14.12.2013 (as)
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Advertorial: ALPHA COM Produktion in Bildern

  • Inhalt dieses Artikels
  • Einfaches Scannen hat sich zur komplexen Datenlogistik entwickelt
  • Extreme Flexibilität verschafft Kunden mehr Freiraum
  • Aufgaben auslagern, die nicht zum Kerngeschäft gehören
  • Hohe Datenqualität als Alleinstellungsmerkmal (USP)
  • Mikrofilm wird zum Exoten ist aber nicht tot
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Scannen kann jeder: Intuitiv bedienbare Geräte machen es möglich. Aber wie effizient ist das? Der DMS-Dienstleister ALPHA COM verarbeitet täglich bis zu 1,5 Millionen Papierseiten und Tausende digitaler Dokumente an zehn bundesweit verteilten Standorten. In hoch automatisierten Prozessen werden enthaltene Informationen erfasst, klassifiziert und so aufbereitet, damit sie direkt in die Geschäftsprozesse der Kunden einfließen können.

Scannen
Check-in
Beratungssituation

Digitalisieren ist nur ein Schritt in einer vielschichtigen Abfolge, um z.B. aus Eingangsrechnungen komplette Datensätze fürs ERP-System zu gewinnen. Jeder Job wird individuell aufgesetzt, um optimale Ergebnisse zu erreichen. Oftmals lohnt sich ein Redesign der Prozesse, welches Kunde und ALPHA COM Consultants gemeinsam entwickeln.
Der (elektronische) Lieferschein im Check-in legt die Basis für eine durchgängige Qualitätskontrolle, damit kein Dokument verloren geht und Aufträge im vereinbarten Zeitfenster abgewickelt werden. Der eigene Sicherheitsfahrdienst und abschließbare Boxen gewährleisten einen verlässlichen Transport vertraulicher Dokumente wie Kontoauszüge oder Patientenakten.

Einfaches Scannen hat sich zur komplexen Datenlogistik entwickelt

Papierstapel
Netzwerk/Server
HD in Box

An die 70 Tonnen an Papier durchlaufen die ISO 9001 zertifizierten Produktionsstätten von ALPHA COM im Monat. Hinter abgeschirmten Datenschutzbereichen agieren über 400 Mitarbeiter im Mehrschicht-Betrieb – und rund 100 Server in Rechenzentren, die täglich Daten im zweistelligen GB-Bereich verarbeiten und per VPN bzw. SFTP übermitteln. Alternativ werden Images, Index- und Extraktionsdaten auf Datenträgern übergeben – verschlüsselt und in verschlossenen Containern.
Die Spanne der Jobs reicht von geschäftskritischen Vorgängen bis zur Migration von Altakten nach Bedarf; vom täglichen Posteingang bis zur Archivierung von Jahresbeständen. Die rund 3.000 Kunden von ALPHA COM gehören allen Branchen und Unternehmensgrößen an.

Extreme Flexibilität verschafft Kunden mehr Freiraum

Vorbereitung
Barcode
Regal

In der Vorbereitung werden Irrläufer aussortiert und Belege klassifiziert. Barcodes und Trennblätter unterstützen die Automatisierung. Jeden Tag bilden sich so genannte Flexible Teams, um Lastspitzen abzufedern. So kann der Outsourcing-Spezialist selbst extrem schwankende Mengen im engen Zeitfenster bewältigen. Davon profitieren insbesondere Unternehmen mit saisonalem Geschäft oder temporäre Projekte wie die zeitnahe Konvertierung von Personalakten.

Aufgaben auslagern, die nicht zum Kerngeschäft gehören

Sachbearbeitung
Sanduhr

Zum Portfolio von ALPHA COM gehört auch Sachbearbeitung. So prüft der Dienstleister z.B. Anträge für TK-Tarife oder Energielieferungen mit Unterstützung digitaler Workflows. Auch die formale Prüfung von Eingangsrechnungen nach UStG § 14 gehört dazu. In der Regel ergeben Wirtschaftlichkeits-Analysen einen klaren Vorteil für den externen Partner aufgrund seiner Spezialisierung.

Hohe Datenqualität als Alleinstellungsmerkmal (USP)

Datenerfassung
Know how
Stapel mit Job-Schild

ALPHA COM nutzt verschiedene Technologien für die OCR-Erkennung, um Inhalte aus Dokumenten auszulesen und auf Konsistenz und Logik zu prüfen. Bei Bedarf lässt sich der Umfang erfasster Datenfelder flexibel gestalten, um dem Kunden ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu ermöglichen. Die Qualität der Extraktion steigt, wenn ein Abgleich mit Stammdaten des Kunden erfolgt. Zudem verifizieren erfahrene Datentypistinnen die Ergebnisse und korrigieren bei Bedarf bzw. ergänzen Kommentare für die folgende Sachbearbeitung. Diese Verifikation ist ein wichtiges Element der hohen Datenqualität, die nur wenige Dienstleister erbringen.

Mikrofilm wird zum Exoten ist aber nicht tot

Container
Mikrofilm
Suche

Bis zur Freigabe durch den Kunden lagert bzw. archiviert ALPHA COM Dokumente zwischen. Danach werden Originale über den Partner Reisswolf qualifiziert vernichtet, zurückgeschickt oder eingelagert. Form und Zeit der Langzeitarchivierung sind je nach Branche sehr verschieden. So bringt der Dienstleister für Krankenhäuser oder Banken Dokumente immer noch auf Mikrofilm. Allerdings meist parallel zur elektronischen Archivierung, da diese eine wesentliche komfortablere Suche erlaubt.

Text und Bilder: Corinna Scholz

Über ALPHA COM

ALPHA COM ist einer der größten Scan-Dienstleister Deutschlands und konvertiert täglich bis zu 1,5 Millionen Papierseiten ins gewünschte Dateiformat. Das Dienstleistungs-Unternehmen und Systemhaus agiert seit über 35 Jahren im Dokumenten-Management und beschäftigt circa 500 Mitarbeiter im Mehrschichtbetrieb an zehn bundesweit verteilten Standorten. Rund 3.000 Kunden sämtlicher Branchen und Größen nutzen den ALPHA COM-Service für Posteingang, Archivierung, Vervielfältigung und Verteilung von Informationen.

ALPHA COM Deutschland GmbH
Sportallee 6
22335 Hamburg
Telefon: 040-51302-0
E-Mail: info-hamburg@alpha-com.de
www.alpha-com.de