23.12.2016 (as)
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Interview mit Experten von Infotrends zu Output-Entwicklungen

Sowohl Managed Print Services (MPS) als auch Outputmanagement zählen zu den Kernthemen des Marktforschungsunternehmens InfoTrends. ECMguide.de unterhielt sich mit den beiden Infotrends-Experten Deborah Hawkins und David Stabel über die aktuellen Trends in diesen Bereichen.

In den letzten Jahren verstärkten sich viele Büro-Druckerhersteller wie Lexmark, Konica Minolta und Kyocera über Akquisitionen und Partnerschaften mit Softwareunternehmen aus dem Enterprise-Content-Management-Bereich (ECM). Nach der Übernahme durch ein Investorenkonsortium will/muss Lexmark nun seine akquirierten Softwareunternehmen wieder abstoßen. Ist die Synergiestrategie bei Lexmark nicht aufgegangen?

David Stabel, Infotrends (Bild: Infotrends)Stabel: Wir sehen im Drucker-Hardware-Geschäft zwischen Lexmark und dem von Apex geführten chinesischen Investorenkonsortium Synergien. Das primäre Geschäft von Apex ist die Herstellung von Toner- und Tintenpatronen. Darüber hinaus gehören zwei Drittel von Apex Seine Technology, der wiederum der größte Anteilseigner von Pantum International ist, Chinas erstem Drucker- und Drucklösungshersteller. Demgegenüber stellt Lexmarks Enterprise-Software-Bereich ein ganz anderes Geschäft dar. In diesem Segment geht es darum, beste Kundenlösungen bereitzustellen, die alle Aspekte von Informationsmanagement und Kundenkommunikation umfassen. Dies ist ein anderer Markt, der andere Verkaufs- und Vermarktungsansätze fordert, und andere Interessenvertreter anspricht. Für dieses Geschäft sehen wir keine Synergien. Kofax wird davon profitieren, wieder von Lexmark getrennt zu werden. Das Unternehmen kann sich wieder zu 100 Prozent auf den Enterprise-Communications-Markt fokussieren und Hardware-unabhängig sein.

Wie bewerten Sie die Erfolgsaussichten der anderen Druckerhersteller, die versuchen auf dem eher schrumpfenden Druckermarkt mit ECM- und Dokumentenmanagement-Software beziehungsweise mit digitalisierten Geschäftsprozessen zu punkten, die auch auf MPS-Informationen aufbauen?

Hawkins: Der Zukunftsweg für alle Office-Printer-Anbieter ist, ihr Hardwareangebot mit Lösungen und Services zu ergänzen. Dies schützt einerseits vor der Abhängigkeit von fallenden Druckvolumina, die im Rahmen des digitalen Transformationsprozesses auftreten und die Kunden für die Integration aller Werkzeuge in andere IT-Systeme vorbereiten. Das Ausmaß, in dem Druckerhersteller es wagen, IT-Services anzubieten, wird der Schlüssel zum Erfolg in der Zukunft sein. InfoTrends prognostiziert, dass DMS um mehr als zehn Prozent pro Jahr als Segment für Druckanbieter wächst und eine natürliche Erweiterung des Ein- und Ausgabegeräts bietet.

Wohin die MPS-Reise geht

Ist es für Anwender überhaupt sinnvoll, wie von den angesprochenen Druckerherstellern geplant, Geschäftsprozesse ausgehend von der Druckumgebung zu digitalisieren?

Deborah Hawkins, Infotrends (Bild: Infotrends)Hawkins: Drucker bieten wesentliche Business-Tools, nicht nur Drucken, sondern auch Kopieren, Scannen und Faxen, die in den Dokumenten-Prozess integriert werden müssen – Dokumente bleiben bestehen auch wenn das Druckvolumen zurückgeht. Die meisten Unternehmen kaufen immer noch IT von anderen Kanälen als ihre Drucker, aber die Kanäle verschmelzen und müssen das gesamte Spektrum an Know-how anbieten, um wettbewerbsfähig zu sein. Es gibt gute Beispiele für Druckerhersteller, die IT-Dienstleistungsunternehmen erwerben, zum Beispiel Ricoh und ADA zur Ergänzung ihres Angebots oder von IT-Kanälen wie Bechtle zu starken Anbietern von Druckdiensten.

Um vor allem dezentrale Druckerlandschaften in Unternehmen kosteneffizient zu verwalten, kommt häufig Flottenmanagement-Software zum Einsatz. Wie beurteilen Sie die Entwicklung in diesem Bereich?

Hawkins: Flottenmanagement ist der Schlüssel zum effizienten Drucken in der Zukunft. Die meisten großen Anbieter bieten ein Programm und die Fachhändler wählen meist Programme von unabhängigen ISVs wie Print Fleet oder FMAudit. Viele der großen Unternehmen nutzen bereits ein Flottenmanagement-Tool. Interesse breitet sich jetzt im Bereich der kleinen und mittelständischen Unternehmen aus. Doch sind vor allem kleine Unternehmen schwer zu überzeugen, da sie meist keine dedizierten IT-Mitarbeiter haben.

Welche Innovationen und Trends sehen Sie im MPS-Bereich?

Hawkins: Für große Firmen geht die MPS-Reise schon in Richtung Diagnostik. Die neuen Tools lassen die Druckumgebung überwachen, verwalten und aktualisieren. Sicherheit ist ebenso groß im Rennen wie mobile Services.

Output multi- und omnikanalfähig erzeugen

Der Output richtet sich immer stärker auf digitale Ausgabekanäle, weshalb Systeme zur Erzeugung von Output wie beispielsweise das vor kurzem vorgestellte DocBridge Impress von Compart multikanalfähig arbeiten müssen. Wie ausgereift sind die in dieser Kategorie erhältlichen Produkte?

Stabel: Unserer Erfahrung zufolge ist die Technologie zur Dokumentenerstellung heutzutage sehr fortgeschritten. Für digitalen Output müssen wir verschiedene Kanäle unterscheiden wie E-Mail, mobile Apps, Browser (Web oder mobil) und Push-Benachrichtigungen. Falls möglich ist responsives HTML oder HTML 5 mehr und mehr das bevorzugte Output-Format für all diese Kanäle. Langsam ersetzt es PDF als das Quasi-Standard-Output-Format. Wo wir noch weiter gehende Entwicklungen sehen, ist in der Unterstützung von mobilen Anwendungen. Viele Produkte bieten hier begrenzte Unterstützung, indem sie nur die Funktion bieten, HTML5-Output am mobilen Gerät anzuzeigen. Aber dies schöpft nicht das Potenzial aus, das mobile Plattformen besitzen. Wir betrachten mobile Anwendungen als eine Kommunikationsplattform, die darüber hinausgeht, nur geschäftskritische Kommunikation bereitzustellen. Interessante neue Player in diesem Bereich sind pypestream und n26.

Worauf müssen Anwender achten, die hier investieren wollen?

Stabel: Multi-Channel-Kommunikation von einer einzigen Vorlage zu erzeugen ist vorteilhaft, da viele Vorbereitungsschritte nur einmal gemacht werden müssen. Zeit- und kostenmäßig vereinfacht es sowohl die Administration der Kundenkommunikation als auch die Implementierung von Updates beispielsweise bei Anpassungen an neue Rechtsformen oder eine veränderte Corporate-Identity. Vielleicht will man auch ein Produkt mit Digital-first-Ansatz anschaffen, welches das Design in einer seitenorientierten Umgebung bietet und webbasierte Technologien wie HTML5, CSS und JavaScript nutzt, während noch Druck-basierende Output-Formate unterstützt werden. Ein anderer wichtiger Aspekt ist, zu verstehen, wie Vorlagen und andere verwandte Informationen gespeichert werden. Es gibt noch viele Praxisfälle, die aufgrund rechtlicher Dokumente, die nicht in moderne Multi-Channel-Kommunikationsformate konvertiert werden können, nicht weiter kommen.

Was muss sonst noch anwenderseitig berücksichtigt werden?

Stabel: Einen anderen Bereich, der betrachtet werden muss, stellen Vorschaufunktionen und Genehmigungsworkflows dar, die korrekt auf verschiedene Output-Typen wie Drucker, Bowser, mobile Geräte und E-Mail angezeigt werden müssen und die Kommunikation sicherstellen. Darüber hinaus kann es viel Zeit sparen, einfach externe Testplattformen zu integrieren, die automatisch die korrekte Darstellung der Kommunikation auf verschiedenen Browsern und E-Mail-Clients überprüfen.

Welche Innovationen und Trends sehen Sie im Outputmanagement-Bereich?

Stabel: Wir beobachten, dass Output-Management eine höhere Bedeutung in einer größeren kundenorientierten Strategie erhält. In unserem jährlichen Research Projekt geben Unternehmensvertreter weltweit an, dass Multichannel-Erzeugungsplattformen zur Verbesserung der Kundenkommunikation und des Kundenerlebnisses bei Investitionsvorhaben eine Top-Priorität besitzen. Ebenso sehen wir eine Verschiebung von Multi-Channel zu Omni-Channel, da Unternehmen ihre Kundenkommunikation an sogenannten Kunden-Erlebnisreisen ausrichten. Bei diesem Ansatz verwischen Grenzen zwischen Inbound- und Outbound-Kommunikation und Unterhaltungen finden über verschiedene Kanäle gleichzeitig statt.