25.09.2018 (as)
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Übersicht zu Output-Management-Systemen

  • Inhalt dieses Artikels
  • Übersicht zu Output-Management-Systemen
  • AKI vereint mit Printaurus verschiedene Hard- und Software und unterstützt SAP
  • Compart mit Produktfamilie Docbridge für Output- und Dokumentenmanagement
  • Dokumenterstellung und Output Management von Kühn & Weyh
  • Neopost bietet Multichannel-Lösung stationär und in der Cloud

Druckermanagement, Multi-Channel-Kommunikation und die Generierung individualisierter Schreiben sind unterschiedlichste Ansprüche an Output-Management-Systeme. Aufgrund der vielfältigen Anforderungen gibt es auch zahlreiche Angebote diverser Hersteller. In dieser Übersicht finden Sie eine Auswahl verschiedener Lösungen im Output-Management-Bereich, die laufend erweitert und aktualisiert wird. Neu in diesem Update: kühn & weyh

Bei Output-Management-Systemen besteht eine große Auswahl, da es ganz unterschiedliche Einsatzszenarien und vielfältigen Output zu managen gibt. Lange ging es darum, Drucker und Druckaufträge effizient zu steuern, managen und administrieren. Doch inzwischen haben sich neben dem Drucker viele weitere wichtige Output-Kanäle wie E-Mail und soziale Netzwerke sowie hybride Kanäle etabliert, die ebenfalls bedient werden wollen. Um die unterschiedlichen Kommunikationskanäle effizient miteinander zu vernetzen, ist Multi-Channel- oder auch Omni-Channel-Output-Management« angesagt.

Von den Unternehmen und Organisationen wird zudem gefordert, dass sie ihre Kommunikation sowohl kanalbezogen als auch von der Ansprache und inhaltlich individuell auf die Bedürfnisse des Empfängers einstellen. Output-Management-Systeme können hierzu einen wichtigen Beitrag leisten, wenn sie entsprechend aufgebaut sind.

Getrieben durch die digitale Transformation spielen effiziente Output-Prozesse nicht nur in der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern eine große Rolle, sondern auch in der Fertigung, Produktion und Logistik. Um Prozesse beispielsweise aus einem ERP-System heraus richtig zu steuern, sind häufig individuelle Anweisungen wie Fertigungsaufträge nötig. Mit Hilfe von Output-Management-Systemen lassen sie sich automatisiert generieren und verteilen.

Die digitale Transformation verändert neben dem Funktionsumfang auch die Architektur der Output-Management-Systeme selbst. So stehen sie vermehrt als Cloud- oder Service-Lösung zur Verfügung.

Auf den nächsten Seiten finden Sie eine Auswahl verschiedener Lösungen im Output-Management-Bereich, die laufend erweitert und aktualisiert wird.

AKI vereint mit Printaurus verschiedene Hard- und Software und unterstützt SAP

PrinTaurus managt heterogene Druckerlandschaften und beherrscht SAP-Druckjobs (Bild:AKI)PrinTaurus managt heterogene Druckerlandschaften und beherrscht SAP-Druckjobs (Bild:AKI)Wenn es beispielsweise darum geht, heterogene Drucklandschaften zu managen, die in Verbindung mit SAP-Anwendungen umfangreiche Druckaufträge erfüllen sollen, empfiehlt sich die Output-Management-Technik von AKI. Das Lösungs-Portfolio der Kyocera-Tochter verbindet unterschiedlichste Betriebssysteme und Infrastrukturen, Anwendungen, sowie Druckerhardware-Landschaften und Modelle inklusive Treibern verschiedener Hersteller. Im Sinne eines zentralen Leitstandes können diese Welten über eine Benutzeroberfläche überwacht und gesteuert werden.

»PrinTaurus Commander« ist eine skalierbare, plattform- und herstellerunabhängige Software-Lösung für die  Administration, Status-Überwachung und Konfiguration von Druckern und Druckaufträgen im Netzwerk. Über die Benutzerverwaltung lassen sich utner anderem individuelle Rechte für Druckdateien vergeben. Das Back-up-Konzept sieht eine automatisierte Datensicherung vor. Außerdem verfügt das System über ein intelligentes und intuitives Treibermanagement

Gerade in SAP ist das Druckmanagement relativ kompliziert und zeitintensiv. Ohne Output-Management-System muss beispielsweise in jedem SAP-System, jeder Drucker manuell eingerichtet werden. Bei Druckaufträgen, die sehr umfangreich sein können, gibt  es auch im Falle eines Abbruchs keine Rückmeldungen.

Mit »PrinTaurus for SAP« verfügt AKI über eine Lösung, die innerhalb SAP präzise Statusmeldungen und Informationen über den Verbleib von Druckjobs automatisiert liefert und Ausgabegeräte schnell, zentral und einheitlich konfigurieren kann. Beispielsweise gibt es eine automatische Installation von Druckertreibern im Netzwerk. Durch eine Komprimierung der Druckjobs und eine Auslagerung des Druckmanagements an Printaurus werden sowohl Netzwerke als auch die CPUs der SAP-Software entlastet. Gleichzeitig lassen sich die Druckjobs verschlüsseln, was einen erhöhten Schutz bedeutet. Insgesamt liefert die SAP-zertifizierte Lösung verifizierte Druckwege in einer mit deren Hilfe gut organisierten Druckumgebung.

Zu den Kunden von AKI zählen beispielsweise das Maschinenbauunternehmen Tyrolit, der Automobilzulieferer Hirschmann Automotive und der Hersteller von Sensorlösungen SICK.

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Compart mit Produktfamilie Docbridge für Output- und Dokumentenmanagement

Der global agierende deutsche Anbieter Compart bietet Lösungen für eine schnelle und flexible Verarbeitung von hochvolumigen Mengen an Transaktionsdokumenten. Die skalierbare und plattformunabhängige Produktfamilie »DocBridge«, die Compart konzipiert, entwickelt und betreut, erlaubt die Ausgabe dieser Dokumente ortsunabhängig sowohl digital als auch auf Papier. Beispielsweise ist »DocBridge Impress« eine universelle und skalierbare Lösung für die gleichberechtigte Erstellung von Dokumenten für seitenorientierten Druck, Web, mobile Endgeräte sowie E-Mail. Die Software, die physikalische und digitale Kanäle bedient, erfüllt laut Compart die wichtigsten internationalen Standards für die Erstellung und Formatierung von Dokumenten wie HTML5, CSS, Unicode, SVG, XSL und XML. Eine Besonderheit der Lösung ist, dass die Dokumenten-Erstellung unabhängig von einer bestimmten vorgegebenen Seitengröße erfolgt. So sind alle mit Docbridge Impress generierten Dokumente  per se mehrkanalfähig und allgemein zugänglich (barrierefrei gemäß PDF/UA und WCAG). Docbridge Impress ermöglicht sowohl die Batch- als auch die transaktionale Einzelverarbeitung, ohne dass der Anwender dafür spezielle Kenntnisse benötigt. Die Lösung erlaubt die Hinterlegung von Regeln der Businesslogik, unterstützt die Generierung von mehrsprachigen Dokumenten sowie eine Vielzahl druckorientierter Funktionen wie Barcodes, Impositioning und Metadaten.

»DocBridge Mill Plus« ist eine skalierbare Software, die Firmen und Organisationen mit hohem Dokumentenvolumen befähigt, unterschiedliche Eingangsformate mit verschiedenen Ausgabekanälen in Einklang zu bringen und Dokumente empfängergerecht aufzubereiten. Die Lösung analysiert, separiert, klassifiziert, indiziert, modifiziert und konvertiert Datenströme und Dokumente unterschiedlicher Herkunft und bereitet sie für die Anzeige und Ausgabe auf digitalen und physikalischen Kanälen einschließlich Web, Archiv und mobilen Geräten auf. Docbridge Mill Plus unterstützt in der Dokumentenverarbeitung gängige Formate einschließlich HTML5 und PDF/UA.

Die plattformunabhängige Lösung unterstützt Webservices im Rahmen von serviceorientierten Architekturen (SOA) und verspricht sowohl in der Batch- als auch in der Transaktionsverarbeitung eine hohe Performance. Zudem ermöglicht Docbridge Mill Plus das Extrahieren und Hinterlegen von Metadaten (z. B. XMP, ZUGFeRD) und versucht so, die Automatisierung und Standardisierung im digitalen Dokumentenaustausch voranzutreiben.

Zu den Referenzkunden von Compart zählen das Versicherungsunternehmen UNIQA und die Deutschen Zahnärztlichen Rechenzentren (DZR).

Dokumenterstellung und Output Management von Kühn & Weyh

Kühn & Weyh Kunden nutzen Output Management meist in Verbindung mit Dokumenterstellung (Bild: Kühn & Weyh)Kühn & Weyh Kunden nutzenOutput Management meist in Verbindung mit Dokumenterstellung (Bild: Kühn & Weyh)Die Produktserie »M/« des Freiburger Unternehmens kühn & weyh Software dient der effizienten Erstellung und Verarbeitung individualisierter Business Dokumente im Corporate Bereich. Die drei wesentlichen Produktkomponenten bilden »M/TEXT« für Dokumenterstellung, »M/OMS« für Optimierung und Output Management und das gemeinsame Administrationstool »M/Workbench«. M/TEXT und M/OMS können auch unabhängig voneinander eingesetzt werden, jedoch nutzen die meisten Kunden sie im Verbund, da sie so ihren vollen Wirkungsgrad erzielen.

Für Dokumente, die an verschiedenen Stellen eines Unternehmens mit unterschiedlichen Systemen erstellt werden organisiert das Output-Management-System M/OMS die Ausgabeprozesse. Die Ausgabe kann in Papierform als interne oder externe Post und/oder in digitaler Form (Fax- und Mailsysteme) an verschiedene Empfänger ausgegeben werden und zusätzlich in einem zentralen elektronischen Archivsystem erfolgen.

Das M/OMS Basismodul ist unter anderem in der Lage, alle anfallenden Dokumente zu sammeln und in beliebige Teil-Dokumente zu splitten, Markierungen wie OMR, Barcode und Datamatrix zu generieren sowie kundenspezifische Funktionen zu integrieren. Außerdem kann es Textersetzungen durchführen, Kopien erzeugen und Merkmale wie Poststraßenmarkierungen, DV-Freimachung und Rückläufercodes aufbringen.

Im Verarbeitungsprozess speichert das Receiver-Modul im Server das neue Input-Dokument und vermerkt den Eingang in der Datenbank. Das Receiver-Modul sendet dann eine Nachricht an das Splitter-Modul, das den Controljob liest. Es erzeugt daraus die gewünschten Splitziele (Teildokumente), ordnet die M/OMS-Parameter zu und erzeugt für jedes Splitziel einen Eintrag in der Datenbank. Definierte Stapelprozesse fassen die gesplitteten Dokumente aufgrund ihrer Selektions- und Sortierkriterien in logische Stapel zusammen. Die Verarbeitung der Dokumente eines Stapels wird durch die Kombination der Extensions in der Stapelkonfiguration festgelegt. Jede Extension übernimmt eine bestimmte Aufgabe, zum Beispiel Erzeugen eines Deckblattes, Aufbringen von Markierungen oder Drucken eines Dokuments.

M/OMS ist in Java implementiert, wird in einem Java EE-Applikationsserver ausgeführt und ist unter anderem auf den Applikations-Servern »JBoss«, »IBM Websphere« und »MS SQL Server« lauffähig.

Zu den Anwendern zählen beispielsweise das Online-Versicherungsunternehmen Adam Riese, bei dem M/OMS ausschließlich digitale Prozesse steuert und digitalen Output produziert und der Energiedienstleister eprimo, der gerade auf dem Weg in die digitale Welt ist und seinen Kunden ein Portal für den gesamten Schriftverkehr bietet. Nur wenn es nicht anders geht, wird gedruckt und versandt.

Neopost bietet Multichannel-Lösung stationär und in der Cloud

OMS-500 gibt es als Servervariante und als Cloudlösung (Bild: Neopost)OMS-500 gibt es als Servervariante und als Cloudlösung (Bild: Neopost)Der Anbieter von Hard- und Softwarelösungen für Post- und Dokumentenbearbeitung Neopost bietet mit »OMS-500« eine Multichannel-Lösung für die Aufbereitung, Automatisierung, Verwaltung und Steuerung der Kundenkommunikation. In erster Linie geht es dabei um die Steuerung der Briefpost. Laut Hersteller lohnt sich OMS-500 ab 500 Briefen täglich und verspricht Ersparnisse von mindestens 20 Prozent. Vor dem Drucken lassen sich Dokumente portooptimiert sortieren und pro Empfänger bündeln, womit sich Arbeitszeit, Versandmaterial und Porto einsparen lassen. Dank Code-Aufdruck können ein- wie mehrseitige Sendungen, auch mit Beilagen, im selben Kuvertierlauf verarbeitet werden. Aufgrund der Multichannel-Ausrichtung kann der Anwender aber auch entscheiden, ob das Dokument als Briefpost, per E-Mail oder über einen anderen Kanal verschickt werden soll. Über ein Dashboard kann er sich über anstehende und laufende Jobs sowie den aktuellen Systemzustand informieren.

OMS-500 gibt es auch in der Cloud als Abonnement, wofür keine Installation und keine größeren Änderungen an der bestehenden Infrastruktur notwendig sind. Die gesamte Verarbeitung und Datenspeicherung wird in der Cloud abgewickelt. Die einzelnen Benutzer können auf OMS-500 zugreifen, indem sie sich bei OMS-500 im Cloudportal mit ihrem Benutzerkonto anmelden.

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