossen ist beziehungsweise zeitkritisch zu werden droht.

Das HR-Modul von Kyocera berücksichtigt auch länderspezifische Besonderheiten im Personalbereich. So gibt es für die Verwaltung deutscher Mitarbeiter Masken mit deutscher Fachlichkeit, für die Verwaltung schweizerischer Mitarbeiter solche mit schweizerischer Fachlichkeit. Beispielsweise erfordert die Verwaltung eines deutschen Mitarbeiters eine Angabe der Steuerklasse, während zur Verwaltung eines schweizerischen Mitarbeiters die Angabe der Arbeitsausweisnummer nötig ist, welche in Deutschland keine Rolle spielt. So enthält die deutsche Maske ein Feld Steuerklasse, aber kein Feld Arbeitsausweisnummer. Die schweizerische Maske enthält ein Feld Arbeitsausweisnummer, aber kein Feld Steuerklasse. Die Lösung verwaltet deutsche und schweizerische Mitarbeiter in einer gemeinsamen Datenbasis und regelt die landesspezifischen Daten eines Mitarbeiters über die länderspezifischen Masken.

Neben dem HR-Modul, das beispielsweise bei guenstiger.de, dem Abfallentsorgungsverband Schwarze Elster und gluth im Einsatz ist, enthält die Kyocera-Workflow-Reihe auch Module für die Verwaltung von Lieferanten, Verträgen und Kundendaten. Anwender können die Module einzeln oder kombiniert nutzen. Die modularen Lösungen wurden von der Kyocera-Tochter Ceyoniq Technology mitentwickelt, die wiederum auch eigene Lösungen für beispielsweise das Management von Personaldaten hat.


Digitale Personalakte und Workflows von Optimal Systems

Die Standardfunktionen der digitalen Personalakte werden durch Workflowfunktionen ergänzt (Bild Optimal Systems)Die Standardfunktionen der digitalen Personalakte werden durch Workflowfunktionen ergänzt (Bild Optimal Systems)Mit der digitalen Personalakte auf Basis der Lösung für Enterprise Content Management (ECM) »enaio« von OPTIMAL SYSTEMS können Nutzer Informationen zu Mitarbeitern und Bewerbern an einem zentralen, digitalen Ablageort bündeln. Die Dokumente werden laut Hersteller revisionssicher verwaltet und mit den Stammdaten der Fachanwendungen für Lohn- und Gehaltsabrechnung verknüpft. Somit können Nutzer in beiden Systemen parallel mit aktuellen Daten arbeiten.

HR-Verantwortliche und Führungskräfte greifen unabhängig von Zeit und Ort auf Zeugnisse, Zertifikate, Zielvereinbarungen und weitere Dokumente zu. Sachbearbeiter können darüber hinaus mit Vorlagen und Serienbrieffunktionen die Korrespondenz mit Bewerbern erledigen. Zu den weiteren Features von Enaio gehören der automatische Abgleich von Soll- und Ist-Profilen der Bewerber, die Einrichtung dedizierter Stellenmanager und eine strukturierte Ablage aller Kandidatenprofile.

Ergänzt werden die Standardfunktionen durch die Einbindung digitaler Workflows, beispielsweise für Einstellungsprozesse oder auch für die Einreichung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen. Eine ergänzende Collaboration-Funktion ermöglicht über ad-hoc-Workflows kurzfristige Rückfragen aus dem laufenden Prozess.

Zum Schutz der sensiblen Personaldaten erhalten Personalsachbearbeiter und Führungskräfte gemäß ihren Aufgaben den notwendigen Zugriff sowie entsprechende Schreibrechte. Bei Bedarf können Mitarbeitern auch temporäre Zugriffsmöglichkeiten auf die eigene Akte gewährt werden. Im Einsatz ist die digitale Personalakte unter anderem bei Häcker Küchen, dem Fahrzeughersteller Goldhofer und dem Radiosender antenne BAYERN.

SER sorgt für gute SAP-Anbindung

Digitale Personalakte von SERDigitale Personalakte von SER (Bild: SER)Auf Basis der Dokumentenmanagementsoftware »Doxis4« bietet SER die »Doxis4 Personalakte«. Mitarbeiterrelevante Informationen wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Vereinbarungen, E-Mails, und Qualifikationsnachweise, die elektronisch vorliegen, lassen sich in der Doxis4 Personalakte effizient, systematisch und strukturiert bündeln.

Ist ein SAP-System im Einsatz, enthält die Doxis4 Personalakte daraus die wichtigsten Stamm- und Vertragsdaten, die auf dem elektronischen »Aktendeckel« angezeigt werden. So haben die Mitarbeiter in der Personalverwaltung alle Daten und Dokumente auf einem Blick, ohne sie in verschiedenen Systemen suchen zu müssen.

Onboarding-Prozesse lassen sich mit »Doxis4 Workflows« unterstützen. Beispielsweise löst die Anlage eines neuen Mitarbeiters in SAP automatisch alle weiteren Aktivitäten aus. Gesteuert per Workflow werden die Aufgaben verteilt: Keycard für den Zutritt zum Firmengebäude programmieren, Computer bestellen und konfigurieren, Firmenwagen leasen, Büroraum festlegen und Namensschild anbringen und Eintrag im Firmen-Intranet zur Begrüßung des neuen Mitarbeiters.

Serverseitig läuft Doxis4 auf Windows-, Linux- und AIX-Betriebssystemen, während clientseitig Windows-, Web- und Mobile-Clients zur Verfügung stehen.

Genutzt wird die HR-Lösung von SER beispielsweise vom Maschinenbauunternehmen HANSA-FLEX, das damit 2.000 aktive Personalakten mit jeweils rund 100 Dokumenten verwaltet. 15 User in der zentralen Personalabteilung und etwa 100 Führungskräfte können damit schneller als zuvor Akten und Dokumente finden.